阶段门流程如何让你成为更好的项目经理

阶段门过程没有从项目经理那里得到足够的支持。然而，它有可能:

• 转变你的项目管理
• 交付更多成功的项目
• 让你成为更好的项目经理

在Stage Gate过程中，您将项目分解为多个阶段。每个阶段都以一个门结束。这个比喻很简单:

只有通过大门，你才能完成一个阶段并进入下一个阶段。

因此，在每个阶段门，项目的决策者根据一组标准审查您的项目。

阶段门是关于项目治理的

因此，Stage Gate过程是项目治理的一个有价值的部分。这是一种确保您的项目以适当的方式交付它应该交付的内容的方法。它允许决策者停止项目，如果它没有这样做。

根据你在Stage Gate过程中提供的信息，他们决定是否:

• 继续这个项目到下一个阶段
• 重复工作(停留在阶段中)，以便重新提交到进一步的阶段门评审
• 停止这个项目
• 在进行之前需要进行更改
• 暂停项目(很少)

这篇文章

在本文中，我们将讨论为什么阶段门过程将增强您的项目管理，以及如何使其工作。的部分是:

• 什么是阶段门过程吗
• 为什么阶段门评论有价值吗?
• 当举行舞台门审查
• 谁是否应该进行阶段门评审?
• 如何进行阶段门审查
• 盖茨在阶段敏捷?

什么是阶段门过程?

阶段门过程在项目生命周期的关键决策点检查项目。它是项目治理的一个重要部分，既可以回顾过去，也可以展望未来。

• 它回顾过去，以保证前一阶段的工作已按必要的标准完成
• 它展望未来，以确定该项目是否能够并应该进入下一阶段

在许多国家，阶段门过程通常是大型政府项目的强制性部分。它也是商业和自愿部门项目的最佳实践。正如您所期望的，阶段门过程主要用于传统(或“瀑布”)项目中。因为，在这种情况下，整个项目被划分为几个阶段。

在本文的最后，我们将研究在敏捷项目中应用阶段门原则的案例。

视频简介

严格的舞台门审查

阶段门审查是实现一个稳健的去/不去决策的过程。所谓健壮，我们的意思是它需要是可审计的。因此,它必须:

• 遵循既定的流程
• 检查一组特定的证据和数据
• 应用一组预先设定的标准
• 由合格的、受过训练的或有经验的主管或专业人员执行;舞台门审查小组

因此，每个Stage Gate Review都提供了一个独立的(项目团队之外的)项目健康状况确认和持续支持的案例。阶段门审查的重点是:

• 项目达到前一阶段目标的程度
• 你下一阶段计划的严谨性
• 进入下一阶段的风险和收益

阶段门审查的结果

阶段门评审小组的评估结果可以是:

• 为项目董事会或赞助商提供咨询
• 项目的强制性要求
• 释放或扣留项目资金的触发因素
• 这是进一步深入调查的基础

舞台门的定义

项目管理学院

项目管理协会(PMI)项目管理知识体系指南第六版：

相门：
审查:在一个阶段结束时的审查，在此审查中作出继续下一个阶段、继续修改或结束一个项目或计划的决定

项目管理知识体系指南(第6版)
项目管理协会

欧盟委员会的首相²联盟

欧盟委员会的项目管理方法使用了“阶段门”这个术语，并将其定义为:

阶段门是项目生命周期中的批准门:

-准备好计划
-准备执行
-准备结束

它们确保良好的治理，确保项目团队在进入下一个阶段之前寻求批准。

项目管理方法-指南3.0
欧盟委员会(European Commission)点²联盟

项目管理协会

项目管理协会(APM)的知识体系(第6版)定义:

门：
阶段、门和/或部分之间的点，可以对剩余的工作做出做或不做的决定。

APM知识体系(第6版)
项目管理协会

和项目管理协会(APM)知识体系的第7版定义:

决定门：
生命周期中阶段之间的一个点，用于根据业务用例审查和确认工作的可行性。

APM知识体系(第七版)
项目管理协会

PRINCE2

PRINCE2使用了一个新术语，与英国政府早期的术语不同。我喜欢这个定义的两点是:

1. 使审查正式或非正式的灵活性和
2. 明确，无论你采用哪种方法，你都应该记录审查的结果。

它定义了:

结束阶段Asessment：
项目委员会和项目经理对结束阶段报告的审查，以决定是否批准下一阶段计划。根据项目的规模和关键程度，评审可能是正式的或非正式的。处理权限应作为正式记录记录下来。

结束阶段报告
在项目的每个管理阶段结束时，由项目经理向项目委员会提交的报告。这提供了关于项目在管理阶段的性能和管理阶段结束时的项目状态的信息。

用PRINCE2(2017版)管理成功的项目
Axelos

OnlinePMCourses

最后,在线点课程自己的免费项目管理术语表，”解码项目管理术语的定义:

阶段边界：
阶段由阶段边界分隔年代，也被称为阶段盖茨，盖茨或网关．这些都是回顾点，我们根据项目的执行情况和我们将从进一步投资中获得的价值来决定是否进行。

网关点评:
正式的评审——通常由项目外部的客观评审人员进行——发生在阶段的界限,或网关。

舞台门的起源

根据Bernice Rocque和Walter Viali在美国，Stage Gate审核始于康宁公司。在那里，产品经理在1986年创建了一个五阶段流程，他们称之为他们的“阶段-关卡创新”．然后，在1991年，康宁的一位高级IT主管借用了这个过程，并将其转移到一个项目环境中。结果是成功的。

为什么阶段门评审有价值?

让我们先把非常重要的治理放在一边。这就是说我们需要监督、透明和问责制作为我们项目过程的一部分。显然，阶段门过程促成了这一点。

但是，如果治理对您……或您的组织不重要呢?

Stage Gate过程可以使您的项目受益，并以问责制和透明度之外的方式增强您的项目管理。以下是我的五大方法，可以让你成为一个更好的项目经理。

第二次看

准备入门审查迫使您收集证据，审查它，并为审查做准备。这样做的效果是，你会花时间去观察项目表面之下的东西，并挑战自己对正在发生的事情的直觉。

最好的情况是，这是对事实的自下而上的检验。但是，它将比你在常规报告周期中所做的要深入得多。它提供了一个发现未被注意到的趋势或问题的真正机会。

目的观察

当然，不仅仅是你会仔细研究这些证据。新鲜眼光的价值是巨大的。而那些与你的项目没有利害关系，只是希望看到它成功的新鲜眼光，则具有双重价值。这尤其是因为他们对过去的决定没有任何利害关系。所以，他们会问你一些你想听的问题。

集结点

准备阶段门为你的团队提供了一个集合点，可以激励和激励。这是一个工作的重点，对每个人都有明确的要求。而严格的审查过程将意味着定义“准备审查”将是明确的。当你达到这一点时，它也为你的团队同事提供了喘息的空间。

信心

通过阶段评审给您和您的团队带来信心。相信自己做了正确的事，并将继续做正确的事。

而且，如果评审发现了你需要改正的地方，你仍然可以相信这个过程已经阻止了你犯新的错误。

故意停顿

对我来说，举行阶段门审查最重要的一个原因是它打破了"我已经开始了，所以我要结束"触发器。

项目有自己的动力。即使当他们遇到一个严重的问题，团队的本能是解决它和通过它。但是，如果解决方案破坏了业务案例呢?而且，当您在项目阶段工作时，如果外部环境发生了变化怎么办?如果这种改变本身就破坏了你的商业价值呢?

太多的计划一开始是一种积极有益的冒险，但结束时却被塞在橱柜里被遗忘，因为它们不被需要。如果有一种机制能在商业案例开始出现问题时立即阻止他们就好了。阶段门审查提供了这种机制。

何时进行阶段门评审

最简单的答案是:“在每个阶段结束时”．作为项目经理，您的部分职责是确定需要创建多少个阶段。选择阶段可以最大限度地控制项目。也就是说，有一些明显的模式。典型的泛型模型可能是这样的:

项目选择评估

这是在您的项目开始时，并评估项目想法是否是一个合理的战略适合。

它也可以在项目被选中后进行，并专注于项目定义的细节。我们会问:“这个项目有商业价值吗?””

英国政府指门0 -战略评估．

项目业务用例评审

一旦项目团队定义了项目，下一步就是开发业务用例。

英国政府指门1 -业务论证．

项目基线(计划)评审

在这里，我们检查项目团队已经开发的计划和控制，以测试它们的严谨性并回答以下问题:“我们对团队按照计划、预算和业务案例中的规范交付项目有多大信心?””

这篇综述可以和前面的综述结合起来，回答这个问题:“我们应该投资吗?”．或者可以在后续阶段进行门审查。

英国政府指门2 -交付策略．

设计评审

这是对项目设计是否满足业务用例所描述的需求的最终评估。

英国政府指门3 -投资决策．

操作准备复习

在项目交付阶段的最后，所有的测试都完成了。现在，最后的签字是阶段门审查，评估最终项目产品或可交付成果是否满足规范。我们会问:“它们有用吗?””

英国政府指门4 -准备接受服务审查．

项目后评估

PRINCE2和英国政府在项目移交完成后的6到18个月之间进行最终网关审查。它的目的是评估在操作环境中的利益交付。

它被称为门5 -效益实现和运营审查．

谁应该进行阶段门评审?

阶段门评审需要独立于项目的日常运行。而且，审查人员越独立，他们的审查就可能越严格。他们可以是:

• 来自组织内部的管理人员
• 来自您组织内部的高级项目和计划专业人员
• PMO高级职员
• 来自组织中不同部门的主管或专业人员
• 来自组织外部的高管或专业人士

关键是他们有足够的经验，也许还受过培训，可以进行有效的审查。他们还需要有足够的时间。

如何进行阶段门评审

每个组织都将开发自己的Stage Gate流程。然而，一个典型的通用流程可能有以下5个步骤:

1. 建立
   检讨小组成立，并通过其职权范围。
   与项目经理商定的评审日期。
2. 规划会议
   评审小组开会计划评审，并让成员了解到目前为止项目的状态(第一次评审除外)。
3. 证据提交
   项目经理提交证据供评审。
   审查小组独立审查证据并准备问题。
4. 舞台门检讨会议
   评审小组开会讨论证据，并询问项目经理和项目发起人
   也许还有其他项目团队的关键成员
5. 调查报告
   审查小组准备其调查结果的报告-可能开会这样做。
   然后，评审小组向项目发起人和项目经理发布报告。可能有机会对报告草案提出评论和修订。

在这些阶段之后，项目发起人和项目经理将会面讨论适当的下一步步骤。如果一切进展顺利，将按计划进行下一个项目阶段。

如何运行一个有效的阶段门审查|视频

在看下面详细的阶段门审查流程之前，你可能想看一下这个视频…

详细的阶段门审查过程

阶段门评审的主要目标是确定项目是否应该继续到下一个阶段(Go)或不(No-go)。在这样做的过程中，阶段门评审团队将兼顾两者“向后”而且“转发”．

向后看

这里的目的是确保团队为该阶段计划的所有产品/可交付成果是完整的，并满足它们的规格和质量标准。审查小组将把进度与正式文件进行比较，例如:

• 项目授权/项目定义/职权范围
• 业务案例
• 项目计划
• 产品分类结构及规格
• 质量计划
• 福利管理计划

这部分审查的预期结果是:当前阶段的批准已完成．然而，评审小组可能要求项目重新访问或完成某些工作。

朝前看

这里的目的是评估项目的持续可行性和可取性。该团队将特别注意:

• 项目团队在前一个阶段学到的东西，可能支持或破坏计划和业务案例
• 可能影响项目及其业务用例的外部更改。例子包括:
  • 客户或客户需求
  • 内部组织政治
  • 财政或资源的限制
  • 商业情况
  • 技术能力
  • 立法、法规、外部标准或组织政策
  • 安全或保安问题

这部分审查的预期结果是:“授权进行下一阶段”。然而，评审小组可以:

• 停止批准,或
• 以某些行动或对计划的更改作为批准的条件。

额外的目标

阶段门审查还有一个辅助目标;从团队目前的工作中吸取经验教训，并将其应用到未来的工作中。

阶段门评估检查表

英国基础设施和项目管理局

英国基础设施和项目管理局(IPA)监督英国公共部门的主要项目。它起源于现已不复存在的政府商务办公室(OGC)。政府拨款办公室制定了一套完善的入门检讨程序，并于二零零一年年初在整个中央政府推行。

IPA提供的文档可能是最彻底的阶段门过程指南。你会发现大量的特殊材料(所有的都是免费的)保证评估工具包．我特别推荐六个OGC网关评审指南和模板文档，它们涉及到评审阶段0到5。

网关评审由一个有经验的专业人员组成的团队执行，他们独立于项目或计划团队。他们是从一群经过认证的评审人员中挑选出来的，这些评审人员都拥有相关的项目、治理、功能和部门技能。所有的审查员都必须经过培训和认证程序。

网关评审可能需要2到4天的时间，评审团队由3到4人组成。团队被选择来满足被审查的项目或计划的需要。审查小组生成一份报告，给出其总体评估、调查结果和建议。

敏捷中的阶段门?

阶段门流程来自新产品开发领域。我们不要忘记，这就是我们的想法Scrum也有它的起源。

有两种方法可以在敏捷环境中看待阶段门的想法。

1.舞台门是烤制的

很容易争辩敏捷过程已经内置了门的想法。你可以称之为标准、已完成的定义或最小可行产品。每个sprint的结束将所做的工作暴露给gate标准。

然而，许多敏捷开发人员可能会争辩说，敏捷开发之门不同于传统瀑布流程的阶段之门。这是因为我们在上面看到的阶段门评审过程并没有为客户提供直接的利益。敏捷关注的是我们所做的每件事都必须指向交付一个工作特性。它几乎没有时间去做那些仅仅是为了推进项目而设计的活动。

对此，我想提出两点:

1. 确认每件事都已经完成，并且符合预先商定的标准确实对客户有好处
2. 提供资金(并承担风险)的组织也是利益相关者，一个照顾其利益的过程是完全合理的。

2.阶段或阶段中的敏捷

在传统项目管理的语言中，我们可以看到敏捷方法在项目的开发和测试阶段工作得最好。位于中心阶段两侧的项目阶段仍然可以从阶段门过程中受益。那就是:

• 选择一个项目
• 生成业务用例
• 选择方法和团队
• 全面实施后，审查效益和运营效果

你对“阶段门”过程有什么经验?

我们很乐意听到你的经验、想法和问题。请在下面的评论区留言，我们会对每一份投稿做出回应。