大型项目报告指南[如何做好]

大型项目报告指南

项目的常规节奏由项目报告周期确定。每季度、每月、两周或每周……你又回到了那里。是时候做你的常规项目报告了。

项目报告是项目生活的一部分,就像周末和年假是我们更广泛生活的一部分一样。它们记录着流逝的时间,是我们工作的核心部分。而且,对于一些项目经理来说,他们只是一件苦差事。

但我不认为项目报告是一件苦差事。我一直认为这是一个宝贵的机会来了解我的项目,与我的利益相关者沟通,并接触决策者。

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因此,在这个巨大的指南中,让我们看看如何做好项目报告。我将向您展示如何设计和构建有效的项目报告。

为什么我们需要项目报告?
他们有什么意义?

大型项目报告指南

大型项目报告指南

这是个好问题,我来告诉你为什么。如果你是一个优秀的项目经理,你的工作做得很好,那么你就知道项目中发生的一切。而且,更重要的是,你还将定期与所有的利益相关者沟通,这样他们也会知道。

所以,再检查一次进度,然后交流状态,可能是一个无用的活动。但事实并非如此。好的项目报告有很多目的,审查状态和沟通只是其中两个。

  • 审核状态
    不能忽略它-你的项目报告一定要这样做
  • 沟通
    你的报告是向需要信息的人提供信息的渠道
  • 治理:监督
    现在我们进入了一个新的领域。治理的主要功能之一是监督。您的报告为治理流程提供所需的信息,以监督您和您的团队正在做什么,以及您是如何做的。这可能涉及方方面面,从计时到物有所值,或者从道德到合规。
  • 治理:记录保存和审计跟踪
    如果你花了别人的钱,损害了他们的声誉,他们需要一份你所做的事情的记录。同样,法规遵从性需要审计追踪,但更广泛的治理也需要某种形式的决策和行动的可追溯性和透明度。你的报告可以提供这些。
  • 治理:决策
    对我来说,治理和报告的最大问题之一是需要合理的决策。一个好的决定的必要条件之一是好的信息。这就是你的项目报告必须提供的内容。
  • 新鲜的眼睛
    你很容易欺骗自己,说你知道所有正在发生的事情,你对你的项目有一个清晰、公正的观点。但是定期的报告周期会迫使你用新的眼光来看待你的项目。它可以让你验证你认为自己知道的东西,或者更重要的是,纠正它。项目报告需要通过对硬数据的冷分析来驱动。

这些项目报告叫什么?

您将发现项目报告的各种名称。最常见的有:

  • 状态报告
  • 突出的报告
  • 更新报告
  • 定期报告
  • 转变的报告

但它们都有相同的基本性质。他们都:

  1. 提供项目状态的广泛更新
  2. 满足特定受众的需求
  3. 在固定的时间出现——通常是在一个固定的周期内

设计项目报告

您的项目报告过程需要服务于一个或多个特定的目的。因此,投资一些时间和精力来设计它以满足这些需求是值得的。从问一些关键问题开始。

要问的五个问题

  1. 为什么要生成它,您的报告需要实现什么?
  2. 是给谁的?
  3. 它需要包含哪些信息?
  4. 我们如何才能最好地呈现这些信息?
  5. 我们需要在什么时候以及多长时间出具一次报告?

有了这些问题的答案,您就可以开始设计项目报告格式和项目报告流程了。那么,让我们更详细地看看这些。

你的项目报告需要达到什么目标?

在本文的开头,我提出了您需要项目报告的六个原因。如果你能避免你的报告服务于太多不同的目的,这是有帮助的。所以想想轻重缓急。创建项目报告的主要原因是什么,哪些是次要的?

谁是你的潜在受众?

您可能需要针对三种主要受众。其中,第一个通常是你在设计报告和报告过程时主要考虑的问题。

  1. 治理层
    你的赞助人、项目委员会和组织的最高领导层。
  2. 更广泛的利益相关者
    对您的项目正在做什么以及它的发展方向感兴趣的人。
  3. 项目团队成员
    那些从事这项工作的人,需要了解你的项目的更广泛的背景,而不仅仅是他们自己狭隘的关注点。

包含哪些信息

对此有两种观点:

  1. 你的观众想要什么
  2. 你需要他们知道什么

最终,你所呈现的信息的平衡,以及你选择的细节深度,都是你自己的决定;项目经理的。因为,尽管有各种各样的理由来起草项目报告,你还是要承担责任。

但是,当然,如果你不听取那些最终成为你客户的人的意见,那你就是疯了。你的三个潜在受众都有理由期待你这么做……

  1. 治理层
    因为他们会给你的作业打分。
  2. 更广泛的利益相关者
    因为它们将决定你项目的成功与否。
  3. 项目团队成员
    因为如果他们没有他们需要的信息,他们就不能交付他们的那部分项目。

所以,我的建议是:

在你的#项目报告中,包括主要收件人想要的东西以及其他你认为他们需要的东西。点击Tweet

下面是你应该考虑在你的常规项目报告中包含的内容。

  • 整体评估
  • 详细的分析
  • 资源利用(人和其他人)
  • 财务监控
  • 进度与进度不符
  • 产品交付
  • 质量数据
  • 变化
  • 风险
  • 问题和行动
  • 即将到来的里程碑
  • 预测问题并回答它们

平衡的需要

最终,您的决策者、利益相关者和团队需要良好的信息,以及足够的信息来做好他们的工作或发挥他们的作用。但是他们不想要或者不需要太多的信息。

在一个信息过载的世界里,作为一个项目经理,你工作的一个重要部分就是选择你的读者需要的信息。我想记住一个问题,当医学顾问建议给病人做检查时,他们会问实习医生……

如果你得到了这些信息,它将如何影响你所做的决定或你所采取的行动?

我称之为“医生规则”。如果这些信息对这两方面都没有影响,那么它又有多大价值呢?特别是,它的价值是否超过了收集和吸收它的成本?所以,一定要问:“你要用这些知识做什么?””

涉众就格式和内容进行磋商

你可以选择对你告诉听众的内容施加影响,但只有他们最清楚他们喜欢如何吸收和理解你的信息。因此,咨询您的报告涉众(治理、团队和更广泛的涉众)他们想要的报告风格,以及您将如何分发它。

要问的主要问题是关于两者之间的平衡

  • 文本报告——大量的文本
  • 数据重/轻-原始数据的数量
  • 图片/图形——大量的数据可视化和图像
  • 使用在线工具和仪表板

首先,您的报告需要解决用户喜欢的消费风格。但要注意,你可能会得到一系列的意见来适应。因此,一个好的起点总是适应组织的文化,然后就如何改进原型报告寻求反馈。

选择频率

最后要对报告本身(而不是报告过程)做出的决定是何时发布报告。你可能会选择一个有规律的周期,但请记住,你可以在项目经历不同阶段时改变频率。在某些情况下,您需要更频繁的周期,而在其他情况下,您只需要更少地报告

你可能想知道:“常规周期的替代方案是什么?””

答案是一些项目将报告附加到关键的里程碑日期。这是一种不太常见的方法,但它确实有优点。这些里程碑可能是你的入门级评论。当然,你的网关的过程需要某种形式的正式报告。

如何撰写定期报告

我们已经讨论了您的项目报告,所以下一个关注点是制定项目报告流程。你的目标仍然是平衡。在这种情况下,你需要平衡:

  • 严谨彻底
  • 效率和物有所值

你会使用模板吗?

模板的使用是一种加速生产的好方法,也是数据收集的好方法。不要只是为输出报告考虑模板,还要为您的:

  • 数据收集请求消息
  • 数据输入表
  • 分析过程
  • 制表和绘图

请注意,您可以在较长的项目中随时更改模板,以满足不同的需求。

您可能还想构建自己的PowerPoint模板。网上有很多优秀的资源,其中我特别喜欢的是Slideegg

优秀分析的关键:一个自下而上的过程

你知道你的项目。因此,从你知道的关键点开始写你的项目报告,然后用相关数据来说明它们是非常诱人的。

但那将是错误的

这显然会导致“确认偏误”,相信我,这很糟糕。

确认偏误是最容易注意到确认你的信念和符合你的期望的信息的倾向。相反,我们往往不会注意到与我们预期相反的奇怪事实或事件。即使我们这样做了,我们也倾向于不太注意它,或者在我们的思想中给予它很大的重视。然而,这往往是一个无赖的事实;这个不方便的奇怪之处,标志着一个重要的洞见。

所以要从下往上做:

  1. 获取原始数据
  2. 编译它
  3. 分析它
  4. 得出结论
  5. 对他们进行测试
  6. 如果他们站起来了,就把他们写下来
  7. 总结数据,然后
  8. 强调最重要的东西

按这个顺序做。

验证:马克·安东尼定律

在莎士比亚的朱利叶斯Ceasar,马克·安东尼说:

人们所做的坏事会继续存在,而好事往往会随他们的尸骨一同埋葬

简单地说,用一种不那么诗意的方式:

人们只记得你犯的小错误,却忘记了周围所有的好工作点击Tweet

或者,在报道方面,一个愚蠢的数字错误可能意味着你的读者不能认真对待一份优秀而重要的报告。哦。思考:

  • 一天后重读
  • 找别人校对——你知道谁特别挑剔吗?
  • 重新检查每个表格和图表

以执行摘要结尾

你准备的项目报告的最后一部分——绝不是第一部分——应该是你的执行摘要。与你的团队讨论关键信息,让它们在你的大脑中酝酿一个小时或更长时间,然后写下你的听众绝对必须知道的一件事,这是报告告诉你的。

尊重最后期限

如果你迟交报告,你不仅破坏了报告的价值;你还可以谈谈你的项目对进度的态度和能力。它看起来像是一个额外的管理工作,但是你的项目报告周期对于你所有的项目过程管理来说都是一个好天气。

在会议上列出你的报告并记录回应

良好的治理意味着您不仅需要记录项目状态。你还需要记录下那些重要的人都充分意识到了这一点。你需要提供证据证明你已经通知了他们。所以,提交你的报告,并将其列入相关会议的议程。然后在你的会议记录中记录报告被提交和讨论。同时,记录讨论中产生的关键意见和决定。

后续

如果你认真对待任何交流,你总是会测试你的听众是如何接受它的。我总是喜欢每隔几个周期就和那些最重要的人交谈,但现在,发现你的项目报告如何在更广泛的受众中获得成功从来没有这么容易过:谷歌Forms、SurveyMonkey、Typeform……用户调查真的很容易。

你想看看我在一个成功的2年半数百万美元项目上使用的项目报告过程吗?

这个过程不是“正确的”的过程。但这是一个很好的过程,你可以从中学到很多东西。

在此流程中,报告发布的日期为day 0。

前置

  • 第八天:
    项目经理和报告团队根据上一份报告以来的事件和即将到来的里程碑,讨论对标准报告内容和格式的更改。
  • 7天:
    报告小组向每个工作流程发送报告请求电子邮件。它们包含我们已经与团队领导达成一致的数据形式的提醒,以及任何对额外信息的特定请求。
  • -6 ~ -4天:
    与项目报告可能特别关注的工作流领导者进行对话,或者如果他们在及时或准确报告方面记录不佳
  • 第4天早上:
    最后提醒:距离工作流报告截止日期还有24小时
  • 第3天-3日上午10:00:
    从工作流接收信息的截止日期
  • 第三天上午10:30:
    打电话给报告过期或明显不完整的工作流负责人
  • 第3天和第2天:
    项目团队整理并开始分析传入的数据。如果报告负责人要求,项目经理可以指派其他项目团队成员来提供支持
  • 第一天:
    报告小组完成数据分析,准备报告草稿供项目经理审阅。
  • 第一天:
    项目经理审查报告草案,并对其进行更正。
  • 第一天:
    项目经理和报告团队讨论报告提出的关键信息和见解。
  • 第一天:
    项目经理躲到一个安静的地方思考,并起草了一份不超过200字的强硬的执行摘要。

出版的一天

  • 第0天上午:
    项目经理带项目发起人看报告。他们讨论主要发现,项目发起人审查执行摘要草案。主办单位经讨论后,可作出变更。
  • 第0天上午:
    报告团队更新报告,包括最终的执行摘要和主办方和项目经理同意的任何更改。
  • 第0天午后:
    项目组发布项目报告。
  • 第0天下午:
    大多数关键利益相关者已经阅读了执行摘要,如果它有争议,评论也开始进来!

出版

  • 第三天:
    项目委员会会议正式讨论该报告。其议程包括常设项目和由报告内容推动的一次性项目。
  • 第四天:
    项目经理撰写并公布项目委员会会议的正式记录。

RAG状态报告

总结项目中任何特定元素状态的一种方法是RAG,或“红绿灯”状态。这里有一个简短的视频解释更多关于这一点。

RAG报告或红绿灯报告。它被项目经理广泛使用,它代表红琥珀绿。但是什么是RAG报告呢?

异常报告

异常报告不会在预先确定的时间出现。当一些意想不到的和特殊的事情发生时,它就出现了。所以这是一种提醒人们的方式,也是一种寻求指导、资源或行动许可的方式。

但是注意:如果发生了严重的事情,你的第一反应不应该是坐下来写一份报告。它应该是处理问题,并与你需要参与的人交谈。通常,异常报告将您和您的赞助人已经做出的决定和行动正式化。

异常报告有四部分格式

项目异常报告需要简短、尖锐、切中要点。它有四个组成部分。

  1. 发生了什么事
    触发异常的事件摘要
  2. 这意味着什么
    事件的结果;既有已经发生的事情,也有未来的影响。在存在不确定性的情况下,使用情景,并评估每种情景的可能性和影响
  3. 选项
    描述你所拥有的选择,以及每个选择的成本、风险和收益
  4. 建议
    列出你推荐的选择,以及你为什么这么想。

正式地说,您的异常报告应该有您、项目经理、发起人或其他收到报告的执行人的签名。你还需要记录你做了什么,以及最终的结果。这可以是异常报告的一部分,但更常见的是在下一个计划的状态报告中进行记录。

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检查清单是:

  • 状态报告
  • 报告过程
  • 另外还有60多个……

模板是:

  • 进展报告
  • 异常报告
  • 里程碑状态报告

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你做项目报告的经验是什么?

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作者简介迈克·克莱顿

Mike Clayton博士是英国最成功和最受欢迎的项目管理培训师之一。他是14本畅销书的作者,其中4本是关于项目管理的。他还是一个多产的博客作者,并为ProjectManager.com和项目管理协会期刊《项目》撰稿。在1990年至2002年期间,Mike是一名成功的项目经理,领导大型项目团队并交付复杂项目。2016年,Mike推出了在线课程。

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