项目启动会议:如何让你的下一个项目取得巨大成功

项目启动会议:如何让你的下一个项目取得巨大成功

这是你项目的开始。确定基调并完成工作的一个好方法是主持一个启动会议。

项目启动会议是一件容易做却很难做好的事情。从表面上看,你所需要做的就是召集你的团队,召开一次会议。简单。

真的是这样吗?

在项目启动阶段,你可以实现很多目标,你的首要任务是确定你的优先级:

  • 你需要达到什么目标?
  • 你会专注于哪些任务?
  • 你们要谈什么话题?
  • 你将从项目管理的哪些方面着手?
  • 你将如何安排这次会议?

这些问题很重要,也是本文将要讨论的问题。

项目启动会议:如何让你的下一个项目取得巨大成功

项目启动会议的三种生活

项目启动会议是项目的重要组成部分项目定义项目的阶段。他们有三条命:

  1. 会议前
  2. 会议期间
  3. 会后

如果你想把它做好,你必须同时关注这三个方面。

在你的项目启动会议之前

在准备阶段,您为成功的启动会议奠定了基础。不用说,我希望,你需要:

  • 安排它
  • 找个地点
  • 邀请你的团队

在哪里,什么时候,谁,为什么?

但可能不那么明显的是,需要仔细考虑何时、何地和谁的问题。如果你把这些斑点涂上,就会有很大的不同。然而,这些元素中的任何一个出错都会给你的整个项目带来不利的开端。

所以,在你考虑在哪里、何时、谁之前,先从“为什么”开始吧。“也就是说,你们开会的目的是什么?”

是的,我知道是为了启动你的项目。但是什么才是真正重要的事情呢项目吗?

你不可能在一次会议上做完所有的事情

我们可以很容易地列出你在项目启动时可以实现的事情。但你不可能做到所有这些。例子包括:

  • 熟悉/方向
  • 风险管理
  • 利益相关者识别
  • 团队建设
  • 想法一代
  • 团队合作
  • 范围
  • 规划
  • 等等……

但你不可能做到所有这些。你需要分清轻重缓急,确定什么是最重要的。这将帮助你找到合适的时间、地点和出勤率。

然而,因为这是一个项目启动会议,你在这里默认应该邀请你的整个团队(当时)。

项目启动会议上是否有涉众?

这是一个重要的问题。来自项目团队之外的利益相关者的存在将改变项目启动的性质和动态。

他们将注意力转移到用户身上,让他们知道你将交付什么,因此你的项目是“什么”,而不是“如何”。

这两种方法都很有效,但是你必须对你想要的做出明智的选择。当然,并没有规定说你不能两者兼得——只是议程不同而已。

然而,这又引出了另一个问题:哪个顺序?

  1. 先开团队开球会允许您向团队介绍项目,并允许团队相互介绍。这将有助于团队为涉众的启动会议做准备,并充分利用时间。
  2. 首先是启动会议将把重点放在他们身上,然后让你把你在会议上学到的东西作为你的项目团队启动的有价值的输入。

项目启动的原因:特殊情况

有时候一个项目的开始只是一个项目的开始。但是,有时候,在某些特殊情况下,正确的选择显得尤为重要。

两个具体的例子是从另一个项目经理手中接管一个项目,并扭转一个失败的项目。如果你的项目符合这些情况之一,请看看我们的详细文章:

如何

下一步是计划如何进行会议。你的日程中最重要的部分是什么?你将如何在每个节点上进行会议,以获得最佳结果?混合使用不同的格式和风格总是明智的。例如,你可能会有一个简短的陈述,涵盖背景,以及关于目标的便利讨论。您可能希望有一个白板会议来讨论风险,并让每个人都就关键成功因素发表自己的想法。

提前与人交谈,详细准备。如果有不认识的人出席,一定要知道他们的名字和每个人的一些情况。别忘了准备一些重要的小细节,比如房间里的设备和茶点。

为项目启动做准备:有价值的技能

这里有一些有用的资源,在你的启动会议之前,以提高你的技能:

在项目启动会议期间

大跳蚤的背上有小跳蚤咬它们;
小跳蚤的跳蚤更少,
以此类推,直到无限。

奥古斯都·德·摩根的书悖论的预算, 1872,

再一次地,将项目启动会议本身想象成三个不同的阶段会有所帮助:

  1. 开幕式
  2. 会议的实质内容
  3. 有着密切的

开启项目启动会议

这个阶段的目的很简单:让每个人都感到舒服,并准备好做出贡献。在会议开始时,你有两个主要目标:

  1. 与在场的人建立一种社会联系
  2. 确立了我们存在的意义

匆忙进入“业务”而忽视会议的社交方面是一个很大的错误。人是群居动物。所以要留出时间来欢迎和介绍团队成员。你可以在人们收拾茶点坐下的时候这样做。

原因

除了感觉受欢迎和互相了解之外,这个阶段的会议还有另一个关键因素。人们需要知道他们为什么在这里,发生了什么。列出项目的大致背景,特别列出会议的背景。对于你的项目发起人、主管或客户来说,这可能是一个理想的角色。

项目启动会议的实质内容

现在每个人都准备好了,你可以进入会议的实质内容了。在这里你可以做很多事。这就是为什么你的计划阶段如此重要。如果你试图做所有你能做的事情,你的会议将会很长,散漫,不集中,让你的团队筋疲力尽。如果你已经选择了优先级,并计划好如何处理,那么你就准备好了。

你在启动会议中的角色

你在会议上的角色是促进这个过程,并100%地出现在每个人的面前。这通常意味着让其他人扮演特定的角色,这样你就有时间和精神带宽来倾听、思考和回应房间里发生的事情。

如果你试着做笔记,组织茶点,使用AV技术,以及其他重要但容易分担的任务,你就限制了你做最重要的事情的能力要做的事情。

还有“什么是最重要的”要做的事情。“我的意思是:

  • 与你的团队建立关系
  • 发现问题并反思
  • 确保会议不偏离主题
  • 还要灵活地适应重要的变化
  • 到最后,实现你所需要的

您可以在下面下载的清单中列出了启动会议的内容。他们分为两大类:

  1. 在项目上取得进展
    这些事情包括定义范围、识别风险或考虑利益相关者
  2. 建立团队实践
    这些东西定义了过程,引入了工具,或者设定了您的团队将工作的期望。

项目启动的实质:特定的项目管理主题

在我们的清单中,你会发现一些你可能想在启动会议上做的实际工作的想法。对于这些事情,我们有专门的文章可以帮助你做好准备。它们会提醒你该学科的基础知识

结束项目启动会议

所以,你已经完成了这些事情,你的会议即将结束。现在该做什么?

以开场的风格结束开幕会议:

  • 主动回答任何悬而未决的问题
  • 预示着人们接下来会期待什么
  • 重要的是,感谢他们的出席和参与

在项目启动会议之后

如果你有一个很好的项目启动会议,之后会有很多事情要做。而且,如果你没有;可以说,还有更多的事情要做!

我将把救援场景留到下次讨论。相反,让我们专注于一个好的会议的后续工作。

谢谢你!

重要的事情先做。之后一定要写一封真诚的、激励人心的感谢信。

后续

在表达完感谢之后,你能做的最重要的事情就是做你在会议上说过要做的后续工作。这不仅仅是关于良好的会议礼仪。它是关于为你的整个项目设定基调和文化。

在#项目会议之后,一定要写一封真诚的、激励人心的感谢信。点击Tweet

你可能需要与一些人进行一对一的跟进,或者只是发送一些重要的材料。但我确实有一个绝对的“顶级建议”,关于如何以一种让人们真正阅读它们的方式发送大量的会议记录,并在某种程度上产生巨大的影响。如果你注册了下面的项目启动会议清单,我会在电子邮件中给你建议。

最重要的是,你需要让人们遵守他们的承诺。我们有两个视频可以帮助你解决这个问题:

  1. 会议行动:如何让人们去做
  2. 如何让人们按你说的去做?

沟通

你的项目启动会议首先是一个沟通的练习。所以不要浪费你在会议上建立的任何善意。然后,把任何有价值的信息传达给那些能从中受益的人。这包括:

  • 你的担保人、客户或老板
  • 项目委员会或督导小组
  • 你的利益相关者(那些不在场的人)

创建健壮的项目定义

启动会议是项目定义阶段的一部分。你可能会喜欢我们的项目经理的项目定义工具包-一个创新的课程和资源包,所以你可以把一个混乱的想法,需求和要求,并把它变成一个明确的项目。

你对一个伟大的项目启动会议有什么建议?

请在下面的评论中分享你的想法。

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作者简介迈克·克莱顿

Mike Clayton博士是英国最成功和最受欢迎的项目管理培训师之一。他是14本畅销书的作者,其中4本是关于项目管理的。他还是一个多产的博客作者,并为ProjectManager.com和项目管理协会期刊《项目》撰稿。在1990年至2002年期间,Mike是一名成功的项目经理,领导大型项目团队并交付复杂项目。2016年,Mike推出了在线课程。

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