如何使项目沟通管理正确…每次

“项目管理80%是沟通”是我们经常听到的。如果这是真的，这将项目沟通管理置于您的项目管理实践的核心。

我确实认为这句话很有道理。因此，项目沟通和涉众参与是关键技能。我们已经有了一个很大的指南利益相关者管理．因此，以下是关于项目沟通管理你需要知道的所有事情的调查。

项目沟通管理概论“，

这个主题涵盖了项目中沟通过程的各个方面。但我们必须注意到与利益相关者参与的潜在重叠。因为这也涉及到沟通。

对我来说，最好的方法就是用图形来说明这种重叠……

项目沟通管理的三个组成部分

上面的例子也提到了项目沟通的一个关键因素。它有三个组成部分。也就是说，有三个主要的受众群体:

1. 你的项目团队
2. 项目的治理层
3. 项目的涉众
   (包括组织内部和外部)

作为一个项目经理，你需要确保你，以及整个项目，与所有这三个支持者有效地沟通。

三大PM组织如何在指南中处理沟通

和往常一样，我已经研究了预测项目管理方法的三个主要支持者是如何处理项目沟通管理的。在这种情况下，结论很容易得出，也很明显。

项目沟通的话题是PMI项目管理知识体系(PMBOK指南)的亮点。

1. 项目管理学院的项目管理知识体系指南
   第6版项目管理知识体系指南将项目沟通管理作为其10个知识领域之一。因此，它对待这个主题的方式与风险管理、成本管理和范围管理非常相似。内容扎实，但并不鼓舞人心。对于基本的理解水平来说刚刚好。
   购买PMBOK指南，第6版
2. 项目管理协会的APM知识体系
   如果您已经阅读了我们对APMBoK的完整回顾，您就不会惊讶于它的覆盖率很低。但它也是复杂的，为读者提供有用阅读的路标。这就是APMBoK的工作方式，因此它也涵盖了通信管理，就像它涵盖了风险、成本和范围管理一样。
   购买APM知识体系，第7版
3. Axelos的PRINCE2成功项目管理
   这是一个令人失望的。沟通不属于PRINCE2的7个原则、主题或过程中的任何一个。所以，关于这个话题的内容很薄。这让我感到惊讶，因为良好的沟通在治理过程中非常重要。
   使用PRINCE2, 2017版购买管理成功项目

项目沟通和项目治理

为什么我在上面说良好的沟通在治理过程中很重要?因为正是通过沟通——主要是正式和非正式的项目报告——

• 决策者获取他们做出合理决策所需的信息
• 项目保持透明，这对良好的监督和道德行为很重要
• 您创建了一个审计跟踪，允许有效的项目保证和合理过程的演示

我们将在项目沟通管理指南中涵盖哪些内容

所以，在介绍完之后，我们将在本文中介绍以下内容:

• 项目沟通原则
• 计划通讯管理
• 通信方式和方法
• 管理通信
• 监控通信
• 调整你的项目沟通

项目沟通原则

项目管理知识体系指南建议成功的沟通包括两个部分。我将添加第三点，并注意到这一点同样重要，并且与其他内容是分开的。事实上，项目管理知识体系指南认识到了这一点，它的三个项目沟通管理过程中的第三个:

1. 沟通策略
   计划你将如何实现你所需要的沟通。
2. 沟通
   你需要采取的行动来传达你的信息。
3. 回顾你得到的反馈
   所以，如果你的沟通不成功，你可以调整你的方法，尝试一些不同的东西。

什么是好的项目沟通?

良好沟通的主要标准——在任何地方——是以下方面的良好匹配:

• 一方面是信息和媒介，另一方面
• 另一边是目标和上下文

我们将回到根据项目类型调整项目沟通过程的话题，在本文的末尾．在这里，我想认识到您的项目的组织和更广泛的背景。

组织的影响

组织有自己的文化。这是流行的非正式风格和正式的要求和适当的政策的混合。除此之外，还会出现一个不断变化的政治环境。最好的沟通会考虑到这一切。它所传递的风格不仅有效地传递了信息。但这样做的方式让每个人都对项目团队的诚信和能力充满信心。

更广泛的文化影响

您还需要越来越注意，项目中的人和周围的人将来自不同的文化遗产。在早先的一篇文章中，项目经理兼跨文化领导力专家Samad Aidane写道:

“跨文化领导力对项目经理意味着什么?””

面对面的交流胜过其他任何形式的交流

显然，用一种共同的语言进行面对面的交流是最好的。但这并不总是可能的，也有其他选择:

• 远程面对面
  -电话，电话会议，网络电话(Skype, Zoom等)
• 写
  -文字，插图，数字，表格
• 结合
  -例如，像Slack这样的聊天流

有很多技术可以支持所有这些。但是，我们不需要在这里讨论它们。

与远程项目团队沟通

此外，也没有空间来覆盖与远程团队沟通的更广泛挑战。所以，这是另一篇你可能喜欢收藏的文章。它涵盖了当您的团队在地理上分散时的一些沟通挑战。那篇文章是《管理远程团队:如何迎接挑战》．

恰当的正式程度

你的社交和政治考量的一部分总是适当的正式程度，以优化你沟通的影响和效果。这可能包括:

• 非正式的,通过
• 正式的,
• 官方的——因此由政策或法律规定的

在所有这些中，除了信息本身和所使用的媒介之外，还有许多需要考虑的问题。这些元信息承载着政治和心理层面的信息。例子包括:

• 你传达的语气
  例如，无论是口头的还是书面的语气，都传达了微妙的果断程度。
• 用词的选择
  不同的词可以表达大致相同的意思，但你的选择包含着含义。
• 非语言信号
  面对面时，这是关于肢体语言和手势。在远程方面，它是关于选择文具和文件格式的选择。

项目管理知识体系指南给出了良好沟通的建议

我将留给你阅读第10章的介绍部分(印刷版第363页)。这些都是很好的基本建议。我想挑出其中的一点。只有倾听才能让你理解对方，以及他们的意思。理解他们能让你有效地沟通。正如Stephen Covey在习惯5中所说的高效能人士的七个习惯：

先寻求理解，再寻求被理解。

《高效能人士的7个习惯》，史蒂芬·R·柯维著

我自己推荐的书在文章中，《项目经理沟通技巧|最好的书》．

项目管理知识体系指南的三个项目沟通管理过程

PMI项目管理知识体系指南第6版在项目沟通管理知识领域中列出了三个过程:

1. 计划通讯管理
2. 管理通信
3. 监控通信

我们将在下面介绍这三个方面。

计划通讯管理

这是PMBOK指南第6版中最全面的部分。除了更新全面的规划文件外:

• 项目管理计划
• 利益相关者管理计划
• 项目进度
• 涉众的注册

主要输出是你的通讯管理计划．

通讯管理计划

在项目的定义阶段，您需要开始制定沟通管理计划。你将如何管理项目沟通。这将成为你更广泛的项目管理计划的一部分，涵盖项目沟通管理的所有方面:

• 策略
• 规划
• 构建
• 实现
• 监控

项目管理知识体系指南的10.1.3.1节列出了应包括的内容的有用清单。用PRINCE2管理成功的项目附录A5.2提供了一个等效的表。我们也有自己的项目沟通计划模板和清单:

• 项目模板套件
• 项目清单
• 和生产力的包两者都有

总之，它可以包括:

• 计划的目标和范围
• 预算
• 沟通的信息
• 与谁沟通
• 起草、批准和发布通信的过程
• 可用工具和媒体
• 时机
• 职责与资源
• 记录保存和归档
• 升级过程
• 项目字典(其中有特定的术语)

沟通计划

沟通管理计划的核心是沟通计划本身。

通信方式和方法

正如我上面所说，面对面的交流是黄金标准。但是可供你使用的工具、方法和媒体的范围是惊人的。它涵盖了从海报到手写笔记，从电子邮件到多媒体演示的一切。

其中一些方法最适合与双方进行有效沟通:

• 个人
• 小群体
• 一大群人
• 公众及大众传播

选择好你的媒介和方法是良好沟通的核心。

专门的交流形式

项目管理协会的APMBoK让我们注意到作为项目经理我们需要的一些更专业的沟通形式。《项目管理知识体系指南》也有参考(在10.2.2.6节):

• 冲突管理
  更多内容请查看我们的文章，”管理冲突:项目经理需要知道的一切”．
• 谈判
  更多信息，请查看我们的文章。谈判指南:当你能赢的时候不要输”。
• 影响和说服
  更多信息，请查看我们的文章。说服与影响:全面导论”。
• 会议管理
  更多信息，请查看我们的文章。如何举办一个真正伟大的项目会议”。
• 网络和政治意识
  更多内容请参见我们的文章，项目游戏:如何在项目政治中获胜”。

我在文章中推荐的一些书，《项目经理沟通技巧|最好的书》涵盖这些主题。

你可能也会喜欢这个视频…

管理通信

在这里，理论远不如实践重要。你有一个计划:行动起来!

我们已经写了很多关于项目沟通的涉众参与方面的内容(关于不同方面的文章大约有十几篇)。首先要讲的是:项目涉众管理知识领域:涉众参与指南”。

我们还讨论了项目治理的主题:项目治理曾经为我们做过什么?[答:很多]”。

对于项目团队沟通，我建议:伟大的团队沟通:十诫”。

你可能也会喜欢这篇来自Jeilan Devanesan的客座文章。视觉沟通为更好的项目结果”。

项目管理信息系统

无论您希望关注项目管理的哪个方面，一个结构良好、实现正确的项目管理信息系统(PMIS)都是一项巨大的资产。这是一个单独的工具——或者一套紧密集成的工具——可以存储、管理和服务大量的项目信息。

人们通常关注的用途是:

• 进度管理
• 成本管理
• 采购管理
• 资源管理
• 甚至风险管理

但是PMIS也可以是一个强大的项目沟通管理工具。它可以:

• 使项目数据、信息和文档对团队成员、治理机构和涉众可用
  并以一种控制访问的方式这样做，使不同的人只能访问他们需要的或有权看到的信息
• 主持你的项目沟通管理计划
  并将其与项目计划的其他方面集成起来
• 保留你的通讯计划
  安排消息并记录反馈
• 充当虚拟会议门户和虚拟团队房间
• 有些甚至会与本地和基于互联网的社交媒体和出版平台整合

监控通信

我们监视是为了控制。项目沟通是项目中最不可预测的方面之一。很难看到未来超过一两步。所以，无论你的计划有多好，你都需要根据人们对你的交流的反应来调整你的计划。

如果你想成为一个有效的沟通者，倾听别人的回复并为别人如何接收你的信息负责是至关重要的。这意味着要时刻准备着尝试不同的沟通方式。

当然，这样做的结果就是不断更新你的项目和沟通计划，也许还有你的风险和问题日志!

调整你的项目沟通

所有的主要方法都承认一个基本事实:

方法的价值在于如何根据项目的需要调整它。

项目沟通管理和其他任何学科都是如此。如今，我发现人们通常认为剪裁是关于以下各个方面的:

• 预测的，计划的(传统)项目管理
• 通过各种混合的方法，达到
• 增量，迭代，自适应(敏捷)项目管理

这一点确实很重要。但裁剪远不止于此。在确定制定项目沟通管理计划的最佳方式时，您需要考虑以下几点:

• 现有系统及程序
  • 哪些工具已经可用?
  • 使用或不使用它们的成本和收益是什么?
• 利益相关者
  • 他们需要在多大程度上参与到你的项目中?
  • 他们坐在哪里(身体上和组织上)?
  • 不同的范围是什么:
    • 文化遗产?
    • 语言理解吗?
    • 背景知识?
• 技术采用
  • 您可以使用的新技术是什么?您的涉众会喜欢这些技术吗?
  • 如果你想要使用新工具，你将如何在新工具中建立能力和信任?
• 安全和保密
  • 什么限制了你在沟通方面的选择?
  • 您需要什么样的流程来确保您尊重这些约束条件?
• 治理结构
  • 您的沟通选择将如何影响有效的治理?
  • 你需要多快地传达信息?

您在项目沟通管理方面有什么经验

一如既往，我渴望听到你的经验、意见和问题。所以，请在下方留言，我将回复每一个投稿。