项目质量管理:你需要知道的原则和实践

项目质量管理:你需要知道的原则和实践

项目质量管理通常感觉是项目管理中不受欢迎的一部分。太多关于项目管理的基础书籍和指南都提到了它,或者只是一笔带过,或者根本没有提到。

在最小的项目中,产品很少,我们可能会认为质量是理所当然的。通过这一点,我的意思是我们可以假设项目经理将审查您交付的所有内容的质量,并确保它是正确的。

项目质量管理:你需要知道的原则和实践

但是,随着项目越来越大,你不能避免主动的质量管理。

因此,在这个项目质量管理指南中,我们将把它分为三个部分。我们将告诉你每个部分是什么,为什么它很重要,以及-最重要的-你需要做什么。

如果你想建立交付高质量产品的声誉,以及满足你的预算和截止日期,你需要掌握项目质量管理。

本文分三部分

  1. 品质管理为何重要
  2. 项目质量管理四个过程
    1. 设计:计划质量管理
    2. 保证:管理质量
    3. 控制:监控、记录和控制质量
    4. 合同:保证质量
  3. 项目质量管理过程摘要

品质管理为何重要

为什么项目质量管理很重要,原因有很多。但我总是认为有一个自私的原因驱使我优先考虑它:

质量反映了我作为项目经理的声誉

当我记得这一点时,我还记得在整个项目生命周期中,我需要把质量放在我思考的最前面。

我想问题是,为什么会这样?

为什么质量会影响我的声誉以及人们对我和我的项目的看法?

1.利益相关者

首先,有涉众的需求、优先级和偏好。他们对你的交付成果质量的看法与他们的期望相匹配的程度将推动他们对你的表现的判断。但是让我们换一种说法。这是相当于客户关怀的项目管理。你越关心你的客户,越能满足他们的需求,他们就越会重视你和你的服务。

2.标准

许多项目还需要符合一套标准。这些可能是:

  • 第三方强加给你的外部标准。例如,政府、监管机构或价值链中的客户等第三方。这些标准可能包括由国际标准化组织(ISO)等认证机构制定的环境、健康和安全标准或业务标准。
  • 由您自己(或您的客户)组织的政策和过程所规定的组织标准
  • 项目、规划或项目组合管理标准PMO(项目、计划或项目组合管理办公室)
  • 为项目选择的内部标准

3.可靠性

你所创造的成果将会持续一生。你或你的组织的声誉会反映在他们的可靠性上。因此,在这段时间内,你的利益相关者得到他们合理的期望是很重要的。

4.物有所值(VfM)

我们稍后将讨论成本和质量之间的权衡。但通常衡量项目及其可交付成果的标准是物有所值。也就是说,对于您的项目所花费的总成本,它们能提供多少价值或利益?如果您设置的质量标准太低,或者您没有达到质量标准,这将对项目的VfM产生不利影响。这可能会导致利益相关者认为它是失败的。

5.利益与价值

物有所值直接与你或你的客户从充分利用你的项目产品中获得的利益联系在一起。收益和成本之间的关系是“价值”——尽管有不同的方法来衡量它。所以,我更倾向于认为“投资回报”或RoI。这是你的CFO或FD(首席财务官/财务总监)可能衡量的。质量会对投资回报率产生影响。

6.项目的成功

我将把这个标题作为许多不同事情的一个大桶,从控制成本和资源使用到用户满意度和满足利益相关者的看法。考虑到相关的成本浪费和返工,顺便说一下,我还想指出这些因素对环境影响的重要性。

质量成本(CoQ)

质量成本(CoQ)是指来自以下方面的财务成本:

  • 一致性成本
    项目期间为避免不合格产品而花费的资金。
    这些可以是防止不符合(QA)或在发布前发现不符合(QC)的成本。
  • 不符合成本
    由于产品不合格而在项目期间和之后花费的资金。
    这些可以是预发布的,因此由您的项目团队发现(有时称为“内部”),也可以是最终用户发现问题的发布后成本(有时称为“外部”)。

下面的图表类似于PMBOK指南(PMI的项目管理知识体系)第6版的图8.5,但并不相同。

项目质量管理-质量成本(CoQ)

时间、成本和质量

通常,关于质量的决定是时间、成本、质量三角之间的权衡铁三角.在项目的开始(我们称之为质量设计),你将确定你想要的质量。你可以设置它来平衡你的需求:

  • 最大限度地降低质量和总体成本
  • 最大化与涉众偏好的一致性

如果您的项目受制于PMO或更广泛的计划或组合的一部分,您可能从一开始就制定了某些质量设计决策。

请注意,这里有一个等效的(但不同的)公式:敏捷三角,即价值、质量和限制。这里的限制是时间、成本和范围。

项目管理学会(PMI)的项目管理知识体系(PMBOK指南),第6版

对我来说,最容易理解的项目质量管理描述是PMI的项目管理知识体系指南,第6版。是的,这是一本枯燥的书,只不过是对你需要知道的事情的整理。但这毕竟是它的目的。

但事实是,很少有其他来源有这么多关于项目质量管理的内容,并提供了你可以用来管理项目质量的工具和技术的全面整理。

然而,我将刻意避免重复PMBOK所说的大部分内容,原因有四个:

  1. 你可以自己读,所以我不会增加什么价值
  2. 这是一个想法的整理,而不是一个“如何做”的指南
  3. 版权——你知道:如果我复制它,他们会起诉我
  4. 现在有了PMBOK指南第七版,接下来我将介绍它

项目管理学会(PMI)的项目管理知识体系(PMBOK指南),第7版

PMBOK 7与之前的指南完全不同,我在我们的文章中全面讨论了新指南:PMBOK指南第七版:回答你的20个最重要的问题

主要的不同之处在于,不同于PMBOK 6,它没有给我们很多关于质量管理实践的信息。它更专注于原则。

在PMBOK 7中,Quality出现在两个地方:

1:项目管理标准中的原则

在这里,质量的特点之一12项目管理原则

原则8
将质量构建到过程和可交付成果中

项目管理知识体系指南,第7版
项目管理学会,2021年

这里列出了质量的不同维度:

  • 性能
  • 整合
  • 可靠性
  • 弹性
  • 满意度
  • 均匀性
  • 效率
  • 可持续性

虽然这个列表忽略了其他方面,如耐用性和设计优雅性,但它确实形成了一个很好的质量“定义”。

2.指南部分中的项目域

PMBOK指南的第二部分包含八个部分项目业绩.Domain 6是交付性能域,它有六个部分。其中有三个主要部分,其中一个是“质量”。

这并不包括任何关于质量管理的指导,而是侧重于对质量成本(CoQ)的详细评估。

项目质量管理四个过程

我们可以将项目质量管理分为四个不同的过程,即:

  1. 决定你想要达到什么样的质量
  2. 确保您符合您设定的质量标准
  3. 检查并记录以确保你做对了
  4. 聪明地购买,得到你想要的

我们可以用一个简单的表格来总结这些。

项目质量管理四个过程

质量管理程序 PMBoK(第6版)等效 简而言之…… 过程描述
品质设计(QD) 计划质量管理(8.1) 决定什么是正确的 为每个交付品建立正确的质量标准。设计可交付成果以满足本标准。计划项目将如何交付并满足这些标准。
品质保证(QA) 质量管理(8.2) 正确处理 保持项目的重心在满足你的质量标准上。使您的活动与组织的质量管理政策和程序保持一致。
质量控制(QC) 控制质量(8.3) 检查你是否正确 监督和审查你的交付成果,以确保在移交之前达到你的质量标准。包括对不符合QD标准的产品的补救程序。记录质量评估结果。
质量合同 采购质量 项目采购管理。3个流程:12.1、12.2、12.3。 仔细指定商品和服务,选择合适的供应商,建立你的关系,积极管理合同。
项目质量管理——四个过程

所以,正如你所期望的,我们将把本指南的主要部分分为四个部分,关于质量:

  1. 设计:计划质量管理
  2. 保证:管理质量
  3. 控制:监控、记录和控制质量
  4. 合同:保证质量

我还在最后添加了一个Process Summary图。

工程质量管理-质量设计-计划质量管理

质量设计:计划质量管理

当涉及到不合格的交付品时,就像你的健康一样,预防胜于治疗。所以我们的目标是在我们的项目中设计质量。

预防胜于治疗。所以我们的目标是在我们的项目中设计质量。点击Tweet

如果你正在为你的PMP或CAPM,然后在项目管理知识体系中,过程8.1计划质量管理将为您提供您需要了解的输入、工具和技术以及输出。

关于高质量设计,你需要了解的最重要的事情是:

  1. 您的每个产品的规格,包括您需要满足的质量标准
  2. 计划如何实现这些标准,使用我们将在本文中介绍的其他三个过程

质量设计

我已经在上面的“为什么质量很重要”一节中列出了您可能需要遵守的标准。你的决定和表达方式将密切取决于你的项目及其可交付成果的性质。

质量管理计划

您还需要一个计划,以确保您的交付成果符合规范中的标准。我建议你们的质量计划包括七个方面:

  1. 涉众的质量期望
  2. 评估质量的标准
  3. 你要达到的质量标准
  4. 品质保证程序
  5. 质量控制程序
  6. 变更控制过程
  7. 团队成员职责

这七件事代表了我们质量计划模板的各个部分。这是我们的50多个项目管理模板之一项目管理模板工具包

您可以在下面下载该模板的PDF版本作为示例。

项目质量计划模板
项目质量计划模板

分为三个阶段,你可以在这里下载你的PDF质量计划…

下载质量计划
工程质量管理-质量保证-质量管理

质量保证:管理质量

质量保证的灵魂是文化重视质量。这是一个:

  • 每个人都知道质量对项目的重要性
  • 他们了解每个可交付产品的质量设计要求
  • 每个团队成员都有一个真正的承诺,以确保交付成果符合他们的规格

因为,正如我们上面所说:预防胜于治疗。

在这种情况下:

预防胜于治疗——#项目#质量保证意味着第一次就把事情做好。点击Tweet

最大的错误是认为QA过程就能保证质量。但事实并非如此。它所做的是创建一个框架,使质量更容易实现。只有当人们遵循流程时,质量才会得到保证!你的QA过程可能涉及:

  • 组件的采购
  • 设备的操作和维护
  • 在开发和产品创建过程中检查和测试
  • 数据的报告和记录
  • 对过程的审计和审查

当然,您需要调整项目的QA过程以适应组织的质量审核过程。

对于长期项目,以持续改进过程为目标。

敏捷

在敏捷项目中,持续改进是思维定式的一部分。在每个sprint结束时的回顾中回顾您的项目质量管理过程

项目质量管理-质量控制-监控记录和控制质量

质量控制:监控、记录和控制质量

如果你不能阻止一个问题,那么退而求其次就是在把它公诸于众之前解决它。

预防胜于治疗,但治疗胜于疾病

当你想到质量成本时(我在上面描述过),发布后的不一致性几乎总是最昂贵的。即使它们不会损害你的声誉,召回并纠正它比修复它并以正确的状态发布它更昂贵。

因此,创建一个质量控制过程来检测和纠正错误,然后再执行交接一个可交付的。即使你没有发现错误,这样做也是有代价的。但总成本通常仍低于未发现故障的成本。

如果你确实发现了一个错误,质量控制过程包括适当的重新加工或重新创建交付品的过程。

在质量控制过程中进行的测试和检查取决于产品的性质。这些测试的严格程度取决于你对失败的容忍度。或者,换句话说,释放前和释放后缺陷的CoQ平衡。

审计

同样,你们可能需要审核流程来审查你们的QC流程是如何工作的。你也会从中学习,不断改进你的QC。再次,调整此审核régime以适合您组织的质量审核程序。

报告

建立报告流程,沟通质量结果和质量符合性的实际成本。

工程质量管理-质量合同-采购质量

质量合同:保证质量

项目管理知识体系在其他方面对质量过程的出色描述的差距是采购所起的作用。任何一个体面的厨师或家庭厨师都会告诉你,如果你想吃高质量的食物,你首先需要的是高质量的食材。项目质量管理也是如此。

PMBoK并不是忽略了采购管理——它确实没有。但在我看来,PMI并没有把两者之间的联系描绘得足够清晰。

这里有一些要素:

  • 准确准确地指定你需要的商品和服务
  • 邀请合适的企业投标
  • 编写好招标文件,并向潜在供应商介绍情况
  • 仔细挑选合适的投标者,而不是犯“挑最便宜的”的大忌。
  • 起草一份有效的合同,为合作伙伴的工作提供正确的激励
  • 打造你们的关系,像伙伴一样一起工作
  • 积极管理合同

您也可能对我们的大型项目采购指南我们的视频:竞争性采购:如何运行招标过程

项目质量管理过程摘要

项目质量管理过程摘要
项目质量管理过程摘要

你对项目质量管理有什么看法?

我们一直很想听听你的想法和问题。请在下面的评论中留言,我们将对您的每一篇文章做出回应。

作者简介迈克·克莱顿

Mike Clayton博士是英国最成功和最受欢迎的项目管理培训师之一。他是14本畅销书的作者,其中4本是关于项目管理的。他还是一个多产的博客作者,并为ProjectManager.com和项目管理协会期刊《项目》撰稿。在1990年至2002年期间,Mike是一名成功的项目经理,领导大型项目团队并交付复杂项目。2016年,Mike推出了在线课程。

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