项目文件管理:如何组织和管理项目信息

并不需要一个庞大的项目来产生大量的项目知识、信息和文档。然而奇怪的是，项目文档管理并没有出现在任何主要的项目管理方法中。

然而，组织和管理项目信息的能力是必不可少的。也许我们认为这很简单。也许我们认为它太枯燥了。或者我们只是希望能够将它传递给管理员或项目控制人员?

但事实是，项目文档管理和项目经理一样，都是你的责任。它与计划、风险管理、成本控制和质量管理并列。即使你选择委托他人，有两件事永远是正确的:

1. 在我们职业生涯的开始，项目经理通常承担项目控制的角色
2. 作为完全成型的项目经理，我们不能推卸对项目文档的最终责任——即使我们委派了责任。

我们需要一名项目文件管理专家

要了解更多关于项目文档管理以及如何正确组织所有的记录、计划和文档，您需要一个指南。所以，我们邀请了一个最好的。

认识马尔科姆·韦斯特

二十多年来，Malcolm一直处于英国项目管理思想和交付的前沿。1999年，项目管理协会(APM)授予马尔科姆最负盛名的奖项。蒙蒂·芬尼斯顿奖是一项“终身成就奖”，表彰对该行业的贡献。

马尔科姆是盒子里的项目．这个SaaS*工具支持您的项目、计划和投资组合支持办公室的许多功能。它最擅长的是组织你的项目信息和文档。

[* SaaS:软件即服务]

那么，还有谁能更好地为我们介绍项目文档管理呢?

整洁的项目才是好项目

在这篇文章中，Malcolm介绍了为什么在你的项目中保持整洁和有组织是很重要的，以及一些帮助你实现这一点的技巧。

这里有很多内容要讲。让我们把它分成四个部分:

1. 为什么项目文件管理中的顺序和结构很重要?
2. 传统项目文件管理的挑战
3. 迎接项目文件管理的挑战
4. 项目文件管理的现代方法

为什么项目文件管理中的顺序和结构很重要?

我们都知道，每个项目都是一次独特的冒险，它的目标、环境和团队都只有一次。然后，一旦项目达到目标，他们就会解散。这种独特性会导致项目经理每次都“重新发明轮子”。因此，我们经常看到混乱的结构和过程。对于第一次担任项目经理的人来说尤其如此。

每次发明新事物的后果可能很严重:

• 事情可能需要更长的时间
• 质量可以降低
• 重要的事情没有以高效或有效的方式处理——它们甚至会丢失
• 花更长的时间找东西
• 因此，这可能会对决策造成拖累

糟糕的项目文档管理的总体影响可能会对项目的各个方面产生负面影响。

项目审计

当您的项目接受第一次审核时，您的文档管理和信息组织将受到严峻的考验!

我在项目审计方面的经验是，如果你看起来很有条理，并且能迅速找到审计员要求的特定内容，那么你就不会遇到太多更难的问题。

但是，如果秩序缺失在早期显露出来，审计就会变得更加深入。现在，文档管理变成了治理问题。审核员会想要检查你的系统和流程。

管理多个项目

现在，这已经足够说明为什么有组织的项目文档很重要了。但是现在，想象一下当你有管理多个项目同时。也许它们是针对不同的客户;可能涉及到商业机密。

现在想想文档的交叉污染是多么容易陷入混乱。不要介意你找到你需要的信息有多困难。

挑战重重

因此，让我们来看看项目经理为缓解这些问题所采取的方法。

传统项目文件管理的挑战

每个项目都会消耗资源。作为回报，它将为赞助机构带来利益。一个项目总是复杂而独特的。它包括与人们达成一致，他们需要做什么，以及什么时候做。通常，不同的涉众组之间存在交互，活动之间也存在依赖关系，您需要对这些进行管理。

所以，这里是挑战……

如果这不是完全混乱，你需要有组织地使它成功。这适用于信息、数据和项目文档，也适用于其他所有东西。

文档管理挑战#1:多样性

适合的文档管理组织类型因不同而异:

• 组织
• 项目类型
• 每个项目的各个方面

因此，它们将取决于您正在进行的活动以及交付变更所涉及的组织的复杂性。

项目通常用某种类型的文档来控制它们的所有活动。即使是面对面的交流，我们通常也会在后续做笔记，以确认将做什么以及什么时候做的任何协议。

文档管理挑战#2:商业文档

当然，当我们考虑与供应商或承包商进行商业互动，购买设备和服务时，情况就变得更加复杂了。在商业安排中，我们会生成大量的文档。并需要保存合同、投标文件、保证书和财务记录。

文档管理挑战#3:控制文档

有些文档会有特定的要求。例如，材料认证和测试结果可能需要以一种不可损坏的方式存储。而且，在一些项目中，我们必须保留一段特定的时间，以满足监管条件。

所以…

因此，一个运行良好的项目会创建大量的文档。这一切都需要管理。这对项目经理来说不应该是一个惊喜:但通常是这样!

在我们还没有个人电脑的时候，在一个复杂的项目中，项目组的一整个成员都被分配去管理这些材料。“图书管理员计划”是一个普通的角色。频繁。现在，项目经理或项目管理办公室(PMO)将创建一个文件夹结构来存储他们的文档。

听起来任务完成了。
但是要注意，项目文档有一些奇怪的属性。

项目文件类型

项目文档有不同的复杂程度，我们可以将其描述为:

• 低复杂度
• 介质的复杂性
• 高复杂性

每个项目都有自己的项目文档管理挑战。

低复杂度项目文档

有些文档易于管理。它只是收集证据，比如:

• 电子邮件
• 图片
• 会议指出
• 供应商报价
• 产品信息表

我们通常只存储这类信息，没有版本控制。

中等复杂度项目文档

但其他项目文档的行为不同。中间复杂度是这样的:

• 业务案例
• 项目授权和章程
• 时间表、程序和资源计划。

在这里，我们经常使用模板以确保我们解决了正确的问题。生成的文件在我们构建它们、同意它们并在项目发生变更时修改它们时，都需要接受版本控制。

这使得项目文件夹更加复杂和混乱的许多版本。以下情况的风险也会增加:

• 参考错误的版本
• 未能重命名文件并编辑或更改应该保留的版本(可能是业务用例的已签名版本)
• 破坏关键文件的审计线索

高复杂性项目文档

在你的项目文档中最复杂的部分是:

• 项目进度
• 风险及发放登记册
• 改变日志

我们通常使用这些控制文件来跟踪项目的计划和实际活动。它们对于项目经理的管理角色是必不可少的。它们同样重要良好的治理．

因此，我们经常参考这些文件。我们定期更新它们:有时是每天，甚至更频繁。因此，大量的版本可能会导致严重的问题。特别是，要确信你正在研究或正在研究最新的一个。而且，如果对错误的版本进行了更改，就很难取消更改。

项目文件管理和你的项目管理方法。

多年来，项目经理开发了许多项目管理方法。他们的目标是在我们交付项目的方法上建立一致性。

所以，有很多不同的方法，没有一个是真正通用的。它们在某些类型的项目中都表现得更好，而在其他类型的项目中则不那么好。我们大多数人都是在职业发展的过程中学习到其中的一些，它们鼓励我们在交付项目时遵循既定的流程。不足为奇的是，它们经常识别(有时指定)我们可能收集、创建和处理的文档。

简单文件夹结构的问题

最简单的项目文档管理解决方案是在文件夹结构中反映您正在使用的方法的结构。

但是，如果你使用这样一个简单的文件夹结构来保存你的项目文档，那么它会给你带来一个大问题。通常，我们会看到这样的演变:

1. 您从一个包含关键起始模板的文件夹开始。
2. 然后你开始整理这些文件，收集证据。
   因此，一个文件夹很快就会被太多的文件淹没，很难找到东西。
3. 因此，您决定细分文件夹以收集和存储不同类型的内容。

问题真正开始了。

• 有些人想要按过程来划分文档
• 其他人会想要除以知识领域活动或交付物。

这两种方法都有帮助，但你不能两者都做。所以，你必须使用其中一个。此外，您会发现某些内容确实需要在多个地方可用。但是文件夹结构不是这样工作的，所以你的结构总是次优的。这意味着你将永远在寻找你需要的东西。

你的团队呢?

如果你认为这对你作为项目经理来说是个问题，那么想象一下，如果你的团队成员真的很难找到他们需要的东西，那会是什么样子。

通常，他们只会问'你能把最新的x发给我吗?”因此，你的宝贵时间都花在了为同事当图书管理员上。

事实上，多年来PRINCE2的标准角色是Project Librarian，其工作就是管理所有这些问题。现在它通常是项目支持的角色定义的一部分。

这是一个实实在在的问题。而且，随着项目变得越来越复杂，这个问题可能会让你陷入困境。而且，如果人们检索到错误的版本，它还会减慢您的项目，甚至导致失败。

迎接项目文件管理的挑战

我们需要解决方案。首先，让我们来看看人们通常是如何应对这些挑战的。

标准化文件夹结构

是的，所有的项目都是不同的。但它们的许多部分都有很强的相似性。如果您为管理文档创建了一个组织良好的文件夹结构，即使是可变部分也可以具有一定的一致性。

在项目开始时考虑这个结构将对以后的项目有所帮助。所以，我建议:

1. 一个具有项目名称的顶级文件夹，其中包含一些关键文档和一组进一步的文件夹。在它里面，总是有这两个文档:
   1. 一个解释文件结构的文件
   2. 另一个给出了项目团队中关键人物的联系方式。
2. 然后是以下文件夹:
   1. 项目控制
   2. 通信
   3. 会议
   4. 可交付成果

项目控制文件夹

项目控件文件夹包含一个文件夹，用于您选择的方法可能需要的每个文档。编号并命名，在此特定项目中未使用的标记为(未使用)。例如:

1. 01-Business案例
2. 02-Project计划
3. 03-涉众图(未使用)
4. 04-Risk注册

通讯文件夹

“通信”文件夹包含一个文件夹，用于与之通信的每个组织。从您在大多数项目中经常与之沟通的标准组织开始。然后再添加新的。同样，给它们编号并命名，例如:

1. 01-Project董事会
2. 02-Customer ABC
3. 03-运营组长
4. 04-Supplier BCD

会议文件夹

meetings文件夹包含一组文件夹，每个会议对应一个文件夹，命名如下:

2020-04-09-1 -项目组会议

以这种格式使用日期可以方便地按时间顺序排列文件夹。如果你一天有不止一次会议，添加一个-1，-2元素。

交付成果文件夹

可交付成果文件夹包含一个文件夹结构，该结构与您在项目中将要进行的内容相对应。这些可能是可交付成果、阶段、采购或分包合同的列表。而且，如果您的项目很复杂，您可能希望在其中引入这种类型的结构。同样，文件夹应该有编号和名称。

一个很好的解决办法就是镜像你的产品或工作分解结构，或你的工作包．

在每个文件夹中放入与文件夹主题相关的所有材料。为了使这个可重复，你可以用最经常出现的东西建立一个空白集，包括你的常用模板，这样这个文件夹结构就可以简单地复制和修改，以供下一个项目使用。

通过建立这样一个标准的方法，人们可以更容易地快速找到他们需要的东西，特别是在同时从事几个项目的情况下。

项目文档管理系统中的结构化文件名

如果想更进一步，可以引入带编号引用的结构化文件名。这可以进一步帮助人们轻松地在结构中查找文档。举个例子:

• 你可以把你的项目日程表称为:
  [项目名称]P3 schedule.mpp
  项目控制P;2为第2节项目计划文件
• 你可以提交一封来自Smiths & Jones Industries的电子邮件:
  [项目名称]C4 SJI请求延迟。eml
  通讯C;4为供应商SJI;便于解释的SJI

这种方法将帮助你知道在哪里储存物品。一旦它们进入你的文件系统，它就会帮助你找到它们。

它不会特别帮助你:

• 方法论的流程
• 记住哪些文件需要更新，何时更新

版本控制(版本控制)

对于仅仅是证据或记录的文件，比如一段对话，您不需要费心录制一个版本。

但是当文档发生变化时，比如您的日程安排或业务案例，您就需要更改

1. 保留每个版本的审计跟踪和
2. 明确标注每个版本

最简单的，我建议在文件名的末尾添加一个版本号，这样它就变成了，例如:

[项目名称]P2时间表v27.mpp

更复杂的方法

对于更复杂的项目，请在线点课程推荐一种稍微复杂一点的版本控制方法——基于软件版本控制。我们提倡两部分版本号。第一部分表示主要修订。第二部分，小修改。

所有版本号都应该是两位数或三位数，使用前导零。如果第一部分是00，则表示尚未获得批准的草案。

举个例子:

• [项目名称]P2时间表v00-03.mpp
  这是第三稿
• [项目名称]P2 schedule v01-08.mpp
  这是批准的计划的第八个版本
• [项目名称]P2时间表v02-01.mpp
  这是重新基线计划的第一个版本

所有受版本控制的文档在每页的页眉或页脚都应该有完整的版本号(或文件名)。

越来越拥挤

你的一些文件夹会很忙的。而且，您不能保证人们不会意外地编辑最后一个版本，而不是首先记住将其保存为V28。

但是，如果他们确实具有规程，那么您应该能够保留大多数关键版本。

如果您正在运行正式的基线或审批方法，您还可以标记关键版本，以便在文件夹中脱颖而出，例如:

[项目名称]P3计划v08 -已批准和基线。mpp

项目文件管理的现代方法

我们能做得更好吗?
当然可以!

正如你所期望的，也有专门的工具来帮助你应对这个挑战。它们的通称是a项目管理信息系统，即PMIS。

在盒子里介绍PROJECT

让我们来看看来自PROJECT的社区版，

它将帮助您收集，订购和组织您的项目文件，它是完全免费的。

在Project in a Box中设置项目

当您在project in a Box中启动一个新项目时，您可以从系统中可用的方法模板之一创建它。通常，您将使用与您将要交付的项目类型最接近的一个。可用的方法模板包括:

• Scrum
• PRINCE2
• 实践框架
• 为不同规模的项目提供一系列可伸缩的通用项目管理方法

当您创建项目并选择一个名称时，它将设置一组适合该类型项目的模板文件。此外，它还为您可能使用的文档创建占位符。您可以将此视为您的初始项目库。

让你的生活变得简单

然而，有趣的是，系统还设置了您在项目期间可能需要的这些文档的公共分组。根据方法的不同，这可能是特定流程步骤中使用的所有文档，或与计划相关的所有文档，或所有角色定义。

您可以使用这些分组在图中单击它们来导航项目。然后软件就会给你显示一组文档的资源管理器视图。

这意味着当你选择的时候项目的概念您可以看到项目指令(带模板)和您需要收集的文件的占位符——在本例中是PM和董事会通信。也就是说，这只是您在该活动中需要的内容。

项目过程中的有序进展

然而，当你移动到“开始”流程，你可以再次看到这个内容，但增加了你需要的下一个东西，比如:

• 任命
• 计划和准备WBS的内容
• 福利管理

系统只保存一次内容，但可以在多个地方向您显示内容。这与计算机上的标准平面文件系统形成对比。在那里，如果您想在两个地方看到它，您要么必须复制它(对版本控制来说是危险的)，要么创建笨拙的别名。

同样地，稍后，当您关闭项目时，您不需要看到任务。所以，你会看到你需要的最终项目报告。

这种方法是与文档交互的更自然的方式。它消除了看到你必须完成所有事情的压力。相反，该工具只是为您所处的阶段提供所需的一口大小的块。

这种方法还可以让你不必在脑子里记住一个方法，或者一直查阅手册或指导来了解接下来要做什么。

证明你的项目

该软件还处理项目文档管理的所有细节。它涵盖了:

• 收集和组织你将收集的所有证据和一次性文件
• 对重要的演进文档(如寄存器)进行复杂的版本控制。

获取新内容时，只需打开要放置内容的文档，然后拖放(或使用浏览)。您可以对任何类型的文件进行此操作。然后，Community Edition将保留该文件的副本，以便您与该文档关联。它还会记录你添加它的时间，你可以对文档做笔记，比如来源。

版本控制细节

任何项目文档管理系统都必须能够进行有效的版本控制。在这方面，盒子中的PROJECT类似于文档管理系统(DMS)。

该工具中的任何文件都可以进行版本控制，包括:

• 收集的证据(如果你愿意)
• 将演进的内容，例如:
  • 模板文档，如业务案例或项目定义
  • 注册和日志，比如风险和变更控制

用户可以查看或签出系统中的每个文件。

查看

查看文件会给您一个要读取的副本，但不能对其进行更改。您要查看的版本将始终是系统中可用的最新版本。该文件将被命名为包含项目名称、文件名和版本号。这可能看起来微不足道，但是，当在会议上讨论它们时，知道每个人都在看相同的版本可以节省大量时间。

编辑

如果你想进行下一步，改变你的文件，你可以检查一下。然后你可以对你的文件进行修改，当你准备好了，你可以把它签回。

签回它将存储为一个新版本。不需要记住更改文件名。PROJECT在一个盒子里，它为你做了这一切。

下次任何人查看或检出该文件时，它会自动为他们提供最新的文件。当然，有时您希望返回去查看早期版本。您可以追溯早期版本并查看它们，但永远无法将它们检出。

这是文件的基本配置控制。它使您始终查看和使用最新版本，并将节省您大量的时间。

这对于你的注册表或计划尤其重要，因为你需要经常更新。该工具支持任何文件类型。所以你可以像这样管理你的MS项目计划，或者你可以使用一个免费的项目控制工具Project，规划师．

“审计”这个词不是个贬义词

项目被审计。但它不必像可能的那样令人痛苦……

如果你准备好了，就不会。

有了PROJECT在一个盒子里，现在当你被要求展示的时候就不会麻烦了:

• 批准文件:特定的批准文件或
• 基线批准的业务案例或
• 最新计划

现在您可以很容易地在文件夹结构中找到它。这种自信会让你的审计师很开心。

下一个步骤

你有一个选择:

• 您可以忙着使用计算机上现有的模板和文件夹资源管理器或查找工具。
• 或者你可以在这里注册并下载社区版:https://www.projectinabox.org.uk/registration/

技术的东西

PROJECT in a Box是一个微软Windows应用程序。所以，一旦你把它安装到你的个人电脑或笔记本电脑上，你就可以把它带到任何地方，而且不需要上网来操作它。你甚至可以让它便携，从u盘运行，或者压缩它，如果你愿意，可以通过电子邮件发送给自己(不过你需要一个windows操作系统来运行它)。

如果你是MAC用户，你可以在Parallels或其他windows模拟器上运行它。

由于Community Edition使用文件，您将始终可以访问您的项目文件。你不会把你所有的项目信息都输入到一个突然竖起付费墙的专有系统中。如果你想，你可以随时卸载它，仍然有完全访问你的文件。

付费版本允许通过浏览器或windows界面共享访问服务器上的文件。

你在项目文件管理方面有什么经验?

显然，保持项目文档的组织性是一个好主意。它会让你的生活更轻松，也可能是你项目成功与失败的区别。像项目管理中的大多数事情一样，一些预见性和计划会给你带来比埋头苦干更好的结果。所以，要么使用我们推荐的强文件夹结构，要么使用像Community Edition这样的工具。

我们很想听听你对项目文档管理的看法。和往常一样，我们会回复你在下面留下的任何评论。