这很容易发生在项目经理身上。工作逐渐积累起来。问题越来越多。给你第二个项目。最后期限即将来临。有危机了!在你意识到这一点之前,你就感觉不知所措了。
你要做的事太多了。
你感到喘不过气来,浑身发抖,也许还有点害怕。
它的范围从几分钟的犹豫,当你不确定下一步该做什么的时候,到全面崩溃。这很容易发生在你的项目中,所以最好做好准备。因此,下面是我们的项目经理指导你在感到不知所措时该怎么做。
“我感到不知所措”.这是我们很少愿意向别人承认的事情,但我们都有过。那么,这意味着什么呢?
我们需要做的第一件事是将其与类似的状态区分开来:重载。过载和压倒有什么不同?
当你超负荷时,你有太多的工作要做。
你不可能在有限的时间内,利用现有的资源,完成所有你需要做的事情。
作为一个项目经理,你知道解决过载的方法有以下四种:
不知所措通常与你实际有多少工作无关。相反,压倒是关于你对工作的感觉。
很有可能是严重超载,但感觉很好。这只是一个挑战,所以你卷起袖子,与你的团队讨论,优先考虑你的工作,然后投入工作。没有戏剧。
但有时候你就是不在最佳状态。没有特别有挑战性的工作量。但它似乎已经控制了你。你觉得自己无法应付。在内心深处,你感到一种不断上升的恐慌。你可能没有负担过重,但你肯定会感到不知所措。
超负荷是一种客观状态:要做的事情太多了。超负荷是主观的:感觉无法控制你的工作量。点击Tweet所以,压倒是一种压力反应。当我们觉得无法充分控制事件、自己、环境、时间或选择时,我们就会感到压力。
有时候,仅仅一项额外的任务就足以让你崩溃。
突然间,你感到迷失,不确定,失控。你不知道接下来要做什么,也不知道该如何应对。
压制会剥夺你的自主感。它让你在面对那些通常可以当早餐吃的任务时感到无能为力。事情似乎太多了,你不知道该怎么处理。
我们可以通过三个阶段来应对压力:
当你的精神、身体和情绪处于最佳状态时,压力是不可能存在的。因此,任何项目经理的首要任务之一就是照顾好自己。保持你个人的韧性,这样压力就不会累积。
我们有五个策略来帮助你解决这个问题。把每一个都当成一个长期的副业。确保每件事在你的生活中都有足够的优先级。这样,它们开始成为习惯,项目管理的日常磨难就像鸭子背上的水一样。
我们会看到:
首先,也是最重要的;照顾好自己。你的优先级是:
在漫长的一天工作期间或结束后,一边跑一边吃垃圾食品是给身体补充能量的简单方法。就时间而言,这也是一种虚假的经济。因为它会积累麻烦。不健康的饮食会长期伤害你,甚至在短时间内会让你感到筋疲力尽和过度疲劳。花点时间吃饭,选择你知道对你有好处的食物和饮料。这不是寻找饮食建议的地方,但你可能知道你需要知道的东西。把时间和金钱花在优质营养上是对健康长寿和成功人生的巨大投资。
在一个高要求的项目中,另一件可以被忽略的事情是锻炼。你是开车去上班,还是乘公共汽车或火车?对于许多项目经理来说,他们唯一的定期锻炼就是从停车场、公共汽车站或最近的车站步行。
锻炼不仅对你的身体健康很重要;而且,对你的精神和情感健康也有好处。在日常生活中进行少量的定期锻炼可以增强你的适应力。它会给你:
如果最后一条似乎令人惊讶,原因是显而易见的。运动时,你可以:
自我护理课程的最后一部分是休息。回家晚了,瘫在电视机前,只睡6个小时,这些都不会给你最好的状态:
充足的睡眠至关重要。睡眠不足的人所犯的错误与吸毒或酗酒的人相当。如果你不想在遇到困难时感到不知所措,适当的休息和高质量的睡眠是必不可少的。
有爱你的朋友和人。这些可以组成你的支持网络。花时间和他们在一起不仅会建立情感上的弹性,还会加强你和他们的联系。所以,当困难时刻来临时,你可以依靠这些关系来获得情感支持和明智的建议。
随着日子开始变得艰难,从这些关系中索取的可能会比付出的多。这在一定程度上是好的。毕竟,我们的朋友和家人都爱你,他们想要帮助你。
但如果你只拿,你可以够到桶底。即使在困难时期,你也必须找时间来投资这些关系,让它们保持牢固。如果你让它们成为单向交易太长时间,它们就会减少和磨损。
这并不难。娱乐是休息和放松的一部分。还有谁比你爱的人和爱你的人更适合做这件事呢。如果你不能和他们一起放松,什么时候才能放松?
如果和家人朋友一起娱乐很重要,那么给自己留点时间也很重要。
有些人需要更多的独处时间。但是项目管理需要成为一种强烈的社会活动。你需要不断地与团队成员、同行、利益相关者和老板会面和交谈。对一些人来说,这是一项艰苦的工作。
如果你是内向的,那么和别人在一起需要情感能量。所以你需要时间给自己充电。如果你没有得到足够的时间,你就会开始感到厌倦,无法控制你的时间。这是导致压力和不知所措的途径。
预防压力的另一个重要部分是选择关注什么,以及放弃什么。
我们很容易被自己关心但却无法影响的事情所吸引。这很有压力,因为你无法控制这些方面。专注于重要的事情和你能影响的事情。让其他的事情去吧。
当事情开始变得有压力时,关注你工作和生活中好的方面会有很大的帮助。再说一次,你很容易就会陷入关注哪里出了问题,你的困难是什么,你不喜欢什么。这会让你感到无能为力。
通过花时间积极回忆你可以感激的事情,你将开始重置你的看法。更好的是,养成每天花一小段时间回顾你感激的事情的习惯。这将使你的注意力集中在积极的方面,帮助你对未来感到乐观,即使在压力下。
每个做重要工作的人都需要一个副手。这个人可以在你需要的时候代替你。这可以是:
如果你没有正式的副或助理项目经理,留出一个小时来思考你的团队成员的优势和风格。问问你自己,今天你愿意把你的一些责任交给谁?当你下一次离开这个项目时,你可以支持谁来代替你。
这不仅是一个有价值的减压方法,它也是一个:
在我们深入到一个积极的方法来阻止压倒你之前,我们需要做一件事…
我们需要了解什么会导致压倒感——尤其是在项目管理环境中。这里有两个常见的例子,我想着重讲一下。我们为每一个都准备了视频,所以如果你对其中任何一个有问题,请暂停并观看下面的短视频。
我希望你能明白采取积极主动的方法来避免压力的意义,这些压力会让你感到不知所措。
但如果你没有成功呢?
在最初的不堪重负的迹象,你能采取什么步骤来抵御它?这里有五个步骤:
首先也是最重要的,不要屈服于冲动的诱惑。
欲速则不达
...他们说。当你一头扎进某件事却毫无准备时,你就失去了控制。你只是制造了一种假象。
暂停一下,慢慢来,会让你有更好的想法。你可以做出深思熟虑的选择,并保持控制。
放慢速度以加快速度,在开始旅行前阅读地图。
反思和回顾是一个深思熟虑的过程,它会让你慢下来,并帮助你正确看待所有你需要关注的事情。
我说的这个短语是什么意思“正确看待事物”?
我的意思是把最近的东西看得更清楚,让不那么重要的东西开始在远处消失。感觉不堪重负的问题在于,一切看起来就像压在你头上一样。似乎什么都没有,所以你发现很难选择先做什么。
我们在本文最后一节中的“压倒常规”之所以有效,是因为它自动化了获得观点的过程。但这是最后的手段。试着为自己划分优先级。
为了避免被压垮,妥协是值得的。这意味着主动选择把一些工作放在第一位,把其他工作放在第二位或第三位……
你还必须准备好放弃一些导致你感到不堪重负的事情。因为其中一些并不是那么重要。不做这些事情不会像由于压力而不能完全发挥作用一样有多大的区别。不管怎样,做这些事情收效甚微,根本不值得承受压力。
你的秘密武器就是你说话的能力“不”为了正确的理由,做正确的事。
我希望你已经选好了副手。我也希望你能充分了解你的团队,知道:
当压力向你逼近时,是时候把更多的任务分配给你的副手,并把更多的工作分配给团队成员了。这并不是说放弃你不想做的工作。相反,它是关于创造时间和空间来保持头脑清醒,并将注意力集中在项目中最重要的事情上。
当压力开始产生影响时,是时候重申你对自我照顾的承诺,并向你的支持网络寻求帮助了。这就是朋友该做的。他们和你的家人会陪在你身边,倾听你的挫折,分享你的失望。他们可以给予同情、支持和睿智的话语。
但是,他们几乎肯定想要为了帮助你。如果不是;他们是什么样的朋友?所以接受他们吧。
就是这样。大脑冻结。你感到不知所措。
你需要一个简单的过程来毫无疑问地遵循。
我说的“工作”是指“让你摆脱不堪重负的感觉,回到积极、机智的状态”.
如果你更喜欢“看”而不是“读”,这里有一个视频版本。下面是一个文本版本和一个简单的图形。
这应该是每一件或大或小的事情,有助于你的压迫感。
把它列在一张干净的纸上。
这是你的“压倒列表”.
这些都是不够重要的事情。不做也没关系,或者后果很小。
更重要的是要摆脱做这些事情的压力。
再看一遍你的清单,找出任何可以等待24小时或更长时间的事情。
找到那些即使你推迟一天也不会造成问题的事情,然后把它们写在你的新纸上。
这是明天的清单。今天,你可以把它们从你的压力清单上划掉。
在第三次浏览你的清单时,寻找任何你能做的任务,以达到目的“足够好”标准,5分钟内完成。
这些都是“池鱼[1]”-小任务。而且通常有很多。清除它们可以让你从你不堪重负的清单上划掉大量的行。
在电脑或手机上设置20分钟的计时器。
在这段时间里,尽可能多地清理你的小任务。快速工作,只在可接受的最低标准上完成工作,然后再进行下一项工作。
划掉你已经做过的所有事情,然后调查一下你的清单上还有哪些不是小事。
选择一件你最想做的事情。
因为你有压力和不堪重负,所以不要担心优先级,专注于进步。选择一个你最容易解决的任务。
花40-50分钟完成你选择的任务。
在这段时间里,你可以在一项实质性的工作上取得真正的进展——甚至可能完成它。
然后,适当地休息10-15分钟。当你有压力时,精神疲劳是你的敌人。
你可以在一个上午或下午做两次、三次,甚至四次这样的循环。在这段时间里,你可能会:
你有自己的方法来处理压力和压力吗?
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Mike Clayton博士是英国最成功和最受欢迎的项目管理培训师之一。他是14本畅销书的作者,其中4本是关于项目管理的。他还是一个多产的博客作者,并为ProjectManager.com和项目管理协会期刊《项目》撰稿。在1990年至2002年期间,Mike是一名成功的项目经理,领导大型项目团队并交付复杂项目。2016年,Mike推出了在线课程。
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