项目变更控制:你需要知道什么才能使其有效

让我们谈谈项目变更控制。有一个明显的迹象表明你的项目进展顺利。一个利益相关者在走廊里走过来对你说:

“我们对你的项目进展非常满意……”
唯一的问题是……我们改变了主意。”

噢,不!

这是一份给项目变更控制。

即使在最传统的项目中，您也需要适应变化。它们可能受到技术、商业机会、监管变化或其他许多原因的驱动。不管是什么，你都要灵活。

项目越长，需求就越大。因此，将变更控制过程作为项目设置的一部分是值得的。这通常发生在计划阶段，它将在交付阶段为您提供良好的服务。

我们的日程…

在这个巨大的指南中，我们为您提供了开始为您的项目建立一个健壮的变更控制过程所需知道的一切。

• 为什么我们需要项目变更控制?
• 什么是项目变更控制?
• 项目变更控制是如何工作的?
• 一些特定的变更控制场景

让我们直接开始吧!

为什么我们需要项目变更控制?

好问题。答案很简单……

会发生改变!

会发生改变!事物是变化的。所以，无论你多么想从第一天开始就确定你的范围，永远不要回顾它，你都做不到。如果您希望项目保持相关性，则需要对更改做出响应。

更改可以来自许多来源，我使用幽灵最常用的记忆框架:

• 社会顾客、利益相关者和整个社会之间的变化
• 政治变化——国家的、地方的和组织内部的变化
• 经济金融变化
• 商业交易的变化
• 技术变化
• 监管立法改革
• 环境变化——不仅仅是“环境”，但你的工作和当地环境
• 安全或安全相关的变化

欲了解更多如何调查外部商业环境的变化，看看这个视频。

渴望控制

变更的问题是它们会造成项目混乱。当一个又一个的涉众请求这个变更，然后是那个变更时，很难跟踪。人们很可能会说:

• “是的，没问题。我们会解决的。”或
• “不。我们不能。瞄准镜是固定的。”

或者你只是假装没听见!

作为一个项目经理，你唯一需要的就是控制。因此，我们使用项目变更控制过程。这给了你渴望的控制力。

否则就是疯狂。你要么有:

• 无法控制
  超过你的项目成本、进度、质量或风险，或者
• 沮丧的利益相关者
  以及错失机会的可能性，或者更糟的是，未满足需求

这就是为什么你需要一个变更控制过程。

合同变更和变更控制

还有另外一个原因。通常，你的部分或全部项目都要遵守合同义务。您使用承包商、供应商和顾问，他们期望为他们所做的工作付费。

或者，也许你是一个承包商、供应商或顾问。如果没有正式的变更控制过程，您就没有控制合同变更的机制。我们甚至不要去想后果!

顺便说一下，在合同中，我们称之为变更请求在本文后面也可以称为变更单，或VO(或合同变更令- CVO)。

有关项目采购的完整指南，请参阅我们的另一篇详细文章:

• 项目采购管理[所有你需要知道的基础知识]

如果你想权衡固定价格合同和可变价格合同的利弊:

那么，什么是项目变更控制?

因此，我希望我们已经全面地建立了对项目变更控制的需求。下一个问题是，它到底是什么。让我们从一个短视频开始:

项目变更控制的定义

项目变更控制是一个过程。它始于对项目产品(或交付物)的范围、功能或能力的变更请求。然后，该过程将:

1. 正式捕获请求
2. 快速评估
3. 进行全面评估
4. 回顾这些选择并做出决定
5. 实现更改
6. 跟踪项目变化并从过程中学习

实施是变更控制过程的一部分吗?

请注意，有许多项目经理会合理地争论这一步，实施变更，不是变更控制的一部分。事实上，PMI的PMBOK指南流程:“执行集成变更控制”，不讨论实现。

我之所以喜欢把它包括进去，是因为它构成了通向这个过程中一个重要部分的桥梁:“跟踪并从项目变更中学习”。

因此，您可以将项目变更控制过程视为前四个或全部六个步骤。这取决于你。

速度是最重要的

我想强调的一点是。你等待实施变革的时间越长;更多的时间、金钱和资源将浪费在可能失败的工作上。拖延要花费时间和金钱。因此，从第一个请求到开始实现，您的变更控制过程工作得越快越好。在本文的最后，当我回答这个问题时，我会详细说明这一点:“如果你得到延期的决定怎么办?””

大公司如何定义项目变更控制

我一直认为，比较主要权威机构的不同定义是值得的。在变更控制的情况下，有显著的一致性!

变更控制:

识别、记录、批准或拒绝对与项目相关的文档、可交付成果或基线的修改的过程。

项目管理知识体系指南(PMBOK指南)，第6版
项目管理协会(PMI)

捕获、评估、批准、拒绝或推迟所有变更项目、项目群或投资组合已批准基线的请求的过程。

APM知识体系，第七版
项目管理协会

确保所有可能影响项目商定目标的变更被识别、评估，然后被批准、拒绝或推迟的程序。

用PRINCE2管理成功的项目
Axelos 2017

我在我的免费词汇表中采用了一种稍微不同的方法，《进入内部:解读项目管理术语》”。

管理变更请求的过程，以确保做出负责任的决策。这些请求被记录在变更请求中表单，所有请求都记录在更改日志中并进行跟踪。它确保在授权变更的地方，分配适当的额外资源。

Inside:解码项目管理术语(第二版)
迈克·克莱顿博士在线报道点课程

项目变更控制是如何工作的?

检查表

没有什么比一份好的清单更重要的了!本节与我们的变更控制过程清单紧密相连——我们的变更控制过程清单有50多个项目管理清单工具包。

更改日志

你还需要一个变更日志。这是一个简单的文档(或软件工具)，它捕获了流程的每个元素。它为您提供了一个有用的管理工具，并为项目提供了宝贵的审计跟踪。这是项目治理的重要组成部分。我们提供更改日志模板作为我们的项目管理模板套件。

步骤1:变更请求

当有人建议或请求更改时，流程就开始了。这被称为a“变更请求”或者一个变更请求(RfC)。

不管怎样，你的回答都很简单。感谢他们的请求，并让他们记录下来。您将需要一个简单的变更请求表格-无论是纸质或在线-就像我们的项目管理模板套件。它应该有三个部分:

1. 建议
   ——有一个要求的理由——要么是好处，要么是令人信服的驱动力
2. 审查
   -根据请求的含义-您的团队将在步骤3完成第二部分。
3. 决定
   -留出空间供决策者正式记录他们的认可(通常是签名)和原因。

这是我们的变更控制模板的结构;我们的一部分项目管理模板套件。

步骤2:变更控制快速评估

并不是所有的变更控制过程都有这个步骤。但是项目经理对变更请求进行快速评估是有意义的。这里有两件事可以考虑。

1.熟悉变更请求

以前有人提出过这样的请求(或类似的请求)吗?

• 如果这是新的，那么继续。
• 否则，如果这个请求是熟悉的，是否已经做出了决定?
  如果是，请将请求者转到决策中。你可能不需要采取进一步的行动。
• 如果这个变更请求还在处理中，请考虑这个新的变更请求是否可以和它合并?

2.变更请求的规模

在某些过程中，项目经理有权自行解决“小”变更请求。这取决于你的权威——通常是你的资历。

问:该要求对预算、进度、资源需求或质量的影响是零还是微乎其微?”

如果是这样，项目经理可以以最少的形式做出决定。

步骤3:变更请求评估

你的大部分工作都是从这一步开始的。与您的项目团队一起审查所要求的变更并记录其影响:

• 项目时间尺度
• 项目预算
• 风险配置文件
• 资源需求
• 其他项目和组织活动

这将允许您完成更改请求表单的第二部分。由此，您可以向决策者提供一个平衡的评估。在很多方面，这就像一个迷你版业务案例对于更改，使用:

• 提议人所列明的更改的好处及原因
• 成本、风险和项目团队设定的其他含义

第四步:正式审查

您的项目决策者需要评估您提出的案例。如果你的工作做得很好，他们将有依据来决定是否:

1. 接受变更请求。
   这个案例令人信服。收益大于成本和风险
2. 拒绝变更请求。
   这个案子站不住脚。收益不会超过成本，或者延迟、成本或风险太大。

你需要记录一个正式的决定，并让你的决策者以你的组织要求的任何方式批准它——通常是签名。您还将在更改日志中跟踪状态。

延期

接受或拒绝变更请求的唯一选择是推迟做出决定。在下一节中，当我们回答这个问题时，我们将把它作为一个特定的场景来看待:“如果你得到延期的决定怎么办?””

步骤5:更改实现

现在是您和您的项目团队执行决策的时候了。这应该很简单。毕竟，你已经完成了重新规划:

• 调度
• 预算
• 资源规划
• 风险缓解

现在只是工作!

步骤6:跟踪并从项目变更中学习

与所有好的项目实现一样，您需要监视和控制商定变更的实现。

而且，当变更完成后，明智的做法是审查决策的过程和结果。这是您从经验中学习并改进流程及其实现的方法。

一些特定的变更控制场景

正确的。现在您知道了我们需要项目变更控制的原因，变更控制是什么，以及如何进行变更控制。最后要讲的是六个更重要的具体情况“如果…怎么办?”我被问到的问题。

1.如果你被决定推迟呢?

第一个问题是最常见的。这也是我在上面提到过的。那么，如果你得到延期判决呢?

首先要确保你的决策者知道只有一个可以接受的理由来推迟他们的决定。这是因为他们没有足够的信息来做出可靠的决定。如果是这样，那是谁的错?

是的……
这是你的。

你的工作是为你的决策者提供他们需要的信息和分析。如果你没有这样做，你需要回答他们的问题，并迅速修改评估。变更控制决策的延迟可能会给项目带来巨大的成本——无论是在预算上还是在进度上。

顺便说一下，这也是为什么只有一个理由让你的决策者推迟做决定。“太难了。”就是不行。毕竟，它不会变得更容易，时间和预算只会变得更紧。这会让你更难做出“接受”的决定。

所以，如果做决定太难的话……

回答no。强制拒绝，并建议请求变更的人寻找一个可能更容易接受的替代变更请求。

2.如果决策者提出变更请求怎么办?

当然，在这种情况下，你不需要经历整个过程吗?
他们可以批准他们自己的请求，并要求你完成它吗?

嗯，实际上，可能……“是的，他们可以。”。

而且，实际上，您不希望将时间浪费在增加很少价值的过程上。

但这个过程确实增加了一些价值

良好的治理。你需要你的项目是透明的和负责任的。所以，即使在这种情况下，我也会建议你遵循这个过程——即使你应用的细节较少。并且，至少，完成变更请求表单，获得签名，并写下您的变更日志。这提供了您需要的审计跟踪，以便在审计的情况下保护您自己。

3.如果您需要更改合同协议该怎么办?

已签署的变更请求表单具有合同等价物:A变更单,或签证官。

这是一个已签署的合同变更请求。这是一个对原始合同有所不同的迷你合同。因此，有时，您将听到称为VO的变更请求，以及称为合同变更过程的变更控制过程。

4.如果这只是一个小项目呢?

一如既往，良好的判断是项目管理的关键部分。您的项目越大、越复杂、越具有战略性和风险，您的变更控制过程就需要越健壮、严格和详细。

因此，如果您正在处理一个小项目，具有低风险，那么您应该减少变更控制过程的复杂性和管理负担。永远不要让遵循某些标准流程的冲动妨碍你做明智的事情!

5.如果这是一个大的，复杂的项目，有很多变化呢?

另一方面，我曾经管理过一个由全职变更控制人员组成的大型项目。他们源源不断地向我们的决策者提供变更请求的详细技术评估。

而决策是由一个正式的“设计权威组织”(DAG)。这是由一小群非常资深的高管组成的。在项目的高峰期，他们每周见三次面。他们会收到简报文件，有时还会收到由变更控制团队和负责变更请求的高级用户或技术经理提供的正式报告。这个团队有一个全职的管理员来支持这个过程。

6.如果你正在使用敏捷项目管理呢?

原则上，敏捷过程不必处理变更请求，因为范围从来没有被锁定。每次迭代或冲刺都在功能、能力或范围的新元素上工作。因此，在迭代开始时，当确定其优先级时，变更作为流程的一部分出现。

敏捷宣言欢迎需求的变化，即使是在开发后期。
敏捷过程应该利用变化来获得客户的竞争优势。

12条敏捷原则中的第2条
请看我们的文章，敏捷原则:适应性项目管理的12个关键

迭代很短，因此在迭代中不应该有任何更改。

也就是说，现实并不总是尊重原则。在各种不同的敏捷方法中，变更控制是一个很大的主题。我也不是这方面的专家。因此，我将向您推荐Brad Appleton, Steve Berczuk和Steve Konieczka撰写的一篇优秀的综合文章，名为敏捷变更管理:从第一原则到最佳实践”。这涵盖了Scrum和XP敏捷方法。

为了更简单的阅读，我还喜欢史蒂夫·托马斯的文章:敏捷变更管理”。

你对变更控制有什么经验或疑问?

我很想听听你的项目变更控制经验。你有什么建议，或者你有什么问题?

我会阅读并回复你的每一条评论。