如何策划涉众参与活动

作为一个项目经理，你需要准备从许多不同的地方学习。而且，从市场营销的世界，你可以学到很多关于如何计划你的利益相关者参与活动。

你是一个项目经理。你关心的是把事情做好。因此，您需要精心计划，识别威胁并采取措施减轻威胁。现在唯一能阻碍你的就是人。

所有有经验的项目经理都知道:

最终决定你的项目是否成功的是你的利益相关者。

因此，在规划涉众参与活动时，您需要同样严格。你需要向他们学习，建立他们的信任，并最终影响他们的态度。

那么，利益相关者参与活动的组成部分是什么?如何为每个组成部分确定最佳策略?

确定并理解你需要接触的利益相关者

计划你的利益相关者参与活动是五部分利益相关者参与过程中的第四步。

在前面的文章中，我们讨论过20种技术将帮助你分析你的利益相关者．

对于你选择优先考虑的主要利益相关者……

你可能需要为每个人制定详细的订婚计划。

对于小股东来说……

你需要一个有几个部分的计划。您将围绕具有相似需求、观点或其他特征的涉众组聚集方法和消息。

确定你需要传达的信息，以及采用正确的语气

对于每个利益相关者，计划利益相关者参与活动的第一步是考虑您需要传达的信息。在一个长期项目的过程中，您将需要一系列消息。您将建立一个随着更多信息的可用性或涉众态度的转变而发展的叙述。

消息的日历

项目经理可以从政治竞选过程中获得的一个有用的技巧是设计一个“消息日历”。这是你想要发布的信息或你想要进行的参与过程的一周(甚至是一天)时间表。

与信息本身同样重要的是你所采用的语气。你想要咨询还是命令，告知还是指示，请求还是要求?对于每个利益相关者，在您的参与计划的每个阶段，基调可能是不同的。但在创建信息之前确定正确的语气是至关重要的。通过这种方式，您可以在发布之前测试它的效果。让我们面对现实吧:我们中有多少人发了一封电子邮件，没有考虑过语气，然后发现收件人的反应出乎我们的意料，也不是我们想要的?

决定哪种媒介能最有效地传达你的信息

项目工作的乐趣之一是你有大量的选择来传达信息。除了世界上最好的媒体(面对面，用共同的第一语言交流)和最糟糕的媒体(电子邮件)，还有很多可供选择的媒体。在计划利益相关者参与活动时，你的工作是选择那些最能满足受众需求的;你的利益相关者。不要简单地选择对你的团队最方便的。

选择媒体的早期考虑是您希望许多利益相关者在同一时间获得相同信息的程度(广播媒体)，还是让每个利益相关者获得高度差异化的信息(窄播媒体)。当然，有些媒体可以提供这两种选择(例如，许多web技术)。

你还会注意到，一些媒体更擅长提供信息和解释，而另一些媒体更擅长咨询和参与。还有一些人非常适合真正的合作和伙伴关系。

下图说明了一些可供您使用的不同媒体，以及根据您想要实现的战略目标，它们在哪里表现最好。

你需要传达的媒介和信息

最后要考虑的是消息本身的性质。情感内容的程度是什么(这表明是一种个人的媒介还是非个人的媒介)，以及你的信息的复杂程度和成熟度是什么，这将决定长篇还是短篇的方式会更好。

找到一个能激发你想要鼓励的改变的方法

你与利益相关者的很多沟通都是为了鼓励改变。我们不打算在这里讨论影响和说服的技巧，因为我们已经在之前的文章中讨论过了;说服与影响:全面介绍．但我想说的是…

在激励变更时，项目经理需要正确理解您可以部署的不同激励因素的范围。

基本的激励因素

这个范围从最基本的激励因素开始。这些是我们生活中的基本驱动力，就像对安全和保障的需求一样。然而，这些激励因素有一些如果你不这样做，就会有不好的事情发生味道。虽然厌恶动机很强大，但它在很大程度上是一种欺凌策略，因此尽可能避免。我想说的是，在这种情况下，一些不好的事情真的会发生。健康和安全或合规项目就是如此。如果可以的话，找到一个积极的激励因素总是更好的。

外在(外部)动机

当然，人们喜欢奖励和激励，承诺个人收益或某种利益将吸引“这对我有什么好处?”的因素。然而，最近的许多研究表明，这是一个很差的激励器，而且相当无效，除非你试图激励的人是渴望提前提供的奖励，或者他们觉得没有其他奖励。

社会激励因素

社会动机因素，如地位的提高、关系的加强、同伴的认可和尊重，都是很强大的。而且使用它们是正直的。

更重要的是，作为社会群体一部分的感觉还创造了其他强大的激励因素，如维护声誉、忠诚和责任。这些激励因素是项目经理工具箱中强大的资产——不仅仅是为了利益相关者的参与，也是为了团队领导。

内在(内部)激励因素

最后，内在激励因素是最强大的。这是你引导别人为了他们自己的原因去做某事。也许是骄傲、成就或贡献感。在项目环境中使用最广泛的三个内在激励因素是:

1. 给予利益相关者控制感
2. 明确项目的潜在目的和价值
3. 为利益相关者创造学习、发展和变得更有能力的机会。

再一次地，这些激励因素对于项目经理在团队领导角色中也是有价值的。

制定你的订婚时间表

如果没有时间表，涉众参与活动将会是什么样子?

将涉众参与活动安排到更广泛的项目计划中。最好是把它作为一个总体计划中的一个工作流，而不是一个完全独立的活动。避免将参与活动与其他活动工作流集成也是明智的，因为这样您就有可能在与不同涉众组的通信之间发生混合的消息和错误的时间，尽管如此，这些涉众组可能彼此联系。

在一个较大的项目中，你可能有一个专门的沟通经理。在较小的项目中，通常由项目经理负责领导涉众参与。

为涉众参与活动的各个组成部分分配职责

一个工作流需要一个工作流领导者。你可能有，也可能没有专门的利益相关者参与经理。但是，像任何其他项目活动一样，您需要清楚地将每个业务活动分配给指定的个人。

作为项目经理，您将不可避免地参与许多涉众参与的活动。虽然，这并不总是正确的-见下面的方框。因此，请注意确保只分配给自己那些只有您才能真正增加价值的涉众活动。此外，涉众参与是一个很好的机会，可以让项目发起人以高价值的方式为项目做出贡献，这是级别较低和关系较广的人无法做到的。

创建一个机制来接收、评估并根据利益相关者的反馈采取行动

你是否曾经发送过一条信息，并怀疑它是否已经到达?

或者，如果你知道，它被打开了吗?和阅读吗?和理解吗?

即使是这样;它被付诸行动了吗?

我们的沟通有很多出错的地方，所以建立一种持续评估参与过程结果的方法至关重要。你需要找到倾听利益相关者的方法，并听取他们的反馈。你会想要仔细考虑它告诉你什么，最重要的是，如果你这样做，你需要一种方法来引导你从利益相关者那里学到的东西到更广泛的项目决策过程中。

这就是为什么我们要与利益相关者接触，而不是简单地试图“管理”他们。这些人将决定项目的成功与否。他们的感知、见解和想法是你将好想法转化为成功结果的原材料。

更多信息

我们正在为你设计一门涉众参与课程。与此同时，你可能想看一看“影响力议程:在变革时代协调利益相关者的系统方法”．这是一本关于项目干系人参与的综合性书籍，作者是OnlinePMCourses创始人(也是本文作者)，Mike Clayton博士。

所有好的书商都能买到，包括Amazon.com而且亚马逊(会员链接)。

您在开展利益相关者参与活动方面有什么经验?

我们喜欢听取读者的建议和建议，所以请在下面的评论区贡献你的经验和问题。一如既往，我们将对任何贡献做出回应。