稳健项目决策的基本指南

新项目经理面临的挑战之一是项目决策。我们很容易发现源源不断的小决定让人不知所措。但事情远不止如此。有些决定是重大的，要使它们正确就需要良好的治理。

项目决策的双重挑战

所以我们有两个项目决策的要求:

1. 需要在问责制、透明度和方法方面做到正确，以满足良好治理的需要
2. 快速做出项目决策的需求，满足对速度的需求，这样你就不会耽误进度。

在这篇文章中，我们将关注良好的、健壮的、负责任的项目决策的需要。在下周的文章中，我们将看看如何满足对速度的需求，并在匆忙中做出好的决定。

项目决策过程概述

从表面上看，项目决策过程很简单:

• 定义要解决的问题或要做的决定
• 做出决定
• 实现它

但是正如下面的流程概述所示，还涉及更多步骤。

为一个坚定的决定做好准备

就像生活中的很多事情一样，特别是项目管理，良好的准备对一个成功的结果是至关重要的。因此，你需要为一个好的决定奠定基础，为自己的成功做好准备。

首先，定义需要决策的问题

我经常推荐的一个建议是，考虑你的决定必须带来的最终结果。因此，将你的决定定义为:

如何最好地……

这样你可以实现两件事:

1. 你把这个决定表达成一个实践练习:“如何……”
2. 你意识到可能没有完美的解决方案。所以你只是在寻找最优的:' best '

接下来，问问谁是正确的决策者

可能是你。它可能是你的项目发起人、客户或老板。一个决定只有由正确的人或群体做出才能是一个好的决定。因此，您需要考虑每个项目决策所需的权限级别，以及为一个合理的决策提供信息所必需的知识或经验。

现在考虑决策标准

你(或你的其他决策者)在什么基础上做出这个决定?你如何定义“最佳”?通常，这归结为一到两个常见的项目关注点:

• 时间
• 成本
• 质量
• 范围
• 威胁
• 机会
• 价值

当我们认识到一个利益相关者认为的关键元素与下一个利益相关者认为的不一样时，挑战就来了。因此，所有的项目决策都是平衡涉众群体的需求、愿望和期望的练习。通常，在这个阶段可能会有一些协商。

最后，你有什么选择?

没有可供选择的选项，你无法做出决定。所以，列出最能解决你的问题或问题的替代方案。注意不要有太多的选择。这很容易导致决策瘫痪”。这意味着害怕出错。同样地，太少的选择会让你对你遗漏了什么感到担忧。3或4个通常是正确的数字。

制定项目决策

在你做决定之前，你需要评估各种选择。有两种方法可以做到这一点，使用不同的心理过程:

合理的评估

这是一种努力的、深思熟虑的、有意识的评价。我们有各种各样的工具可以做出理性的决定;很多都是数字。许多项目决策必须依赖于这种过程。事实上，如果没有它，您将发现很难记录您决策的原因，因此也很难满足透明度的治理需求。选择一个或两个适当的决策工具来使用。然后严格运用它们。

直观的评价

我们经常草率下结论，而且往往会得出错误的结论。然而，我们有时都有一种“相信自己的直觉”的冲动。

许多研究已经检验了什么时候这样做是正确的。加里·克莱因(Gary Klein)和他的书对很多事情都做了出色的记录动力来源(技术阅读-我们，英国),直觉的力量(业务阅读我们，英国)都很好，我都推荐。这个作品也出现在畅销书中，眨眼，马尔科姆·格拉德威尔(我们，英国)．

然而，这项研究的大致结论很简单。在以下情况下，我们最能依靠直觉判断:

• 我们有与情况高度相关的深厚经验，而且
• 情况非常复杂，不容易进行逻辑分析

但是等等!在你做决定之前…

人类容易受到许多偏见和决策陷阱的影响。项目经理在这方面也没什么特别的。对不起。

到目前为止，这是一个太大的主题，不能硬塞进本文中。我不怀疑我还会再回来。想要了解其中的一些想法，请查看我们之前的一篇文章，概率问题．今天你能读到的关于这个话题的最好的书是《思考:快与慢》，作者丹尼尔·卡尼曼(Daniel Kahneman) (我们，英国)．卡尼曼不仅在这一领域做了大量的原创工作(他因此获得了诺贝尔奖)，而且他从这一领域诞生之初就对其进行了观察，参与了所有重要的辩论，而且他的写作非常出色。不仅如此，这本书是你能找到的最接近这个领域的全面调查。这是一本任何严肃的商务人士都应该读的书。

常见的偏见和项目决策陷阱包括:

• 对计划过于自信
• 受最近突出事件的影响
• 对极端和可怕风险发生可能性的错误估计
• 根据我们收到的第一批信息做出的决定
• 错误地将某一领域的专业知识归因于相关领域的专家
• 这是一种非常人类的倾向，会在不存在的地方看到模式

好吧，那么你一直很小心…

现在是你做决定的时候了。它是什么?

跟进你的项目决策

做出决定:任务完成!

项目经理，别急。

记录你的决定

为了满足良好治理的需要，您还需要将您的决定以及围绕它的考虑记录下来。我建议您保留的一件事是所有关键项目决策的存档。这可以采取决策日志、会议记录的形式，或者只是在项目笔记本上突出标记。但是，无论如何，你需要能够追溯任何重要的决定，并能够回答典型的审计问题:

• 这个决定是什么时候做出的?
• 谁做的这个决定?
• 在什么情况下?
• 使用什么标准?
• 考虑了哪些替代方案?

那么，哪些决定重要到需要文件记录呢?我将应用的测试是对范围、质量、进度和预算的影响。为每一个设置一个阈值。并且，如果决策可能在超出阈值的级别上影响其中的任何一个，则记录该决策。

现在工作开始了:让人们知道

谁需要知道你的决定?你需要说服谁这是一个正确的决定?项目决策对涉众有重大影响，所以不要认为他们对决策的支持是理所当然的。

即使你相信人们会支持你的决定是对的，如果他们不知道的话;他们怎么能做到呢?相反，他们会做的是八卦和开始谣言来填补信息空白。

工作还在继续

当然，现在开始并执行你的决定是很诱人的。但你是项目经理。因此，我希望您不要在没有适当的计划的情况下直接执行任何事情。分析。

所以，项目决策不仅仅是做一个决定

正确地做出项目决策是大多数项目经理在职业生涯中不断发展的事情。当我们做得越多，我们就会做得越好。

在所有领域，最优秀的决策者都会做一件其他人不会做的事……

他们做记录，他们审查他们的决定。最好的决策者会记录下他们所做的每一个决定，以及决策背后的思考过程。然后，他们会定期回顾自己的决定和结果。他们将实际发生的情况与他们所做的任何假设进行比较。他们试图在回顾中找出是什么让他们的决定是对的或错的。然后，他们吸取教训，试图应用到未来的决策中。

你会这么做吗?

你的项目决策经验是什么?

请在下面的评论区分享你学到的东西，我会对所有的投稿进行评论。