项目状态报告初学者指南

仅仅交付项目是不够的。你还需要让别人知道。这意味着 l掌握跟踪进度和项目状态报告的基本知识。

项目发起人、团队成员和涉众都需要定期报告项目状态。这让他们能够追踪你项目的发展势头。这会让他们对你有信心。他们想要这样，而你也需要。

因此，在本周的指南中，我们邀请Ben Aston告诉我们所有关于项目状态报告的事情。本是的创始人数字项目经理．十多年来，他一直在顶级机构处理客户关系。他还为许多领域的大品牌提供了数字项目。其中包括汽车、公用事业、快速消费品和消费电子产品。(快消品:快速消费品)

那么，什么是项目状态报告?

“项目进度报告”可以指很多东西。例如:

• 检查和记录基本信息，如工作时间或预算支出。
• 提供特定任务需要多长时间才能完成的最新时间表。

项目经理使用报告让人们了解情况:

• 项目团队
• 赞助机构及项目委员会
• 客户或顾客
• 其他利益相关者

状态报告是项目监控的一部分。这是在 实现,或者说交付，阶段。

你已经做了所有的准备和计划。现在你正在取得进步，并监控你的成功和挑战。监视和控制过程 是如果有什么东西不工作，纠正你的项目是至关重要的。这就是跟踪和报告如此重要的原因。

为什么重要?

进度报告有很多好处。其中包括:

• 识别风险
• 成本分析
• 关键信息的可见性
• 维护控制
• 从过程中学习
• 问责制

分享进度会让你的客户和团队确信一切都在正轨上，并在预算之内。

定期的进度报告也有助于保持沟通渠道的畅通。如果某事需要批准，或者出了差错，你会很高兴的。您的项目报告过程可以帮助建立关系以及管理期望。

我要讲的内容

我将在这里介绍项目状态报告的两个不同方面:

1. 状态报告．这些通常是书面的或可视化的。您将定期与涉众分享它们。
2. 状态会议．这些可能不太频繁。但是这些会议包括面对面的会议，允许参与的每个人进行更多对话。

两者对项目过程都很重要。

第一部分:项目状态报告

从根本上说，项目状态报告是您进度的记录。他们让各方对彼此和整个项目负责。

你将在一个常规循环中创建和分发它们:

• 每周
• 每两周
• 每月
• 或者你、你的团队和你的客户达成一致的日程安排。

然而，它们不仅仅是生产力检查。状态报告可以帮助您减轻风险，并在事情失控之前纠正方向。

什么是项目状态报告?

状态报告可以是单个项目，也可以是一系列正式和非正式的说明，共同传达以下重要细节:

• 进步
• 挫折
• 预测,
• 未来的计划

您可以使用简单的图形使信息便于读者理解。例如:

• 可以用RAG运行状况指标标记单个任务
• 使用动态时间轴来显示您在项目过程中的位置

构建状态报告的方法没有对错之分。但我将在下面介绍一些最佳实践。你会发现每个团队，项目，和 客户端会想要一种不同的报告方式。

如何以及为什么使用状态报告

项目状态报告的一个好处是将你的工作与客户的期望联系起来。
从一开始，一份好的状态报告将:

• 定义项目的工作流
• 充分利用当前时间表中的任何弹性
• 突出项目间的依赖关系(例如，任务之间或不同部门之间)
• 跟踪资源使用情况
• 绘制并从任何错误或航向修正中学习，以及
• 强化持续的(有时是不断变化的)截止日期

从哪里获取数据

项目调度工具可以帮助您获取实时信息。这将允许您构建动态状态报告，反映从:

• 单独的任务
• 一个完整项目的大图

您可以从专用软件中提取自定义报告，或者收集自己的数据并根据需要绘制图表。大多数组织都在寻求一种平衡 两种，以制定最适合他们需求的报告类型。

如何写一份好的报告

如何写一份好的状态报告?这里有9个建议让你开始。

1.裁缝向每个客户报告

这可能听起来很明显，但重申一下是件好事。每个客户心里都有自己的优先事项。因此，您的状态报告必须满足这些期望。以下是客户想要或需要的一些典型例子:

• 每项任务所花费的时间和金钱
• 你如何达到他们的目标数字(比如社交参与度)
• 与预算或进度计划相违背的表现
• 每个潜在的风险和回报场景的大纲，这样你就能感觉自己在控制过程

当然，有些人想要以上所有——甚至更多!

所以，当你开始一个项目时，问问你的客户什么对他们来说是最紧迫的。它可能是关键的测量、统计数据或具体的问题。然后，用你的项目状态报告来增强他们在这些方面的信心。

顺便说一下，从标准的模板报告格式开始并没有什么问题。如果你以前使用过它——特别是在类似的项目中——这是一个很好的捷径。但这里要传达的信息是，这应该只是你的起点。您应该始终根据您和客户的特定需求调整模板。

2.保持简短而温馨

有时间阅读每周10页状态报告的客户很少。

尊重别人的时间。确保你传达的信息对他们来说是有用的、可操作的。对于正在进行的状态报告，尽量将它们控制在一页或更少。迅速大纲:

• 突出了
• 暗色
• 是否需要采取任何行动(例如批准增加预算)。

3.把它分成易于识别的部分

首先,这 给让读者的眼睛休息一下，让你的报告更具可读性。但第二，如果同一份报告要传达给多人，这是有帮助的。

为什么?

每个收到你的状态报告的人可能有不同的兴趣或专业领域。确保你的文章清晰易懂，让读者无需从头到尾通读一遍，就能轻松找到他们想要的东西。

4.在上下文中定义技术术语

不是所有的客户或利益相关者都完全熟悉所有的行话。所以，不要以为他们会完全理解。

用简单易懂的语言为他们解释清楚。并在有用的地方给出定义。此外，如果你使用首字母缩略词，第一次使用时就把它们拼出来。即使人们以前听过，你也不想让他们去寻找答案。

5.列出目标(以及它们与大局的关系)

目标可以随着项目的发展而改变。为了使状态报告正确工作，它必须根据特定的目标和里程碑给出项目状态。

所以，在你的报告中明确这些，以确保每个人都在同一页上。使用您已经与涉众达成一致的语言来陈述这些目标。这样，你的客户会感到被倾听和理解。然后，尽可能多地将你的状态更新与这些目标联系起来。

6.同时考虑短期和长期计划

你的报告需要涵盖与你的项目相关的所有时间范围。通常，你会关注近期的事情。但是良好的项目状态报告需要提醒读者注意趋势，使他们能够尽早采取行动解决未来的问题。

7.为变化的情况留出空间

没有上下文的状态报告是没有帮助的。因此，一定要提到内部或外部环境的任何变化。这将允许读者正确评估你的信息，并做出可靠的决定。

8.可视化你的数据(比如甘特图)

人们喜欢图片。你能展示得越多越好，而不是说得越多。当然，有些图形表示形式需要时间来理解。所以，如果你正在使用复杂的图像，我建议你花点时间与你的利益相关者在一起，帮助他们熟悉你的图形。这样，他们就可以:

• 轻松阅读
• 从中得出正确的解释
• 问好问题

9.报告的方式和时间要一致

首先，有规律的循环设定读者的期望。他们可以制定计划。其次，它还允许你为你的项目计划一个有规律的节奏——项目的心跳。

免费的OnlinePMCourses项目管理基础课程是指项目的心跳“交付你的项目”模块。

然而，不要害怕不时地回顾你的报告周期。如果您的项目改变了进度或到达了关键时期，您可能希望更频繁地报告。或者，如果它进入一个缓慢而稳定的阶段，你可能想要更少的报告。

第二部分:状态会议

很多人喜欢面对面交流的感觉。他们发现这是一种比简单地阅读报告更有效的沟通方式。它让人们:

• 问问题
• 实时听到队友和同事对他们的回应
• 讨论和集思广益
• 建立关系

有效的会议也很重要，还有其他原因。这些写的不太好，比如:

• 冲突管理
• 反馈
• 决策

状态会议将增强您的项目状态报告过程。在极少数情况下，你的客户可能只希望你提供其中一种:报告或会议。在大多数情况下，您将希望使用两者的组合。

• 状态报告往往更频繁，而且需要很少的时间。
• 状态会议通常会占用你工作的大部分时间。但它们确实提供了深入研究每个问题的选项。

项目状态会议包括哪些内容

会议需要提前预定时间和地点。这可以是身体检查或者 一个虚拟的会议。它允许亲自更新状态。

组织一次会议比组织一份书面报告更具挑战性。因为它需要每个人从繁忙的日程中抽出一点时间来聚在一起。

任何在组织环境中工作过的人都能体会到这有多么具有挑战性。然而，状态会议是至关重要的宝贵资源。它们通常是非常值得你投入时间和精力的。

状态会议的方式和时间

在可能的情况下，在任何项目开始的时候都要安排反复的状态会议。如果每个人都知道每个月的第一个周二是你的状态会议的空闲时间，这将为你省去以后的很多麻烦。

不过，这并不总是可能的。即使是预先安排好的活动也会因为意想不到的日程冲突而被迫取消:

• 危机
• 商务旅行
• 家庭紧急情况
• 疾病
• 诸如此类

然而，总是问不舒服的人真的需要在场。
你一定会发现会议将成为你客户关系中有价值的一部分。你有很多选择:

• 在人
• 电话
• 视频会议
• 电子会议(Skype, Zoom，谷歌Hangouts, Facetime)

为什么要开状态会议

状态会议让你有机会亲自展示你的数据，让信息与人面对面。

为什么这很重要?它可以增强你对项目的信心，特别是在解决风险或担忧时。一份基于文本的状态报告可能会给人一种技术官僚主义、枯燥乏味和漠不关心的感觉。但是，面对面的演讲可以加强你对项目的投入。你可以表现出你关心每一个问题和路上的挫折。

状态会议也给客户一个机会来回应你的观点。这可能会以问题的形式出现，比如:

• “你能解释一下X的意思吗?””或
• “你能试试X或Y吗?”或甚至
• “我担心X，你能证明你的选择是正确的吗?””

这些可能是你没有考虑过的问题，或者是你认为不相关的信息。无论哪种方式，只要你关注，它都会对你的未来有价值。

优先级

这种实时互动可以让你一窥客户的想法:

• 是什么让他们这么做的?
• 他们关注什么?
• 他们的知识缺乏在哪里?
• 他们的知识在哪里突出?
• 他们最关心的是什么?

这些考虑可以帮助你更好地调整你的沟通，以满足他们的独特需求。

个性

这种类型的会面也会帮助你收集个性类型和怪癖的细节。

• 有人痴迷于数字，而有人喜欢细致入微的叙述吗?
• 一个人更喜欢视觉信息而另一个人更喜欢口头信息吗?

你可以，也应该在状态会议上问这些问题。

个人的影响

最重要的是，状态会议让你推销自己和你的想法。你被选来做这个项目是有原因的。你有一些东西可以展示出来，状态会议是你发光的机会。状态会议是你展示自己专业能力的地方。你可以富有创造力、能言善辩、精力充沛、乐观、兴奋和热情。这些都是不容易测量的东西 最好的描述面对面。

成功秘诀

保持简洁明了

提前计划你的项目状态会议。然后按照你的计划行事。你不想扼杀好的c o聊天，但要与话题相关。把其他问题搁置一边，除非有迫切的理由不这样做。

优雅地处理问题

问题就是问题，而不是挑战你的权威。而担忧对于提出担忧的人来说很重要。所以，防御性反应不仅仅是浪费时间。这是不合适的，而且会损害你的职业地位。仔细倾听，冷静回应。

承认你不知道所有的答案(但有一个获得答案的计划)

如果你不知道，就说出来。知道所有的答案不是你的工作。但这并不是准备不足的理由。
但是，知道如何得到答案是你的工作。因此，要保证你有一个流程可以遵循，并为全面回复提供一个严格的最后期限。

留点时间寒暄寒暄，互相了解一下

“我们没时间了!”
是的，你需要。这不会花很多时间。建立关系是至关重要的:

• 在开始时留出聊天的空间
• 把新人介绍给团队，还有
• 早点结束，这样大家就可以非正式地讨论会议

结论

你如何证明你工作的价值?
你如何定义成功和调解失败?

这些是任何项目的必要组成部分。

毫无疑问，在您的项目管理职业生涯中，您将需要状态跟踪、报告和会议。能够创建一份专业状态报告或会议是一项宝贵的技能。这将对你与客户甚至你自己的团队建立专业关系大有帮助。永远不要低估通过报告或会议来更新状态的力量。

你对项目状态报告有什么看法?

迈克和本很想听听你的想法，我们会回复你留下的任何评论。

如果你喜欢这篇文章，你可能也会喜欢本在他自己网站上的一篇配套文章:“用状态报告保持项目进度”．

我们的大部分文章都是由OnlinePMCourses的创始人Mike Clayton撰写的。他还在ProjectManager.com上发表了大量文章。所以，如果你对这篇文章感兴趣，我们鼓励你去看看他们的项目报告软件．