我如何创建出色的项目协作

当您查找Project Collaboration时，您将发现一大堆令人眼花缭乱的可用软件工具。有几十种——也许是上百种——可靠的软件解决方案可以帮助您的项目团队有效地协作。但是作为一个项目经理，你所希望的就是从你的团队中得到最好的合作行为。

您可能在项目中有一个可用的软件工具。你甚至可以做出一个选择:祝你好运。或者，您可能不得不使用不是为项目协作而设计的工具，并让它们帮助您工作。

这篇文章不是关于项目协作软件

因此，本文不是关于使用哪种工具及其原因。有很多很多好的解决方案，有大量的协作功能等等。协作被构建在任务管理、看板和各种项目管理软件中，也是Yammer和Slack等工具的唯一目标。其他工具实际上是基于生产力的，并使协作更容易作为增强结果的途径。太多了。

相反，我想谈谈好的项目协作的原则，不管有没有专用软件。从这里，我还将为如何有效地使用任何协作工具吸取一些经验教训。我还会考虑这告诉你什么，这将帮助你为你的项目选择正确的工具。

什么是项目协作?

但首先，这里有一个简短的视频来回答这个问题，“什么是项目合作?””

我将把我的评论分为五大主题。但在我们讨论这五个主题之前……

优秀的项目协作所必需的一件大事

项目合作首先需要一件事。

共同的责任感

如果你想做到这一点，有一件事你必须要做。你必须让你的团队真正感觉到他们所做的事情是值得的。你必须向他们展示你的项目有一个他们愿意承诺的目的。没有人会有动力去做一件事，如果他们不知道它为什么重要。但如果你的项目很重要，你团队中的每个人都相信这一点，那么他们就会想要让它成功，并在这样做的过程中拥有共同的目标。

良好的项目协作需要共同的责任感。点击Tweet

一旦你创造了这种每个人都想一起工作的感觉，那么你就需要为成功的项目合作创造条件。我从自己的经验中寻找策略和建议。我把它们分为五个主题。

成功项目合作的五个主题

主题一:沟通

人类是社会动物。我们社交的核心是交谈、闲聊和八卦。你为真实世界般的互动创造的空间越多，你的结果就越好。

让你的团队团结起来

在远程团队的世界里，在不同的办公室，通常在不同的大陆，这并不总是可能的。至少，不是在现实世界的物理意义上。但如果你能定期组织全员聚会，以及小型的子团队聚会，人们就会彼此更加熟悉。

互相交谈

对于项目经理来说，与您的团队交谈是非常容易的。但合作来自对话，而不是独白。因此，为团队成员提供相互交流的机会。

这方面的一个具体例子是电话会议。这些，如果你不用的话，就是群呼。项目经理是有组织的人，他们喜欢强有力的议程和对会议的良好控制。如果没有这种控制，群组电话交谈很容易陷入混乱。但真正的对话是混乱的。如果你凌驾于所有的非正式谈话之上，你就会扼杀创造力和团队合作。在开始的时候留出一点聊天的时间，让团队不时地进行控制——即使它变得有点混乱。重新进行控制和总结，你会发现每个人都有更强的参与感。

电子邮件是一种糟糕的沟通媒介

划痕。电子邮件是一种可怕的交流媒介。可以说，这是最糟糕的。永远。然而，有些人让它成为与同事交谈的唯一手段。这甚至发生在同一间屋子里的同事之间。如果可能的话，为人们创造更好的沟通方式。然后，你可以把电子邮件专门用于它最擅长的地方:创建两个人需要分享的重要或复杂信息的书面记录。

主题2:规划

没有计划，大多数人会感到不确定。因此，他们对他们的领导失去信心，不知道对他们的期望是什么。在某些情况下，他们会合作来创造他们所需要的确定性和信心。但更多的时候，他们会缩回自己的壳里，等待指令。因此，为了进行良好的项目协作，人们需要知道计划是什么，以及他们需要与谁一起工作。

联合规划

只是因为人们需要一个计划，这并不意味着它需要由你来提供。如果你能带领你的团队制定他们自己的计划，那就更好了。有了对最终目标的清晰认识，他们可能会比你一个人做得更好。

更多的想法=更好的计划点击Tweet

联合规划对项目协作有另一个很大的好处。你的团队成员更有可能对自己制定的计划进行承诺和合作，而不是你交给他们的计划。他们会更相信它，也会更有责任去实现它。因为这是他们的!

职责的可见性

项目团队之间的良好合作依赖于他们知道谁在做什么。如果没有这些信息，他们就不容易知道该与谁合作!创建计划文件，清楚地显示谁和谁在做什么。你不需要聪明的软件。我最喜欢的工具是线性责任图(LRC)-有时被称为RACI图表。它们都是相同核心信息的不同表示形式。我将LRC列为我的十大工具之一，它将帮助你获得更好的项目管理结果。

日历开放

除了让每个人都能做些什么之外，你还需要允许人们查看彼此的工作日记。这样人们可以很容易地建立非正式会议。但是，这是一个很大的“但是”，我不赞成允许人们访问彼此的日记。这就是人们失去对自己工作时间控制的疯狂所在。这既剥夺了他们的生产力，也剥夺了他们的责任感。任何人都不能对任何人这样做:包括你，项目经理。这是不尊重和适得其反的。< /咆哮>

主题3:问题解决

问题和挫折可以成为推动项目协作的巨大资产。当我们有共同的目标感时，实现目标的挑战可以激发集体行动。所以不要错过在困难时期从你的团队中得到最好的机会。

谦卑

你对每个问题都有答案吗?我希望你不会傻到认为这个问题的答案是“是”!

你不知道所有的事情，但是你的团队可以做到。他们肯定会提供更广泛的选择和更明智的集体评估，而不是你一个人。所以，提出问题并倾听答案。相信你的团队，你会经常被他们提出的解决方案的质量所震惊。

集体解决问题

更好的是，更进一步，在集体解决问题的过程中训练你的团队。它可以是一些简单而特别的东西Waigaya．或者它可以是一个结构化的解决问题的过程，如DMAIC、8个学科或Synectics。

分享经验教训

问题是学习的机会。无论我们做对了还是做错了，都是如此。因此，确保定期的经验教训回顾会议是项目合作议程的一部分。让团队聚在一起，检查哪些进展顺利，哪些不顺利。找出失败的原因。同样重要的是，建立程序来升级、系统化和嵌入成功。

主题4:领导力

你的团队合作得好不好通常是领导力的问题。这就是你的工作!

《哈利·波特之夜

作为项目经理，你工作的很大一部分就是与人交谈。就像莎士比亚版的亨利五世在战争前夕徘徊在英国阵营一样，你需要绕过你的项目团队。当人们觉得他们知道发生了什么，并且他们对他们的项目经理有信心时，项目协作就出现了。注意协作行为并赞美他们。

认可、赞美和庆祝

三件事共同锁定了习惯:

1. 得到我们尊敬的人的认可
2. 接受他们的赞扬和感谢
3. 以某种(小)方式庆祝我们的成功

因此，当你发现项目合作时，要承认、赞扬和庆祝，这样团队成员就会更有热情地去做。

寻求反馈

作为项目经理和领导者，你自己要有合作精神，寻求对自己行动的反馈。与人交谈，征求他们的意见和建议。倾听他们对你说的话，不要屈服于为自己的行为辩护的欲望。

主题5:信息和知识

信息和知识是项目协作的主要资源。你在多大程度上让他们随时可用，通常会决定你所看到的合作水平。

像对待水一样对待信息，而不是像对待香槟

所以首先，把尽可能多的信息放在手边。不要把钱藏在地窖里，那是没有用的。

水还是酒?把信息放上去。不要把钱藏在没有好处的地窖里。点击Tweet

集中信息存储

如果你想让人们使用信息，它必须存储在他们可以快速找到并容易访问的地方。您正在寻找一种解决方案，使所有内容都保持最新，并且每个人都可以在需要时获得它。

透明度和问责制

我的15个策略中的最后一个是，完全透明地说明谁对什么负责，并表现出强有力的问责制。您可以通过职权范围、工作描述、委托方案或许多方法中的任何一种来实现这一点。重要的是每个团队成员都知道谁负责什么。这样，他们就互相追究责任。

如何使用好项目协作工具

如果我们把所有这些放在一起，并开始将其应用到软件工具的使用中，我认为我们可以得出一些一般性的建议。在这里，我假设您已经选择了您的工具，或者您正在使用可用的工具。所以我将专注于如何从你所拥有的中得到最好的。在下一节中，我们将讨论如何选择工具。

学会使用工具

首先，有工具的傻瓜仍然是傻瓜。确保您的员工学会正确使用这些工具，这样使用它们就会变得容易(或更容易)。如果你打算在SaaS订阅的软件许可上投入大量资金，那么跳过培训时间和成本，寄希望于人们很聪明，工具很明显，这是一种愚蠢的经济。

通常，人们都很聪明。工具是显而易见的。但是如果没有专门的培训时间，人们除了基本知识外就懒得学习更多，所以他们只使用了工具功能的一小部分。这导致了参差不齐的承诺，从而导致了糟糕的项目协作。

补充真实对话

工具是帮助完成工作的工具。它不会取代高质量的现实对话。你也可以鼓励这样做——如果人们不能在同一个地方见面，可以打电话或skype。

将所有虚拟对话迁移到一个工具

如果人们没有意识到有对话正在进行，或者找不到他们昨天或上周开始的对话，项目协作就会失败。当所有虚拟对话只使用一个工具时，这一切都变得容易得多。所以一旦你下定决心，就不要使用其他工具(包括电子邮件，如果可能的话!)

用它来分享时间表、日历和责任

同样地，对所有的计划和任务分配使用相同的工具，这样它们就会与它们将集成的对话放在一起。

把它作为一个知识中心，所以它是人们获取信息的第一个地方

同样相关的是，如果人们需要的所有信息都在他们的对话中，它不仅简化了协作的过程，而且还吸引人们使用该工具。

用赞美和认可让别人感觉良好

这里有一个简单而突出的事实。人们很少根据逻辑来做决定。相反，他们会根据自己的感受做出决定，然后用逻辑向自己和他人证明这是正确的。所以，一个拥有你所需要的所有功能的完美工具不会让人们使用它，除非他们对使用它感觉良好。所以让你的项目协作工具让人们感觉良好。用它来分享你的认可、赞美和感谢。

关于为您的项目选择最佳的项目协作工具，您可以了解什么

那么，从我们目前所掌握的情况来看，关于选择项目协作软件工具，我能给你什么建议呢?

最重要的是……
用起来一定比不用起来容易

我的意思是，它需要成为人们做事方式的一部分。访问它必须是微不足道的，使用它必须迅速成为第二天性。它必须对计算机/设备性能的影响很小。而且它必须像预期的那样一直有效。带你的候选人出去进行一次艰苦的测试。试图通过故意制造愚蠢来打破它们，但容易做出错误的点击。对生产力和存档的损害有多严重?当人们匆忙的时候，他们会犯错误。这不是软件设计者的错。但如果简单易犯的错误会带来可怕的后果，那就是糟糕的设计。

文化比赛

这一点很难定义，但是组织和团队都有文化，有些工具会更好地适应，但原因并不明显。出于这个原因……

让你的团队参与选择

关键的是，如果你的团队觉得有些东西不对，那么即使他们不能确切地说出这个工具有什么问题，也要拒绝它，选择一个感觉正确的工具。

感受功能

这就引出了下一个技巧。定义几个重要的“必备”特性和功能。除此之外，要避免关注“我们还能得到什么?””Instead, focus on ‘how much do we like the way it does the vital few functions?’

选择项目工具以满足项目的需要

没有工具能够满足每个项目的需求。当然，在每个项目中交换工具将是破坏性的，但如果您使用的工具不能满足下一个项目的需求，那么就从正确的投资开始。一个明智选择的项目协作工具就像一套强大的基础:你将不再意识到它在那里，但你将每天都含蓄地依赖它。

关于计划/问题的讨论

对于现在的许多项目，团队成员不能在同一个房间里。这是理想的，尤其是当你在计划或解决问题的时候。因此，如果这不能发生，下一个最好的事情是让你的协作工具使高质量的讨论变得容易。这对你来说意味着什么?这可能意味着共享演示文稿，或者协作白板。这可能意味着模拟便利贴或投票系统。动态问题解决是您可以将您的工具用于的另一个用途。它是聊天和决策的结合。那么候选软件工具能提供什么功能呢?

公开资料

最后，我倾向于项目协作工具也可以作为一个知识存储库，或者它可以与一个知识存储库无缝集成。后一点很关键，有两个原因:

1. 您的组织可能已经有了知识或文档管理系统
2. 您的文档管理和版本控制过程可能需要比协作工具所能容纳的更严格

通常，试图做太多事情的软件并没有真正做好。因此，考虑创建一套完全集成的软件工具。但要找到一套无缝衔接的组合。对于大型项目，这可能意味着您有理由投入一些开发人员时间来构建集成。但是对于许多现代软件，与api集成的能力要么是固有的，要么是通过Zapier或IFTTT等集成工具轻松实现的。

显示角色、职责和任务分配

我偏爱一种工具，它能让我很容易地看到我想知道的关于与我聊天的人的一切。这可能是一本传记的链接。如果是的话，我想确保某些关键字段出现在每个人的描述中。

广播和窄播

你的团队在合作时需要如何沟通。有时是一对一。有时是一对多。也许他们需要在非正式的小组中团结起来。有时他们需要向所有人广播。寻找一个允许用户处理自定义受众以及一对一或一对所有消息的工具。

满意度最大化?

我的最后一个建议是，避免寻找“最佳解决方案”。首先，它可能不存在。其次，如果是这样，符合描述的工具可能明天就会随着新软件的发布而改变。最后……人生苦短。当人们不是在寻找最好的，而是在候选名单中找到了最好的，所有这些都满足了他们的核心需求时，他们往往会感到快乐。所以要清楚地说出你的“必须拥有”，也许你最重要的“应该拥有”。找到满足该议程的三个候选项目协作工具。并通过测试和踢胎来比较它们，为你的团队挑选最好的。

我有点受够了人们问“最好的项目协作软件工具是什么?”只有在项目的背景下，才有可能开始回答这个问题。即使这样，最好的工具还是适合你的那个。

最好的项目管理协作工具是适合你的。# PMOT点击Tweet

你的建议是什么?

我很乐意阅读您在项目协作、有效使用软件工具以及为您的项目选择正确的软件工具方面的技巧和策略。我会回复你在下面的任何评论。