如何举办一个真正伟大的项目会议

如何举办一个真正伟大的项目会议

是不是有时候你的生活就像是从一个项目会议到下一个项目会议的漫长跋涉。好像在下一个之前,你几乎没有时间做任何事情。

如果这还不够糟糕,那么有多少项目会议是真正有价值的呢?

我知道我们会说“好会议”但我们不是这个意思。我们的意思是“那不是一次很好的会面”

PMI人才三角-领导力

但正是因为你在项目会议上花了太多时间,因为它们有可能成为一个成功项目的重要组成部分,所以你需要学习如何举办一个真正伟大的项目会议。

我最近写了一篇关于项目会议的文章每周时事通讯,烫金“好的项目会议不是偶然发生的”.这得到了很好的回应,所以我想我应该展开它。

在我们开始之前……

以下是视频形式的总结:

关于一个好的会议的建议

我一开始就宣称“我们都见过没完没了的会议提示列表。”.但也许你没有。有很多这样的工具,所以让我们从最基本的开始。我将总结所有合理合理的会议建议,你可以从网上的大量文章中得到。

有一个目标

我希望,在所有人中,你不需要这个建议。你是项目经理。当然,你的项目会议将有一个目标。

但关键是要确保你邀请的每个人都知道这一点。这很有帮助,因为他们可以更好地:

  • 评估参加会议是否充分利用了他们的时间
  • 为会议做准备
  • 调整并为之贡献力量

提前制定一个议程

如何举办一个真正伟大的项目会议

如何举办一个真正伟大的项目会议

有一些项目会议形式不需要——也不应该——提前制定议程。我曾经为一个叫做“工作组”的大项目召开过一次高层团队会议。我把议程写在白板上,一边倒咖啡。会议的目的是解决当前最紧迫的问题。所以我们的“提前”议程就是解决这些问题。但我们在那里制定了真正的议程,并使其完全与时俱进。在列出主题后,我们会投票决定优先次序,并按顺序处理它们,直到90分钟结束。在结束前五分钟,我们会分享任何未解决的问题,以便在线下解决。

但是,公平地说,大多数会议都需要一个议程,你应该提前发布它。它需要:

  • 说明会议的目标
  • 设定讨论的顺序
  • 注意时间和地点
  • 指定一预备做准备

邀请合适的人

我希望这不用多说。人们经常忘记的是,这不仅仅意味着记得邀请所有正确的人。这也意味着只邀请合适的人。要无情地减少数量。你会:

  • 减少会议上浪费的时间
  • 避免浪费人们的时间,他们不需要参加
  • 在人数较少的参与者中加强责任

基本规则

真的吗?这一切都让人感觉有点“咨询”。我更愿意假设我们都是相当成熟的人,但如果有不好的行为,我会轻轻地提醒人们。然而,我知道在某些文化中,你需要为你的项目会议建立一套基本规则,所以以下是需要涵盖的内容:

  • 开始时和休息后立即开始
  • 如果你需要打电话或接电话,请出去
  • 只在开会时使用设备(比如做笔记)
  • 恭敬地倾听,避免凌驾于他人之上
  • 保持开放和诚实
  • 每个人都应该参与
  • 继续讨论当前的话题

开始时间

不管是不是基本规则,这一点对我来说都很重要——尽管我知道在某些文化中它并不那么重要。我确实认识一位高级经理,他通过在出发前锁门的方法,重新训练他的团队准时到达。

如果你要尊重开始时间,你也必须准备好尊重人们的其他承诺,并按时完成

不要取消例会

如果你不能参加,你的项目会议还会如期举行吗?

它应该。
如果有,我就叫它a项目团队会议的

如果你取消了不能参加的会议,那我就称之为“项目经理会议”

确保每个人都能做出贡献

如果你正在主持一个会议,你有责任让你邀请的每个人都参与到对话中来。

每个人参与的价值是三重的。你让他们:

  1. 订婚——他们觉得自己是团队的一部分,团队也觉得他们参与其中
  2. 承诺——我们很难回避自己做出的决定和计划
  3. 集体智慧-更多的思想意味着更好的解决方案和更有力的决策

使用停车场以避免偏离轨道

如果你想很好地利用你的时间,保持注意力集中是很重要的。

所以,如果有人在你正在讨论的话题之外引入了一个次要的话题,把它公开记录在公告板上。这经常被贴上“停车场”的标签。在随后的会议中,评估新话题是否重要和紧急到值得改变议程,这样你就可以考虑了。如果没有,在会议结束时,回顾你的停车场项目,并将它们分配给会议参与者,以解决。

边走边总结和总结

在每个实质性讨论的最后,总结:

  • 这个小组分享了多么重要的信息啊
  • 你所做的任何决定
  • 人们承诺的阿克顿
  • 待后期解决的未决问题(以及解决机制)

在黑板上写下你的行动

我喜欢把动作记录在黑板上让大家看。我也喜欢在我们同意行动的时候分配他们。

保持移动

让你的会议继续进行,这样人们就不会感到无聊,也不会在精神上走神。

AOB的棘手问题

国内企业:任何其他业务

有些人喜欢把它作为一种处理热门话题的机制,这些话题在你设定议程后或在会议中突然出现。

另一些人则认为AOB是对草率的议程设置的修正。

无论您的喜好如何,对于项目会议,我喜欢在会议结束时分配一个简短的位置,让任何人问任何问题。我通常会限制这些问题,以确保它们有真正的价值,我会说这样的话:

在我们离开之前,有没有什么问题最适合由这群人来回答?”

这将它们视为迫切而重要的问题,需要我们所有人都参与其中。

我也喜欢提前结束,这样人们在下一次承诺之前有一些时间进行一对一的谈话。

跟进

把会议记录下来,但要简短明了:“分钟行动”

  • 我们做了决定
    与实现步骤……
  • 开放的问题
    以及你打算如何推进它们)
  • 按个人列出的行动
    与最后期限…

然后,至关重要的是,如果这是你的会议,那么你就有责任采取行动。

这些你都做了吗?

我的许多有一定项目经验的读者会想:

我去过那里,做过那种事!”

所有这些建议都假设您的项目会议遵循一个相当标准的模式。

但是你有多少次坐下来,在一个安静的地方,有足够的时间,设计你的项目会议?

什么?设计一个项目会议?

如果我说你需要一个为期两天的研讨会,我希望你留出2到10天的时间来设计和计划它。

这很重要。也许6到12个人会投入几天的时间。工作坊需要产生成果。

但项目会议吗?他们只有一个小时…

最多90分钟。

但是关于这件事……

假设一个月一个小时。

或者每两周一个小时。

或者甚至一周一个小时。

你的项目要多长时间?

六个月?

一年……

…或两个?

让我们考虑一个18个月的项目

对于我过去管理的那种商业项目来说,这是一个合理的平均水平。也许对你来说也是。

我假设你有一个六人的项目团队,每个月开会一次。

而且每次会议持续一个小时…

超过100个工作小时。

这和参加为期两天的研讨会的六个人差不多。

对于许多项目,这些数字都是较低的,所以您可以替换自己的数字。

现在你明白我的意思了吧?

在你的#项目过程中,你为什么不花几天时间来设计和审查你的项目会议呢?点击微博

设计项目会议

项目会议只是一系列的对话。那么,你的工作就是弄清楚你需要什么样的对话,然后想好如何确保对话顺利进行,并以尽可能高效的方式达到你想要的结果。

所有的对话都需要三个常见的要求:

  1. 营造良好的环境
    你需要一个适合你需要的谈话类型的场所和布局
  2. 提供你需要的资源
    有什么工具可以确保工作效率不受影响?
  3. 让人们参与进来以确保参与
    每个人在谈话中都有自己的位置,所以如果你没有从他们那里得到贡献,你就失败了

对话的可能性

当你的目标是创造性思维、创新或解决问题时,这些都是你需要的对话。

  1. 一个轻松有趣的环境是理想的
  2. 你需要各种各样的纸、纸板、彩色笔、样品,甚至玩具
  3. 研究技术,产生,增加和完善的想法

对话的机会

这些是分析性的对话,可以测试和验证想法,并做出决定。

  1. 更正式的环境会鼓励严谨和责任感
  2. 您需要访问数据来源,以及计算和测试方法
  3. 分析和研究决策方法

行动的对话

这些是你取得进展和完成事情的对话。

  1. 你的环境和风格需要传达目的性。足够放松,让人们感到舒服,但又足够正式,提醒他们自己的严肃目的
  2. 你需要适合手头工作的工具和材料
  3. 要清楚每个人的角色是什么,以及最终结果应该是什么样子

对话的关系

这些对话可以建立和加强团队成员之间的关系。他们也是你传递高质量信息的谈话类型。这必须超越您可以通过电子邮件、slack或协作工具轻松传递的简单信息。

  1. 创造一个让人感觉舒服的环境
  2. 这种对话需要的资源较少。最重要的元素将是任何有助于吸收信息的资源。训练就是这种对话的一个例子。
  3. 你需要让这些信息与每个人相关。因此,要做到这一点,就要清楚它的意义和含义。

对话的仪式

我们有这样的会议,因为我们一直有这样的会议。它们没有任何真正的用途。就算他们有过,大家也都忘了那是什么。我们现在去参加每一个会议,知道这将是浪费我们的时间。我们让他们意识到这是真的,我们应该有勇气拒绝邀请。

如果你负责的项目会议只不过是一场例行公事般的对话,你有两种选择:

  1. 取消它
  2. 改变它:利用时间做一些有价值的事情

不过,平心而论。这些例行的会议在组织中“照常工作”的部分更为常见。项目和项目经理倾向于保持更高层次的关注。但我们都会时不时地犯错!

你的项目会议经验是什么?

请在下方分享你的想法和经历。我们很想听听你的建议,怎样才能把项目会议办好。

了解更多

网上有很多关于会议的老文章。它们几乎涵盖了上面关于成功会议的部分或全部建议。但是,我确实找到了一篇我认为非常棒而且有点不同的文章。所以,一定要看看“成功召开项目状态会议的秘密!”丹娜·布朗利在PMI.org

关于作者迈克·克莱顿

Mike Clayton博士是英国最成功和最受欢迎的项目管理培训师之一。他是14本畅销书的作者,其中包括4本关于项目管理的书。他还是一个多产的博主,为ProjectManager.com和Project(项目管理协会杂志)撰稿。从1990年到2002年,Mike是一名成功的项目经理,领导大型项目团队并交付复杂的项目。2016年,Mike推出了在线视频课程。

跟我来:
>
Baidu
map