用思维导图创建WBS的秘密

工作分解结构(WBS)是最未被充分利用的项目管理工具之一。出于某种原因，这似乎吓到了新的项目经理。然而，它只不过是以一种结构化的方式列出你需要做的所有事情。有一个非常友好和熟悉的工具，很多人都在使用，它可以为你做这件事。在本文中，您将学习如何使用思维导图创建WBS。

工作分解结构的价值

每个人似乎都知道甘特图，即使他们不知道它的名字。它们已经成为“项目规划工具”。事实上，它们几乎是项目管理的一个象征。这意味着新的项目经理经常急于创建甘特图。但是，如果没有首先充分考虑你需要做什么任务，你的甘特图可能会面临两个大问题:

1. 忽略了任务之间的差距
2. 在任务之间的摸索和逻辑流程中逻辑不佳

理解你需要做什么来完成你的项目的选择工具是工作分解结构。顾名思义:它将你的工作分解成一个结构。

在创建甘特图之前使用WBS的原因是专注。它能让你一次专注于一件事:要完成的任务。甘特图将任务、顺序和持续时间放在一起。一旦在WBS中开发了所有任务，就可以将它们集中到逻辑组中。用思维导图构建WBS会让这部分特别简单。从那里，你可以估计每个任务需要多长时间，以及它需要的资源。最后，你可以把它们排列成一个逻辑序列。

直接看甘特图就像在没有配料表或食谱的情况下开始做一顿四道菜的饭。

没有WBS的甘特图就像没有配料表或食谱的4道菜。点击Tweet

在之前的一篇文章中，如何获得更好的项目管理结果，我列出了10个有价值的工具。如果我要选择第十一种，那就是工作分解结构。

如何创建WBS

创建一个简单WBS的常用方法是:

• 头脑风暴每一个任务，并把它写在便利贴上
• 把便利贴放在黑板上
• 开始把笔记聚在一起，这样相关的任务就放在一起了
• 重新排列小的集群，这样相关的集群就在附近
• 为每个集群创建标题
• 继续下去，直到你的项目有3到9个大集群(理想情况下不超过7个)

这是一种“自底向上”的创建WBS的方法。对于小型、简单的项目，它是完全足够的。这是一个特别好的团队练习，可以让您的项目团队尽早参与进来。它的缺点是缺乏严谨性——一个被遗忘(或丢失)的便利贴会在你的项目中留下空白。

创建一个自上而下的WBS

正式项目管理使用“自顶向下”的方法来创建WBS。你从项目的目标开始，把它分解成大的工作区域。然后，你把每个区域依次分解成越来越小的活动，直到你完成最简单的任务。原则上，这种方法应该更加严格。这是因为，在每一步中，你都可以检查:“我是否遗漏了什么?””

当你用思维导图创建WBS时，你会得到这种方法。一旦我们了解了什么是思维导图，我们很快就会明白为什么会这样。但是使用思维导图创建WBS还有另一个原因:它还允许您协同工作并参与您的项目团队。事实上，在一个便利贴开始成为便利会议默认方式的世界里，方法的改变令人耳目一新。

工作分解结构给出了你的工作范围

无论你选择自顶向下还是自底向上的方法来规划你的WBS，结果都是你的范围的完整定义，在你的WBS的底层。这是至关重要的，因为你的范围是你的关键部分项目介绍．

简单的思维导图

是托尼·布赞改进并普及了我们目前使用的思维导图。但是概念图的基本概念非常古老。现在使用的有很多变体，比如工作分解结构(Work Breakdown Structures)，它们有不同的布局和方法。另一个例子是鱼骨图。

有很多关于如何构建思维导图的描述。以下是我做模拟(纸笔)版本的方法:

• 准备一张大白纸和几支漂亮的笔
• 从你的主题或主题开始，或者在我们的例子中，从你的项目开始。
• 从中心，画出大的分支到主要的相关思想或子主题。
• 从每个相关的主题中，分离出较小的子分支，以捕获主题的附属思想和部门。

Tony Buzan强调使用颜色、形状、图像和各种线条类型和字体的价值。他的主要目的是利用思维导图来提高创造力和记忆力。对你来说，特别是如果你想用思维导图来制作一份WBS，文字是最重要的。

思维导图软件

当你听到思维导图软件有一个蓬勃发展的市场时，你不会感到惊讶。有很多供应商，每个都采取不同的方法。但我会在讨论完如何创建带有思维导图的WBS之后再做评论，因为这将是我作为项目经理区分竞争对手的重要方式。

用思维导图创建WBS的力量

工作分解结构是一个逻辑严密的工具，用于阐明你的项目范围。它将活动放置在逻辑层次结构中，并为它们分配唯一的编号。对于理性的、系统的思考者来说，这是一个伟大的工具。

思维导图使用空间隐喻来表示想法之间的关系:在我们的例子中，是活动。它鼓励你使用颜色和符号以及文本和线条。因此，它很好地吸引了直觉和发散的思考者，他们觉得更系统的方法令人反感。

但好的一点是，思维导图可以表示与WBS完全相同的信息，保留所有相同的关系信息。这意味着你可以用思维导图创建任何WBS。你可以使用任何形式的技术:纸笔或软件应用程序。你可以自己工作，也可以和你的团队一起工作。

凌乱的好处

但是，对我来说，用思维导图来创建我的WBS有一个很大的好处:它很混乱。我喜欢的是思维导图没有规则或直线，或固定的序列。很容易插入一个额外的元素，或移动一个链接，而不会觉得你“破坏”了一些有序的结构。这很重要，因为人类会被美所诱惑。一个整洁的，有逻辑的WBS对我们来说是有吸引力的，甚至是美丽的。这就造成了一种心理障碍，让人无法发现错误，无法添加新项目。我们拒绝做出改变，因为我们陷入了计划的谬误，看到一个整洁的WBS，并因此相信它在某种程度上是“正确的”。

我知道你知道这是垃圾。但你的思维并不像你想的那么有逻辑。所以，帮你自己一个忙，尽可能长时间地保持你的计划文件凌乱。这样，你就保留了自己修补、删减、修改和添加的意愿，而不用担心会破坏你可爱的工作。当你用思维导图创建你的WBS时，这正是你所做的。特别是如果你没有试图“整理”你的思维导图。

你不需要整理思维导图

你不需要整理你的思维导图，因为它不是——也永远不会是——一份可以展示给任何人的文件。这是一个工作工具。这是你创建WBS的一个阶段，仅此而已。因此，当你用思维导图创建你的WBS时，你的WBS才是最重要的。

用思维导图创建WBS的软件工具

所以你已经有了如何用思维导图创建WBS的原理，但是软件工具有多简单呢?简而言之，有三种类型的软件工具需要考虑:

1. 将创建WBS的软件，可以作为一个独立的功能，也可以作为项目管理和项目计划功能套件的一部分。
   最常见的例子是Microsoft Project，这是一个功能强大的项目计划和监控工具，它将WBS计划作为工具的一个组成部分。
2. 思维导图工具，什么都不做，只是产生一个思维导图
   Simple Mind就是一个例子，但这类工具还有很多。
3. 将数据导出为WBS格式的思维导图工具

这是最后一个，你可以最容易地用它来创建一个带有思维导图的WBS。它们允许你做的是创建一个图形化的思维导图，然后将思维导图中的数据导出为一种格式，使你可以轻松地创建一个WBS。通常，这是一个CSV(逗号分隔变量)文件，可以通过电子表格程序读取，如Excel, Numbers或Sheets。理想情况下，它将创建标准的WBS格式编号。

以下是四个主要玩家

总之

这不是一个完整的评估。但是，总的来说，如果你想用思维导图来构建你的WBS，周围有很多好的工具。在过去，我曾用笔和纸，亲手将我的思维导图转换为WBS。Mind Vector善意地给我发送了他们产品的评估许可证，我很喜欢使用它。它确实让我更快地将自己的WBS与思维导图结合起来。

交给你…

你用思维导图来创建你的WBS吗?

如果是的话，你有什么建议，你用了什么工具?你使用过我列出的工具吗?如果使用过，你的经验是什么?

请在下面的评论中告诉我们。