利益相关者参与:如何使其在混合工作环境中有效工作

涉众参与:如何使其在混合工作环境中有效工作

我们需要在混合工作环境中工作。这不仅是因为全球COVID-19大流行,还因为这越来越成为项目管理的本质。在这给我们带来的所有挑战中,利益相关者参与是最大的挑战之一。这不仅仅是因为在最好的情况下,这是极其困难的。但是,也因为良好的涉众参与是项目成功或失败的关键。

这是Fred Obiero在过去几年一直在思考的问题。弗雷德是一名IT专业人士和技术未来主义者。他曾为Envision、Anthem和HP等公司实施和领导项目管理办公室。他目前是MyBasePay的产品和客户参与副总裁,The Ivy Podcast的联合创始人和执行主持人,以及该书的合著者点的必要性卡尔西巴耶夫(Jahn Karsybaev)报道。

所以,我要感谢Fred花时间撰写这篇文章。到他…

COVID-19引发了变化

新冠肺炎疫情对全球企业产生了巨大影响。严格的当地法律迫使许多人采取完全远程工作策略,以减少病毒的传播。这对许多公司来说是一个挑战,尤其是那些从未让员工远程工作的公司。他们面临的常见问题包括:

  • 缺乏支持完全远程工作的基础设施
  • 在大流行之前,我们没有计划到网络和带宽的需求
  • 在传统办公室的IT防火墙之外为员工提供数据安全保障
  • 缺乏支持在线协作的工具

这些只是公司突然转向远程团队所面临的一些技术挑战。

挑战并不全是技术上的

然而,还有其他更熟悉的问题。这些问题涉及到团队动态以及不同部门如何在一个全新的环境中协同工作。项目负责人必须重新定义他们的工作结构,以确保所有团队成员彼此同步。他们继续适应并找到提高生产力水平的方法,同时减少对日常操作的干扰。

此外,项目负责人还需要考虑2019冠状病毒病对团队成员的影响。同理心在团队设置中也扮演了重要角色。因为团队成员因生病或照顾生病的家庭成员而无法工作,任务的完成不可避免地会受到干扰。

涉众参与:如何使其在混合工作环境中有效工作

的最大挑战

但是,最大的挑战可能是保持有效的利益相关者参与。因此,这就是本文的重点。

我们会保持结构简洁,分为两部分。

  1. 混合团队所面临的涉众参与挑战
    首先,我们需要正确理解是什么使混合工作环境对进行有效的涉众参与具有如此大的挑战性。
  2. 混合工作环境中利益相关者参与的最佳方法
    其次,我们将研究您可以在自己的项目中应用的一系列解决方案。

混合团队所面临的涉众参与挑战

甚至在向完全远程工作转变之前,许多项目经理已经与跨多个项目的混合团队一起工作。然而,总有一种表面上的寄宿。该项目的许多利益相关者都亲临办公楼参加了:

  • 项目会议
  • 指导委员会会议
  • 其他与项目相关的事件

在回顾在混合工作环境中与涉众打交道的最佳方法之前,让我们回顾一下拥有完全远程或混合工作人员的项目团队所带来的一些挑战。

减少工作的关系

项目团队位于同一地点的好处在于,项目经理更容易与涉众以及来自其他团队和部门的人员建立牢固的关系。这是因为面对面的交互使项目经理更容易发现与其他涉众的共同利益。因此,这会导致更强的关系,有助于发展团队凝聚力和和谐的项目工作。当然,这意味着冲突会减少。

项目经理和他们的涉众之间缺乏面对面的互动可能会削弱工作关系。与远方的利益相关者和团队成员建立融洽的关系是很困难的。最近的研究表明,许多远程工作者感到孤立和孤独。他们不习惯新的远程环境。这往往会削弱他们与利益相关者之间的关系。因为现在他们只能在虚拟会议中看到他们。随机的咖啡聚会或与利益相关者在走廊上的对话根本不会发生在虚拟环境中。而且它们的效果难以复制。

无效的沟通

在工作场所或团队环境中,无效的沟通会给团队实现目标的能力造成障碍。这是因为它导致人们不能很好地合作。

当你想要传达的信息和接收方从你的信息中理解的不一致时,就会出现沟通不畅的情况。

混合型工作团队往往更依赖书面沟通,这有好处也有坏处。然而,即使当我们在办公室办公并在一起办公时,项目经理和他们的涉众之间的书面沟通——通过电子邮件或通过诸如松弛——是很常见的。

因此,当我们无法想象时,非语言沟通线索就会丢失:

  • 面部表情
  • 手势
  • 身体的姿势
  • 眼动

当与他们的利益相关者沟通时。非语言交际是人类交际的重要组成部分。它告诉我们,当故事比文字本身所传达的更多的时候。

然而,如果使用得当,词语是精确的。最好的沟通结合了所有的渠道:书面的,口头的和非口头的沟通。

错位的紧迫感

项目经理通常需要在项目周围营造一种紧迫感。这样,利益攸关方就可以集中精力提供必要的援助。然而,当涉众在他们的工作日程中有其他优先事项时,这是一个巨大的挑战。因此,在短时间内召集所有人参加紧急会议可能很难。

项目经理不能走进涉众的办公室或隔间,与他们讨论紧急的主题,而不需要安排会议,这也是混合团队面临的一个问题。你需要提前考虑,以避免在处理紧急项目事项时出现的“最后一分钟匆忙”带来的混乱感。

可怜的资源分配

通常,项目经理与其他团队一起工作,以获得分配给他们项目的资源。这样的协作对于进行任务评估和确保必要时的资源可用性至关重要。

随着利益相关者现在被远程分散,越来越难:

  • 了解他们的工作量和承诺
  • 了解他们何时可以帮助完成项目任务,或对可能需要他们关注的项目问题提供输入
  • 理解他们承受的其他压力

项目经理发现他们必须在没有完全了解的情况下将任务分配给涉众。这可能会带来分配不公平或同事超负荷的风险。考虑到他们是远程工作,这可能不仅与工作有关,还与其他个人责任有关。

不同的工作风格和时间表

基于办公环境的涉众大多以可预测的方式工作。这是因为人们对办公室环境和日常工作的熟悉。当涉众远程工作时,这将发生巨大变化。我们看到的变化如下:

  • 涉众的位置
    如果需要的话,他们能轻易地进入办公室吗?
  • 时区差异
    他们是否与大多数队友处于相同(或相似)的时区?或者,他们身处不同的时区,以至于在每个人都有空的情况下很难安排会议?
  • 延迟回复
    由于过度依赖电子邮件进行沟通,项目经理可能会发现自己处于停滞状态。他们将等待来自关键利益相关方的响应,后者可能只是忽略了虚拟设置中的消息。
  • 工作与生活的平衡
    一些涉众选择在一段时间后不回复邮件或任何与工作相关的通信。因此,他们变得不可联系,因为他们需要脱离工作,花时间与家人和爱人在一起。
  • 工作风格偏好
    当我们适应混合工作环境时,我们每个人都在寻找自己的工作方式。我们根据很多因素来调整这些,比如个人风格、外部承诺和对工作的态度。

为虚拟利益相关者建立问责制

项目经理擅长让涉众对分配的任务负责。然而,这通常是一个挑战,即使在熟悉的传统环境中,如在办公室设置。当涉众远程工作时,情况变得更加复杂。因为很难衡量一个同事为确保任务完成付出了多少努力。

一些利益相关者可能没有尽到自己的责任。这可能会因为不在办公室而被忽视。“眼不见,心不烦”!

这可能会导致数周(如果不是数月)都无法检测到任务延迟。这将给项目经理带来很大的压力,使其在不影响相关任务的情况下恢复正常工作。

不过,我们不要反应过度。你对传统环境中的承诺和努力有多了解?

混合工作环境中利益相关者参与的最佳方法

我们已经讨论了混合团队通常面临的六种挑战。理解它们将帮助项目经理定义一个健壮的策略,以帮助确保涉众的参与度和生产力保持高水平……即使项目团队并不都位于同一地点。

这正在成为行业趋势。因此,项目经理需要在混合环境中更好地管理和吸引涉众:

  1. 首先,因为大多数公司现在已经完全纳入了混合劳动力。此前,COVID-19大流行引发了社交距离措施。
  2. 其次,因为这将成为新常态的一部分——特别是在项目环境中。因为我们需要从最广泛的人才库中汲取人才
  3. 第三,因为项目经理总是带头采用和发展新的工作方式。我们需要发挥领导作用。

六个实际步骤

所以,这里有六个实用的步骤,你可以采取,以优化在混合工作环境中的工作。我已将它们标记为步骤,但请不要将它们视为严格的顺序。许多事情最好是同时发生的。

第一步:提前设定期望

对许多人来说,向混合团队的转变是一种巨大的组织文化变革。你需要利用这个机会向利益相关者描述你将如何与他们合作和合作。描述团队需要采用的流程,以适应混合环境,例如:

成功……

作为一名项目经理,你需要做好以下准备:

  • 建立明确的预期,关于他们将如何与项目的涉众合作
  • 就如何在混合环境中一起操作,从涉众那里获得一致意见。

第二步:灵活地设定项目的优先级

从2019冠状病毒病大流行中学到的教训之一是,我们都需要彼此灵活应对。这既发生在工作中,也发生在我们与朋友和家人的日常生活中。当所有人都在办公室时,利益相关者可能无法像以前那样容易联系到他们。他们可能需要帮助孩子进行在线教育,照顾生病的家人,等等。不幸的是,所有这些不可预测的情况都可能导致完成任务的延迟,因为关键涉众无法使用。

考虑到这一点,项目经理应该将绝对需要完成的任务按周或双周顺序排列优先级。然后你必须将它们传达给你的涉众——特别是那些你需要他们的输入的人。这样,他们可以主动地留出时间来执行项目中的角色。

有了这种级别的灵活性,项目经理可以在知道任务交付不会受到影响的情况下按照每个人的时间表工作,这仅仅是因为所需的涉众不在办公室。

与此同时,同意一个定期的会议节奏。这样,所有的涉众都知道他们参加项目会议的要求。因此,他们可以围绕消除可能阻止他们参加会议的冲突来安排和计划他们的时间表。

步骤3:为所有人创造统一的协作体验

项目经理在混合式工作环境中遇到的一个问题是混合式的工作环境。当您的一些团队成员在办公室,而另一些人在远程工作时,办公室里的人可能在会议室里聚集,而其他人则在虚拟拨号。

这就创建了一个两层团队或涉众环境。首先,在同一地方的人之间有更大的社会和谐。此外,不在会议室的涉众可能很难清楚地听到正在讨论的内容,或知道谁在发言。甚至可能会有刻意的旁听。

这就造成了一种无效沟通的环境。它破坏了工作会议的和谐,当在会议室的干系人只在他们自己之间说话,而那些拨打虚拟电话的人则没有参与,感到被排斥在外。

良好的促进是不够的

你需要出色的引导技巧来管理这种混合的环境。即便如此,仍然存在不平衡。

解决这个问题的方法是提供统一的体验。让所有涉众虚拟拨号,不管他们是在办公室还是远程工作。最好,项目团队应该一致同意尽可能多地使用视频通信,这样每个人都能感到被包括在内。通过这种方式,项目经理可以得到充分的合作,因为每个人都通过相同的渠道进行沟通。侧边讨论中没有可能破坏会议的内容。

第四步:有效沟通

在一个项目中,很难夸大沟通的效果——或者缺乏沟通的效果。项目经理必须与涉众合作,在考虑到混合环境的情况下,就他们将如何就项目进行沟通建立明确的基本规则。

有效沟通的一部分是确保每条信息都被接收者接收和理解。如果这是一个紧急的事情,你应该选择一个与你的利益相关者的虚拟会议。这加快了速度。你不需要等待电子邮件的回复,也不需要无尽的邮件链来来回回。

另一方面,在混合工作环境中的交流不需要只围绕与工作相关的话题。项目经理应该努力与所有涉众建立融洽的关系;从个人层面去了解他们。就像现实世界中的社会联系一样,通过虚拟会议的社会联系将提高在一起工作时实现项目成功的机会。

第五步:加强问责制

项目经理需要掌握他们分配给涉众的任何任务。随时知道下一个工作期间将会发生什么事情。并且要始终跟进,以确保你的利益相关者都在尽自己的努力来保持事情的进展。

此外,项目经理将需要一致地设置和重新定义项目优先级,并提供涉众可能需要的任何支持。这并不意味着你应该对你的涉众进行微观管理;相反,您需要与他们一起工作,尽管是在混合环境中。这是你保持投入感的方法,展示你工作的价值,并表明一起完成工作的重要性。

步骤6:利用协作工具

项目经理需要创建一个中央文档存储库,这样所有涉众都可以访问项目文档。请避免通过电子邮件发送文件。因为涉众可能不知道哪个是最新的版本,这可能会在项目中引起问题。看看我们关于项目文件管理的文章:《项目文件管理:如何组织和管理项目信息》-也是一篇客座文章

但是,关键的是,看看我们的版本控制指南:如何对项目进行文档版本控制,如果你不熟悉这门学科。

项目管理工具等JIRA融合,SharePoint是项目经理可以用来保持同步并保持所有涉众更新的工具的例子。您应该利用不同的团队成员能够在同一时间处理同一文档的能力,以促进项目经理和他们的涉众之间更强的协作。

看一看“项目经理的协作工具:如何选择、开始和与技术协作”伊丽莎白·哈林著。Elizabeth是OnlinePMCourses的朋友,也是一位优秀的PM作者。

关于在混合工作环境中与利益相关者合作,你学到了什么?

一如既往,我们很乐意倾听你的经验和见解。请务必将它们添加到下面的评论中,我们将回复每一个贡献。

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关于作者弗雷德Obiero

Fred Obiero是一名IT专业人士和技术未来主义者,曾为Envision、Anthem和HP等公司实施和领导项目管理办公室。他目前是MyBasePay的产品和客户参与副总裁,The Ivy Podcast的联合创始人和执行主持人,《PM势在必行》一书的合著者,以及董事会成员。他获得了pmp认证,并拥有三个硕士学位:MBA、MSMIT和MSM。

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