项目经理的个人时间管理

项目经理在培训室最常问我的一个问题是关于个人时间管理。他们想知道:

“在项目繁忙的情况下，我该如何管理自己的时间?””

对于大多数项目经理来说，我们已经学习了各种各样的管理项目进度的工具。但是，当涉及到个人时间管理时，我们只有一个“待办事项清单”。这也是一个伟大的。但是，就其本身而言，它是有毒的。

所以，在这篇文章中，我将解释何时使用待办事项清单，如何正确使用它，最重要的是，我将向你介绍我所知道的最强大的个人时间管理技巧。

最后，为什么这一点如此重要?因为如果你连自己都管理不好，你怎么能指望领导和管理别人呢?

个人时间管理的项目管理方法

我很高兴PMI将其知识领域的名称从“项目时间管理”改为“项目进度管理”。对我来说，它带来了不必要的模糊性。很容易把它和个人时间管理混淆。这个词“时间管理”总是显得模棱两可，然而时间表“……这很清楚。

对我来说，个人时间管理，你如何利用自己的时间来高效地工作。但这并不意味着它完全脱离了项目时间和进度管理。

几千年来，人类已经磨练出了一套在最后期限前完成大事的技术。我们把这个过程编成了法典，我们称之为项目管理。所以，如果这种方法可以完成大的事情，那么这种方法也必须适用于小的事情。

因此，对于个人时间管理，让我们将心理学的知识与项目管理的基本原则结合起来。当我这样做的时候，我发现了一种简单而有效的个人时间管理方法。这很有效。

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我称之为这种方法“燕麦原则”．我在英国各地的会议和现场研讨会上向成千上万的人展示了它。它构成了我畅销书的核心，“如何管理时间”（我们|英国)．这是第二版“卓越的时间管理”．

它也在我最近的“时间管理手册”（我们|英国)．

介绍个人时间管理的燕麦原则

任何项目经理都会认识到OATS原则。因为基本上，它是项目过程，适应个人生产力。

让我们回顾一下你熟悉的基本项目流程:

• 步骤1:定义你的项目
  你想要什么?成功是什么样子的?
• 第二步:列出你的工作范围
  创建你的活动清单——通常使用工作分解结构。
• 步骤3:估计每个活动所需的时间和资源
  每项任务需要花费多少精力和多长时间?
• 第四步:按照逻辑顺序安排你的活动
  别忘了加上偶然性来增加你的信心
• 第五步:执行你的计划
  监视和控制你的工作。

我知道这之后还有更多。我知道还有更多细节。但这不是一篇关于项目管理过程的文章。

但我希望你能认出它，并感到熟悉。那么，如果我们将其转化为个人时间管理呢?

这正是我所做的，而且并不难。

从项目管理到个人时间管理

燕麦计划包括步骤1到4。这是一种计划你的一天、一周、两周、一个月甚至一个季度的方法。

不过，我不确定它的规模是否会超出这个范围。我不建议你一整年都用它;还有其他的工具。

所以，让我们把我们的四个项目计划步骤翻译成个人时间管理的语言。我将举例说明燕麦过程，假设您将从制作开始每天燕麦的计划。

• 1 .结果
  你明天需要达到的结果是什么?
  结果就是改变，这些改变应该是值得的。
  在时间紧迫的情况下，你需要优先考虑你的工作目标。
• 2 .活动
  接下来，列出你明天需要进行的活动，以达到你为自己设定的结果。
  注意，这不是一个要做的清单。如果你还记得，它们可能是有毒的。
  别担心，我以后会解释的。
• 3 .时机
  现在，为你的每一个活动做一个时间估计。
  你预计要花多长时间?
  当然，确保你在估算中加入了足够的偶然性。
• 第四步:制定时间表
  这就是OATS过程的秘诀。
  作为项目经理，这样做是理所当然的。但是，在个人时间管理中，这一步往往被你忽略了。
  所以，把每一项活动都写进你的日程表、议程或日记。

当你安排你的任务时，你会变得更能适应干扰。

作为一个项目经理，你所面临的挑战之一就是不断的小的、令人沮丧的干扰。坦白地说，这些通常并不重要，你只想说“不”。现在，你可以了。

因为，当你安排所有计划好的活动时，你可以诚实地说:

“对不起，我现在不能那样做。我有安排。”

使用燕麦计划进行个人时间管理

开始燕麦计划最简单的方法是每天一次。只有当你有了这个习惯，你才会开始有意义去计划更长的时间尺度，比如一周或一个月。你会选择什么样的模式取决于你的工作性质和你自己的个人喜好。

例如，我现在做的是一个季度概述燕麦计划。在每个月底，我把它作为每月计划的基础。每周五下午，我制定一周计划。我整个星期都是这样工作的，只有当有意想不到的事情发生时才会改变。这适合我的工作方式，但可能不适合你。我们将在下面看看不同的时间跨度。

对变化的事件做出反应的问题影响着每一个专业人士和管理人员。但它对项目经理的影响尤其大，因为你的工作是处理快速变化、复杂和动态的环境。我们稍后会看到我的概念“猫鼬”帮你解决这个问题。

何时制定每日燕麦计划

如果你打算做燕麦计划，你应该在早上精力充沛的时候做第一件事吗?还是应该在晚上做，这样第二天早上就可以吃了?

我强烈建议你在每天结束时制定燕麦计划。如果你正在做每周或每月的计划，那就在每周或每月结束的时候做。这有两个很好的理由。

1. 对于每天的燕麦计划，在前一天晚上下班前做这个计划，会让你的脑子里涌出所有你需要做的事情。把它写在纸上(或设备上)，你就减轻了大脑记忆的责任。这真的可以帮助你在晚上放松，入睡。如果你脑子里有未完成的事情在嗡嗡作响，当你想关掉的时候，这肯定会让你睡不着。
2. 这也意味着你要重新开始新的一天或新的一周。你知道你需要做什么，并且可以马上开始。对大多数人来说，你最好、最有效率的时间是早上的第一件事。所以不要把宝贵的时间花在不需要集中注意力或脑力的工作上。现在，您可以利用这段高容量的时间来完成高要求的工作。

在一夜之间

当然，对于很多项目经理来说，你每天24小时都在一个全球性的项目中工作。这意味着事情可以在一夜之间改变。我不喜欢在一天开始的时候查看邮件。这可能会让你分心，浪费宝贵而富有成效的第一个小时。但在这种情况下，你必须找到一种方法来发现是否发生了什么事情，这意味着你确实需要改变优先级并审查你的计划。

如何用燕麦原则来计划你的时间

总之，个人时间管理需要四个步骤来计划你要做的事情:结果、活动、时间和时间表。让我们更详细地了解每一个。

结果:如何决定你的优先级

结果是你在一天、一周或一个月结束时看到的有价值的改变。如果你计划的不是有价值的事情，你为什么要去做呢?

没有一个有力的理由，我们就没有动力。这意味着OATS过程是激励人心的，因为它以有价值的结果开始。

当你想要决定要追求的结果时，你有四个来源的想法:

1. 你的日记里有什么——你已经安排好的事情
   从回顾每一项开始，然后问自己:“这还能有效利用我的时间吗?””
   如果不是，取消它。否则，它就是一个固定的约束。
2. 项目计划
   您是一个项目经理，因此这是对您的OATS计划过程的另一个限制。
3. 你要做的事情清单
   是的，这是一个“做”列表。我保证过以后会说的，我一定会说的。
4. 过去24小时内发生的事情
   这并不意味着它们自动成为优先级。
   但这意味着你需要评估他们。

所以，现在是时候选择优先级了。首先，问问自己在接下来的一天里你可能有多少时间来实现你的目标。从上面的1和2中预先安排的事情将意味着你不会有一整天的时间属于自己。这就是很多人在个人时间管理上犯的错误。他们会想:‘我工作8小时，所以我要计划8小时的‘工作’。他们忘记了，他们没有8个小时的时间来做事情!

让我们举个例子……

时间表你可能已经安排了两个小时的会议。

无功:典型的周二可能会给你带来三个小时的反应性工作，你无法避免。你不知道会发生什么，但事情总会发生。

结论把8小时的工作安排在8小时的工作日里是没有意义的。那将导致疯狂。

替代:你最多有8 - 2 - 3 = 3个小时。所以，找到三个小时内最有价值和最重要的结果。如果你打算做更多的计划，那你从一开始就注定要失败。

“但是，如果会议取消了，或者我发现自己没有像预期的那样忙于应对各种事情怎么办?””你问。

别担心。燕麦原则已经覆盖了你。很快，我们将学习猫鼬和燕麦原则的敏捷方法。

活动:为什么它们不仅仅是一个要做的清单

做清单是有害的。

如果待办事项清单是你唯一的个人时间管理工具，那么问问自己:“每天结束时通常会发生什么?”“你的清单上还剩下一些东西。

你有两个选择。这是一个两难的问题，所以你已经可以看到这是多么的不好!

选择1:继续工作，直到你完成你的任务清单。

这不是个好主意。很快，你就会感到压力和疲惫。不管怎样，你会讨厌你的工作。今天清空你的待办事项清单并不会阻止它在明天变得难以控制。

选择2:说“该死”，然后回家。

好主意。优先考虑休息和娱乐。但是，当你回到家，你会担心你明天需要做的所有事情，以及你落后了多远。你不会放松，你的睡眠会受到影响，你会感到压力。明天，你将以“追赶模式”开始新的一天，让自己再次陷入同样的困境。

单靠待办事项清单是赢不了的

直到你意识到“要做的事情”其实就是你要做的事情的清单可以做的。事实上，如果我们叫它a会更好“能做”列表。

如果你把它看成是你“应该”做，那么它将成为沮丧和内疚的来源。当你没有完成你的待办事项清单时，你会觉得还有一些事情要做，这永远不会让你感到满足。

活动不是要做的事情

燕麦计划中的活动清单不是要做的清单。它也不是一个“可以做”的清单。相反，它是一个“今天”列表。

它是你今天要做的事情的清单，以实现你已经选择的结果。

它是一个封闭列表，这意味着当你完成它时，你就完成了。你不会把每个新的请求、回应或想法都添加到“今天”列表中。不，你把它加到你的“可以做”列表里。你今天的清单不会增加。所以，在每天结束时，当你的“今天”清单完成后，你就可以满意地回家了。

那么，你用“可以做”清单(又名“要做”清单)来做什么呢?帮助您检查OATS计划的候选结果。

时间:最难的部分是估计多长时间

估算是一个很大的课题。项目管理文献很大，有时非常复杂。

但是，对于个人时间管理来说，解决方法很简单。挑战在于需要很长时间才能熟练掌握。

以下是如何擅长估算的方法

仔细估计你要做的每件事需要多长时间。

其次，有意识地注意你所做的每件事实际花费的时间。

因此，你的大脑将逐渐开始整合所有这些数据。它会发现模式，完善你无意识的思维模式。这些被称为启发式。所以，随着时间的推移，你会越来越擅长估算。

在某种程度上，你会开始注意到你的估计通常是相当不错的。有时候，他们会出奇的准确。

当然，他们有时也会离得很远。但这通常是由于一个巨大的、意想不到的外部因素。一些你无法计划的事情。你能做的就是留出应急时间。这就是为什么你应该总是假设一个复杂或延迟，并添加领带允许它。

应急时间

如果你的计划不包括应急时间，那么一个事件就会让你永远落后于计划。我的解决方案是在周五的燕麦计划中加入两到三个小时的应急时间。

这让我有机会在周末赶上进度，如果我遇到了问题。

但是，如果我不需要应急时间呢?这是意外收获。我可以选择:

• 把下周的工作做好
• 给自己一些自我发展的时间，用于学习
• 在周末给我的团队成员一些额外的时间
• 早点回家，好好休息和娱乐一下

一个快速的估算技巧

我最重要的建议来自于我们都有的一个主要偏见。每个人都倾向于低估他们做某事所需要的时间。但幸运的是，我们倾向于更现实地估计一个同事需要多长时间……我想我们认为没有人比我们更擅长我们的工作。嗯。

所以建议是永远不要估计一项任务需要多长时间。相反，估计一下如果你委派任务，你的同事需要多长时间!

计划:什么时候为你的一天安排活动

主要原则是……

因为如何安排你的活动是从最大的活动开始。

在你的日程表中安排一些大任务，然后在它们周围安排一些中等大小的任务。最后，用最小的任务来填补活动之间的空隙，或者在一个大的或中等的任务和午餐之间，或者一天结束的时候。

第二原则……

就是把一天中最重要、最复杂、要求最高的活动安排在你精神和身体处于最佳状态的时候。

对大多数人来说，这是你一天的第一项任务。在你开始处理琐事之前，先完成大量有价值的工作。

但大多数人都是这么做的吗?不。他们把一天中最好的时间浪费在查收邮件或浏览社交媒体上。这些对脑力的要求很低，所以你最好把它们留到你完成了一些艰苦的工作之后，当你需要一些恢复时间的时候。

每周燕麦计划

一旦你发现每天的燕麦计划对你有效，试着提前一周计划，把周五下午的最后一项任务安排好。以下是步骤

1. 把你的工作周划分为你工作的天数，然后标出你每天的主要工作时间:
   • 两个时段:上午9点至下午1点，下午2点至6点
   • 三个时段:上午7点至10点，上午10点至1点，下午2点至5点。
   • 四个时段:上午9点至11点，上午11点至下午1点，下午2点至4点，下午4点至6点
2. 接下来，画出一个网格:5天，每天3次，5 x 3。
3. 然后，看看你的日记和项目计划，把固定的任务划掉。
4. 现在，用你的“可能要做的事情”清单来填上你想要实现的主要目标。

同样的方法也适用于每个月，也许每天会有一到两个结果。我还制定了一个季度计划，为每天确定一个主题，在这个主题中，我没有占据一天大部分时间的主要承诺。

猫鼬原则:灵活的个人时间管理

会发生改变!这就是项目经理的生活。

一件事发生了，你的优先级就完全改变了。所以，如果有紧急和重要的事情发生，你需要立即回应。

当你处理了它，你将需要检查你的OATS计划，并在需要时改变它。有时你会遇到意想不到的差距。又一个复习的机会。

猫鼬原理

不要只在你需要的时候检查你的计划。想想一个猫鼬家庭。时不时地，他们都会停下手头的工作，抬起头来。他们踮起脚尖，扫视地平线。他们正在寻找任何意味着他们需要改变计划的东西。如果什么都没有，他们就继续他们计划做的事情(我猜是更多的吃)。但如果他们发现了什么，他们可以迅速重新安排优先级。

太多的时间管理“系统”都有缺陷。他们把你锁在一个计划里，不能反映实际工作的现实。OATS原则鼓励你计划，然后不断地监控和回顾。当然，这是我们项目过程中的第5步。

保持敏捷

像项目管理一样，OATS原则不是一个系统。按照以下原则工作:

• 提前计划,
• 监控你的进度，以及
• 适应事件。

如果你能同时做到灵活和有条理，你就能控制自己的工作量。

这不仅仅是个人时间管理的问题;这是为你领导的项目团队树立的鼓舞人心的榜样。

你的个人时间管理方法是什么?

我们喜欢听取读者的想法和观点。我们很乐意回答大家的问题。所以我们会回复你在下面留下的任何评论。

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