项目质量管理:你需要知道的原则和实践

项目质量管理:你需要知道的原则和实践

项目质量管理经常让人觉得是项目管理中不受欢迎的一部分。太多关于项目管理的基础书籍和指南要么随口一提,要么根本不提。

在最小的项目中,只有很少的产品,我们可能会认为质量是理所当然的。我的意思是,我们可以假设一个项目经理将审查您交付的所有内容的质量,并确保它是正确的。

项目质量管理:你需要知道的原则和实践

但是,随着项目越来越大,你不能避免积极的质量管理。

因此,在这个项目质量管理指南中,我们将把它分成三个部分。我们将告诉你每个部分是什么,为什么它很重要,以及——最重要的——你需要做什么。

如果你想建立交付高质量产品的声誉,以及满足你的预算和截止日期,你需要掌握项目质量管理。

本文分为三部分

  1. 为什么质量管理很重要
  2. 项目质量管理的四个过程
    1. 设计:计划质量管理
    2. 保证:管理质量
    3. 控制:监控、记录和控制质量
    4. 合同:确保质量
  3. 项目质量管理过程总结

为什么质量管理很重要

项目质量管理很重要的原因有很多。但我总是认为有一个自私的原因驱使我优先考虑它:

质量决定了我作为项目经理的声誉

当我记得这一点时,我也记得在整个项目生命周期中,我需要把质量放在我思考的最前面。

我想问题是,为什么会这样?

为什么质量会影响我的声誉以及人们对我和我的项目的看法?

1.利益相关者

首先,有您的涉众的需求、优先级和偏好。他们对你交付的质量的感知是否符合他们的期望,将决定他们对你表现的判断。但让我们换一种说法。这相当于项目管理中的客户关怀。你越关心你的客户,越关心他们的需求,他们就越看重你和你的服务。

2.标准

许多项目还需要符合一组标准。这些可能是:

  • 第三方强加给你的外部标准。例如,第三方,如政府、监管机构或价值链中的客户。这些标准可能包括环境、健康和安全标准,或由国际标准化组织(ISO)等认证组织制定的商业标准。
  • 由您自己(或您的客户的)组织的政策和过程强加的组织标准
  • 项目、计划或项目组合管理标准项目、计划或投资组合管理办公室
  • 您为项目选择的内部标准

3.可靠性

你所创造的成果将拥有一生的时间。你或你的组织的声誉将反映在他们的可靠性在整个时间。因此,在整个过程中,你的涉众得到他们合理期望的东西是很重要的。

4.物有所值

我们稍后将讨论成本和质量之间的权衡。但通常情况下,项目及其可交付成果的衡量标准是物有所值。也就是说,对于您的项目所花费的总成本,它们交付了多少价值或效益?如果您将质量标准设置得太低,或者错过了质量标准,这将对项目的VfM产生不利影响。这可能导致利益相关者认为它是失败的。

5.好处和价值

性价比直接与您或您的客户从您的项目产品中获得的好处挂钩。收益和成本之间的关系是“价值”——尽管有不同的衡量方法。所以,我更倾向于认为“投资回报”或RoI。这是你的CFO或CFO(首席财务官/财务总监)可能衡量的。质量也会对RoI产生影响。

6.项目的成功

我将使用这个标题作为一个大的桶,包括许多不同的事情,从控制成本和资源使用到用户满意度和满足涉众的看法。考虑到与之相关的成本浪费和返工,顺便说一下,我还想指出这些因素对环境影响的重要性。

质量成本(CoQ)

质量成本(CoQ)是指来自以下方面的财务成本:

  • 一致性成本
    项目期间为避免不合格产品而花费的资金。
    这些成本可以是防止不符合(QA)或在发布前发现不符合(QC)的成本。
  • 不符合成本
    由于产品不合格而在项目期间和之后花费的钱。
    这些费用可以在发布前由项目团队发现(有时称为“内部”),也可以在发布后由最终用户发现(有时称为“外部”)。

下面的图表与项目管理知识体系指南(PMI的项目管理知识体系)第6版的图8.5相似,但不相同。

项目质量管理-质量成本(CoQ)

时间、成本和质量

通常,关于质量的决定是在时间、成本、质量三角关系中权衡的结果铁三角.在项目的开始(在我们称为质量设计的过程中),您将确定您想要的质量。你将设置这个来平衡你的需求:

  • 最大限度地降低质量和整体成本
  • 最大限度地符合涉众偏好

如果您的项目受制于项目管理办公室(PMO)或更广泛的计划或组合的一部分,您可能从一开始就制定了某些质量设计决策。

注意,有一个等价的(但不同的)公式:敏捷三角价值、质量和约束。这里的限制是时间、成本和范围。

项目管理学会(PMI)项目管理知识体系(PMBOK指南),第6版

对我来说,对项目质量管理最容易理解的描述是PMI的项目管理知识体系指南,第6版。是的,这是一本枯燥无味的书,只不过是你需要知道的东西的整理而已。但这毕竟是它的目的。

但事实是,很少有其他来源有这么多关于项目质量管理的内容,并提供了您可以用于管理项目质量的工具和技术的综合整理。

然而,我将刻意避免重复项目管理知识体系所说的大部分内容,原因有四:

  1. 你可以自己读,所以我不会增加什么价值
  2. 这是一个想法的整理,而不是一个“如何”指南
  3. 版权——你知道的:如果我抄袭,他们会起诉我
  4. 现在有了项目管理知识体系指南第七版,下面我将介绍

项目管理学会(PMI)项目管理知识体系(PMBOK指南),第7版

项目管理知识体系7与之前的指南截然不同,我在文章中全面讨论了新指南:项目管理知识体系指南第七版:回答你的20个最重要的问题

主要的不同之处在于,与项目管理知识体系6不同,它没有给我们很多关于质量管理实践的信息,因为它在本文中影响了我们。它更注重原则。

在项目管理知识体系7中,质量出现在两个地方:

1:《项目管理标准》中的原则

在这里,质量特征在其中12项目管理原则

原则8
将质量构建到过程和可交付成果中

项目管理知识体系指南,第7版
项目管理学院,2021年

下面列出了质量的不同维度:

  • 性能
  • 整合
  • 可靠性
  • 弹性
  • 满意度
  • 均匀性
  • 效率
  • 可持续性

尽管这个列表忽略了其他方面,如耐用性和设计优雅性,但它确实形成了质量的一个极好的“定义”。

2.指南部分中的项目域

项目管理知识体系指南的第二部分包含8个部分项目绩效.域6是交付性能域,它有六个部分。其中三个是主要部分,其中一个标题是“质量”。

它不包括任何关于质量管理的指导,相反,它集中于对质量成本(CoQ)的详细评估。

项目质量管理的四个过程

我们可以将项目质量管理分为四个不同的过程,即:

  1. 决定你想要达到什么样的品质
  2. 确保你达到你设定的质量标准
  3. 检查并记录以确保你做对了
  4. 明智地购买,得到你想要的

我们可以用一个简单的表格来总结这些。

项目质量管理的四个过程

质量管理过程 项目管理知识体系(第6版)等效 简而言之…… 过程描述
品质设计(QD) 计划质量管理(8.1) 决定什么是对的 为每个交付品建立正确的质量标准。设计交付物以满足该标准。计划项目将如何交付并满足这些标准。
品质保证(QA) 管理质量(8.2) 正确的做法 让项目的重点放在满足您的质量标准上。使您的活动与组织的质量管理政策和程序保持一致。
质量控制(QC) 控制质量(8.3) 检查你是否答对了 监督和审查您的交付成果,以确保您在交付它们之前已经达到了质量标准。包括对不符合QD标准的产品的补救程序。记录质量评估结果。
质量合同 采购质量 项目采购管理。3个流程:12.1、12.2、12.3。 仔细指定商品和服务,选择合适的供应商,建立关系,积极管理合同。
项目质量管理——四个过程

所以,正如你所预料的,我们将把本指南的主要部分分为四个部分,关于质量:

  1. 设计:计划质量管理
  2. 保证:管理质量
  3. 控制:监控、记录和控制质量
  4. 合同:确保质量

我还在最后添加了一个过程总结图。

项目质量管理-质量设计-计划质量管理

质量设计:计划质量管理

当涉及到不合格的交付物时,就像你的健康一样,预防胜于治疗。所以我们的目标是在我们的项目中设计质量。

预防胜于治疗。所以我们的目标是在我们的项目中设计质量。点击推特

如果你正在为你的PMP或CAPM,然后在项目管理知识体系中,过程8.1计划质量管理将为您提供您需要了解的输入、工具和技术以及输出。

关于质量设计,你需要知道的最重要的事情是:

  1. 您的每个产品的规格,包括您需要满足的质量标准
  2. 计划如何实现这些标准,使用我们将在本文中介绍的其他三个过程

质量设计

在上面的“为什么质量很重要”一节中,我已经列出了你可能需要遵守的标准。你的决定和表达方式将密切取决于你的项目及其可交付成果的性质。

质量管理计划

您还需要制定一个计划,以确保您的可交付成果符合您的规范中的标准。我建议你们的质量计划包括以下七个方面:

  1. 涉众的质量期望
  2. 评价质量的标准
  3. 你们要达到的质量标准
  4. 品质保证程序
  5. 质量控制程序
  6. 变更控制过程
  7. 团队成员的职责

这七件事代表了我们的质量计划模板的各个部分。这是我们的50多个项目管理模板之一项目管理模板套件

您可以下载该模板的PDF版本作为示例,如下所示。

工程质量计划范本
工程质量计划范本

分为三个阶段,你可以在这里下载你的PDF质量计划…

下载质量计划
项目质量管理-质量保证-质量管理

质量保证:管理质量

质量保证的灵魂是文化重视质量。这是一个:

  • 每个人都知道质量对项目的重要性
  • 他们了解每个交付品的质量设计要求
  • 每个团队成员都有一个真正的承诺,以确保可交付成果符合他们的规范

因为,正如我们上面所说:预防胜于治疗。

在这种情况下:

预防胜于治疗——#项目#质量保证意味着第一次就做好。点击推特

最大的错误是认为QA过程可以保证质量。事实并非如此。它所做的是创建一个框架,使质量更容易实现。只有当人们遵循这个过程时,质量才会得到保证!你的QA过程可能涉及到:

  • 采购和采购零部件
  • 设备的操作和维护
  • 在开发和产品创建过程中的检查和测试
  • 数据的报告和记录
  • 过程的审核和评审

当然,您需要调整项目的QA过程,以适应组织的质量审计程序。

对于长时间的项目,以过程的持续改进为目标。

敏捷

在敏捷项目中,持续改进是思维定式的一部分。在每个sprint结束时的回顾中回顾您的项目质量管理过程

项目质量管理-质量控制-监控记录和质量控制

质量控制:监控、记录和控制质量

如果你不能预防一个问题,那么退而求其次的办法就是在公开之前解决它。

预防胜于治疗,但治疗胜于疾病。

当你考虑质量成本时(我在上面描述过),发布后的不合格几乎总是最昂贵的。即使它们不会损害你的声誉,召回一个可交付产品并纠正它比修复它并以正确的状态发布它的成本更高。

因此创建一个质量控制过程来检测和纠正错误交接交付物。即使你没有发现任何错误,这样做也是有代价的。但总成本通常仍低于未检测到的故障的成本。

如果你确实发现了一个错误,QC过程包括适当的重做或重新创建交付品的程序。

你们在质量控制过程中进行的测试和检查将取决于你们产品的性质。这些测试的严格程度取决于你对失败的容忍度。或者,换句话说,就是发布前缺陷和发布后缺陷的CoQ的平衡。

审计

再一次,你们可能需要审核过程来审查你们的QC过程是如何工作的。你也会想要从中学习,不断提高你的质量控制。同样,调整审计régime以适应您组织的质量审计程序。

报告

建立报告流程,沟通质量结果和质量符合性的实际成本。

项目质量管理-质量合同-质量采购

质量合同:保证质量

项目管理知识体系对质量过程的描述在其他方面都很出色,但其差距在于采购所起的作用。任何一个体面的厨师或家庭厨师都会告诉你,如果你想要高质量的食物,你首先需要的是高质量的食材。项目质量管理也是如此。

这并不是说项目管理知识体系忽略了采购管理——事实并非如此。但在我看来,PMI并没有把两者之间的联系画得足够清楚。

这里有一些元素:

  • 精确地指定你需要的商品和服务
  • 邀请合适的企业提交投标书
  • 撰写良好的招标文件,并向潜在供应商介绍情况
  • 仔细选择合适的投标人,而不是犯下“选择最便宜的”的罪恶。
  • 起草一份有效的合同,为合作关系提供正确的激励
  • 打造你们的关系,作为合作伙伴一起工作
  • 积极管理合同

您也可以对我们的巨型项目采购指南我们的视频:竞争性采购:如何运行招标过程

项目质量管理过程总结

项目质量管理过程总结
项目质量管理过程总结

您对项目质量管理有什么看法?

我们总是喜欢听你的想法和问题。请在下方留言,我们将对您的每一份贡献做出回应。

关于作者迈克·克莱顿

Mike Clayton博士是英国最成功和最受欢迎的项目管理培训师之一。他是14本畅销书的作者,其中包括4本关于项目管理的书。他还是一个多产的博主,为ProjectManager.com和Project(项目管理协会杂志)撰稿。从1990年到2002年,Mike是一名成功的项目经理,领导大型项目团队并交付复杂的项目。2016年,Mike推出了在线视频课程。

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