高级项目管理办公室指南:关于项目管理办公室你需要知道的一切

许多项目经理需要与项目管理办公室合作。而且，当你第一次的时候，你想知道你能期待什么。对于一些人来说，这可能会导致他们认识到PMO职业是一个有吸引力的选择。所以，在本指南中，我将调查你需要知道的关于项目管理办公室的一切。

系好安全带

这将是我们最大的指南之一。所以，系好安全带，当我开始盖的时候

1. 什么是项目管理办公室?
   你为什么需要PMO?
2. 如何组建项目管理办公室
3. 运行和优化项目管理办公室
4. 衡量项目管理办公室的成功
5. 项目管理办公室生涯
6. 项目管理办公室的未来
7. 关于建立和运行项目管理办公室的附加指南

什么是项目管理办公室?

PMO的定义和PMO的数量一样多。因此，让我们从两个值得信赖的来源开始，项目管理协会(PMI)和项目管理协会(APM)。

项目管理办公室的定义

标准化与项目相关的治理过程并促进资源、方法、工具和技术共享的管理结构。

项目管理知识体系指南，7^th版

项目管理办公室的定义

为项目、计划和/或投资组合提供支持的组织结构。

APM知识体系，7^th版

项目管理办公室的定义

我喜欢把事情简单化。

PMO是一个为项目经理和项目团队的需求服务的组织。

他们可以通过多种方式做到这一点，我们稍后会详细介绍。但无论你从哪里看，他们选择的方式都是不同的。选择应该来自组织内项目团体的需要。

最常见的活动有:

• 制定和维护项目管理标准
• 开发和推广标准流程
• 为项目治理提供支持
• 共享知识和工具
• 支持项目管理从业人员
• 协调项目和计划活动
• 监视和记录项目组合中的状态
• 维护有关流程、标准和性能的文档

我在我的短视频中讨论了所有这些，什么是PMO?

P3MO或P3O的概念

正如我在视频中讨论的，我们同样找到了项目管理办公室、规划管理办公室和项目组合管理办公室。这些可能真的在组织的不同层面上起作用。然而，它们也可能是基本相似的内部组织的不同名称。

项目、规划和项目组合通常被缩写为P3。这就引出了P3MO这个术语，确切地说是P3O。虽然我将在本文中使用PMO和项目管理办公室作为通用术语，但我有时将使用P3作为项目、规划和项目组合的简写。

项目、规划和项目组合管理办公室之间有区别吗?

大体上，答案是肯定的。这就是我在本文中坚持使用项目管理办公室这个术语的原因。因为这是我的主要关注点。

项目管理处
重点是对项目管理团队的支持。他们为项目交付提供标准工具和流程。他们通常对项目保证有额外的关注。

项目管理办公室
重点是对计划管理团队的支持。他们为程序交付提供标准的工具和过程。他们通常对治理有额外的关注。

投资组合管理办公室
重点是形成和监督项目和计划的平衡组合，并支持项目和计划管理办公室。

我们有几篇关于项目保证的文章:

• 什么是项目管理中的保证和审计?你的超级指南
• 项目管理评审:项目审计和保证指南

为什么你需要一个项目管理办公室?

构建和维护PMO对组织来说是一项重大投资。因此，他们需要看到投资的回报。我们一会儿再看。

但首先，是否迫切需要PMO?

通常情况下是有的。这种需求源于一种认识，即一系列的失败都有一个模式。如果有一种情况，PMO可以是寻找或实施必要解决方案的重要部分，那么就产生了需求。

在一个项目运行良好的组织中，存在一个真实的风险，即PMO只不过是一个开销。它需要加倍努力，以证明真正的收益超过其成本。

但问题是……如果我们创建一个PMO来解决一系列问题，而且它确实解决了:接下来怎么办?现在项目运行得很好，是吗仍然需要项目管理办公室吗?对于PMO社区来说，这将是一个更难回答的问题。

那么，让我们看看有什么好处。首先，我们将看看组织的收益(毕竟它是为PMO付费的!)。然后我们将转向项目和项目管理社区。

一个好的PMO能为组织带来什么好处?

当然，如果你有一个项目管理办公室(PMO)，现在你的项目反复按时并在预算内完成，这是一个好处。但怀疑论者会问项目管理办公室在这一成功中起到了怎样的作用?”

PMO还可以带来其他好处，这些好处不能简单地归因于单个项目经理及其团队的努力:

• 项目与业务战略和目标保持一致
• 与战略优先级相匹配的资源分配
• 涉众对项目状态有良好的可见性
• 标准化的项目交付流程带来了效率和经济
• 集中跟踪和数据分析使最佳实践变得清晰
• 质量保证和控制降低了风险和应急时间和预算的使用

一个好的项目管理办公室能为它所监督和支持的项目带来什么好处?

项目经理和项目团队往往对他们的成功感到非常自豪。因此，任何可以帮助他们(并且不会妨碍他们)的事情都将受到欢迎。一个好的项目管理办公室可以为他们提供:

• 标准过程
• 软件和模板的工具集
• 资源集中提供
• 免除某些数据收集和分析
• 目标审查，提供经验教训
• 能够从其他项目中学习
• 支持多项目管理
• 提供培训和指导支持
• 支持项目团队的强有力的倡导者

这些都可以潜在地带来更好的表现:

• 质量规范
• 里程碑和时间表
• 预算
• 涉众或客户满意度
• 项目成败

项目管理办公室的角色是什么?

因此，有了所有这些好处，并且认识到每个PMO都是不同的，让我们看看PMO可以履行的角色范围。

许多作者将它们分为三个标题，反映了PMO不同的操作优先级。然而，这些标题对我们现在对角色进行分类最有用。因为在现实世界中，除了少数pmo之外，所有pmo都采用了混合方法，将所有这些元素结合在一起。

三种操作模式是:

• 支持
  一种咨询式的风格，赋予团队知识和主张的权力
• 控制
  一种强调良好治理和强制遵守标准的风格
• 指令
  这种风格可以直接控制其范围内的项目

支持PMO

这里的目标是尽可能地帮助PMO所服务的项目和项目团队。他们提供:

• 指导，专业知识，指导，指导
• 工具、模板、过程、良好实践
• P3经验和方法的知识库
• P3社区中心
• 组织内可用的项目经理和项目人员的中央记录-以及首选承包商
• 促进项目团队资源的借调
• 在项目委员会层面发出支持的声音

控制PMO

在这个模型中，有更多的首选方法的执行，以及从“良好实践”到“最佳实践”的转变。这可能是由真正的监管需求驱动的，但同样也可能是组织文化的结果。

在这里，我们看到了对治理的更大强调，因此，将更多的资源分配给了数据收集、分析和表示。所选择的许多方法将侧重于满足良好治理和一致数据集的需求。这样的工具折现现金流而且挣值管理可能成为强制性的。

这种形式的PMO可能提供的其他内容包括:

• 定义的方法、过程和工具集
• 标准化的软件工具
• 行政支持，文件管理，存档
• 促进项目和规划治理结构
• 协调项目进度
• 提供熟练的项目管理资源
• 输入哪些项目继续进行，哪些项目将被关闭
• 在项目委员会级别有很强的发言权

指令PMO

一个指令性项目管理办公室负责其投资组合中的项目。它通常提供自己的项目经理来领导他们。如果不是，项目经理对项目管理办公室负责。

现在，我们看到PMO提供:

• 通过沟通、培训和期望设定建立标准的项目文化
• 项目资源的分配和管理
• 单一综合项目管理信息系统
• 项目和高级业务领导之间的单点接口
• 决定哪些项目继续进行，哪些将被关闭
• 项目委员会级别的主导声音

组织不同级别的项目管理办公室

我们看到不同PMO模型的另一种方式是它们运行的组织级别。

最早的项目管理组织是单项目或单项目项目管理组织。这些形成了一个中央办公室功能，为单个大型项目或计划提供行政支持、资源管理、通信管理、数据收集和报告。

在下一层，可能存在区域的、部门的、功能的或多项目的PMO，为组织的特定部分的项目或计划提供服务。这将在一系列项目中集中一些额外的功能，提供一些一致性、支持、共享资源和规模经济。

企业PMO (EPMO)为整个组织服务。它通常有一个项目组合管理的职责范围，以确保项目与组织的战略和目标相一致。他们也会对价值有明确的关注，因此，我被VMO或价值管理办公室这个术语所吸引，这个术语是Hélio Costa在他的文章中创造的Fleks方法．

EPMO或VMO要么由一名高管领导，要么由其董事向其中一名高管报告。EPMO主管将有权制定整个投资组合的战略和战术决策。

卓越中心

我们必须解决PMO的另一个变体。这是一个卓越的项目管理中心。这种形式的PMO有一个有限的职权范围来定义整个组织中所有项目团队将使用的项目管理标准、政策、过程、程序、方法和工具。为了支持这一点，它还可以:

• 要么提供培训，要么指定并委托培训
• 维护知识库和档案
• 提供指导和指导
• 进行项目保证评审

如何成立项目管理办公室

在从零开始建立一个新的PMO时，第一个决定可能是“渐进的还是大爆炸的方法?””

虽然经验丰富的PMO高管或咨询团队可能从无到有地建立一个完整的PMO，但我的评估是，增量方法更有可能提供持续的有益投资回报。此外，它的支持者将更容易获得内部支持，并对抗不可避免的阻力。

创建新PMO的增量方法的各个阶段

这不是一个完整的清单。相反，它应该给人一种你可能适应和遵循的过程的良好印象。我把它分为两个阶段。

初始阶段

• 建立核心业务案例
  这包括建立项目交付绩效的基线:项目完成(…特别是进度、预算、范围和质量绩效)。
• 快赢了
  从寻找新的PMO可以做的小而简单的事情开始，以提供支持项目交付过程的明显价值。
• 沟通咨询
  建立与关键利益相关者的关系，如项目经理，组织项目的客户，以及将为他们工作的人。让他们知道你的愿望，并咨询他们的需求、优先事项和偏好。可以将此视为任何其他项目的范围确定阶段。因为它就是!
• 确定原因
  阐明为什么我们需要一个项目管理办公室。这将有助于规定PMO需要交付什么，并确定PMO需要雇用谁。
• 核心功能
  首先，对涉众来说，什么是绝对必须拥有的核心功能。

中间阶段

• 定制的扩张
  当你展示价值时，寻找PMO可以提供的额外服务，这将带来积极的额外净收益。
• 实现正确的工具集
  我特别希望寻找能够让生活更轻松、数据更严谨、流程更健壮的软件工具。遵循以下顺序:指定、搜索、评估、实施、利用和适应。
• 让“客户”参与频繁的评论
  每次你到达PMO的固定状态时，把它看作是临时的。再次与您的利益相关者会面，以评估其功能和价值，并确定下一次演进需要什么。
• 传达你的价值
  让为PMO提供支持和资金的高级涉众知道你的进展。不要羞于表达你的成功。但是，同样地，要承认挫折和错误。如果没有，他们会感到惊讶(因此，不信任)。

运行和优化项目管理办公室

运行和优化PMO有两个方面。首先，我们将研究如何提高其成熟度级别。然后，我将讨论操作审查。

PMO成熟度级别

在PMO专家Peter Taylor为我们撰写的两部分文章的第一部分中，Taylor描述了一个简单的PMO成熟度模型:

1. 特别的
2. 定义
3. 控制
4. 测量
5. 优化

这是一段旅程。在任何时候，您都可以期望PMO的各个方面处于不同的成熟度级别。您的首要任务是提高跟踪能力，以满足中间大多数人的标准。然后，你可以开始举起更多的他们，以达到最好的水平。最后，您可以开始将某些领域的能力级别提高到下一个成熟度级别，从而重复该过程。

定期检讨项目管理办公室的运作

除了使PMO产品成熟之外，您还必须使其服务组合与其客户和赞助组织的需求相关联。是的，我理解这两个利益相关者群体之间可能存在冲突!

以下是一些需要经常回顾的基本事项:

• 战略地位和赞助
• 投资回报率(见下面的成功度量)
• 利益相关者满意
• PMO模式和根据需求提供的服务
• 活动的优先级:你所扮演的角色，以及哪些增加的价值最大，哪些增加的价值最小
• 人员和技能
• 项目管理办公室使用的工具
• P3社区可用的工具
• 吸取的经验教训，并做出增量改进

衡量项目管理办公室的成功

我在上面谈到了项目管理办公室的好处。而且，对于精明的高管来说，你的PMO需要继续表现出物有所值的价值。可以说，首席财务官或财务总监会优先考虑一项指标:投资回报率(ROI)。

ROI =净收益/总成本

净收益=总收益-总成本

成本(相对)容易衡量。大多数组织都有自己的方法来分配固定成本和管理费用给团队和项目管理办公室(PMO)。但是，哪些措施有助于评估总收益呢?

性能指标

你需要收集的绩效指标包括:

• 项目完成率
  具体地说，完成进度、预算、范围和质量的比率
  这就是为什么在建立PMO之前需要收集基线数据的原因
• 价值交付
  在PMO的帮助下，衡量项目交付的净收益
• 资源利用率
  项目资源的有效分配将带来更高的效率和更少的停机时间
• 在决策中使用数据
  更好的决策对一个组织来说是一个巨大的好处。在更严格分析的支持下，质量更好的数据是做出更可靠决策的关键因素
• 治理标准
  问责制、透明度和诚信都能改善结果，降低错误、不合规和声誉损害的风险
• 项目交付的效率
  更好的指导、培训、工具可用性和标准化可以减少项目组合中的开销。这些可能是归属于项目的直接费用之外的额外费用，因此不会出现在项目预算执行情况评价中
• 项目社区的认知
  软措施确实很重要——即使会计师无法解释它们。你的项目经理和团队成员对他们所接受的服务有什么感觉，这些服务对士气和动力有什么作用，它们如何促进有效的职业发展?

项目管理办公室生涯

我总是说，项目管理是一项出色的核心能力，是许多不同职业道路的跳板。其中之一就是项目管理办公室的职业。

PMO职业的好处

对于习惯于长时间和不可预测的工作时间的项目经理来说，PMO工作通常可以提供更大的稳定性和可预测性。对某些人来说，在人生的某些阶段，这将是非常受欢迎的。

然而，对于其他人来说，PMO的角色似乎很乏味。重要的是什么适合你。

然而，在职业生涯的开始，初级PMO角色可能是学习核心项目管理技能的绝佳场所，并且可以观察和学习有经验的项目经理。您还可以同时观察多个具有广泛挑战的项目。这真的可以成倍增加你的体验学习速度。

项目管理办公室的角色是什么?

在PMO的职业道路中，有许多角色。然而，我将专注于五个:其中四个摘自PMO出版社的优秀出版物，“项目管理主任能力架构”．

• PMO导演
• PMO经理
• PMO分析师-计划和调度，数据分析，财务分析
• PMO管理员-数据收集，会议支持，财务管理，供应商联络
• 项目管理办公室教练和培训师(不在项目管理办公室能力框架内)

项目管理办公室主任的角色是什么?

项目管理办公室主任是项目管理办公室的名义领导，因此需要扮演一个鼓舞人心的领导者的角色。这并不意味着他们需要成为一个有魅力的人。但他们必须激发PMO在以下方面的信心:

• 高级赞助商和高管
• 项目社区
• 项目管理办公室团队本身

事实上，他们是从业者中的高级冠军。他们的主要关注点是在组织中向上，在董事会层面工作，以理解、解释，并可能帮助制定战略。这意味着与PMO经理一起制定相应的PMO战略。一方面，它们是PMO团队和项目社区之间的接口，另一方面是企业战略和领导之间的接口。

项目管理办公室经理的角色是什么?

PMO经理是PMO团队的日常领导和经理。因此，他们需要成为PMO团队的导师和教练——以及他们社区中的高级项目经理。他们还必须支持PMO的服务和方法，同时听取反馈意见，使他们能够不断地适应和改进PMO。

PMO经理还将是PMO在各部门和职能团队中的形象代表，与他们进行谈判并提交报告。利益相关者的参与将是他们角色的很大一部分。

PMO支持角色交付什么?

我确定的三个支持角色是:

1. 分析师
   支持项目，并通过PMO和P3管理范围内的技术能力帮助推动PMO。技能包括计划、预算、数据收集和分析、联络、报告
2. 管理员
   支持项目管理办公室(PMO)团队，也可能是项目社区的秘书和行政职能。这可能包括数据输入、文档管理、分钟记录、时间和费用报告、供应商管理、采购、维护变更、风险和问题登记册，以及报告制作。
3. 教练/培训师
   一些项目管理办公室将包含专门的资源来支持、指导和培训项目经理和其他项目专业人员。这也可以是项目分析师的兼职工作。

项目管理办公室的未来

几年前，Nicole Reilly为我们写了一篇很棒的文章:建立PMO 3.0 |数字化转型时代的项目管理办公室．我不会预演妮可对pmo历史的评论(通过第1节和第2节)，也不会预演她对pmo未来的推测。

以下是我的想法。

PMOs在未来将增加的价值

毫无疑问，pmo将需要适应其组织的未来需求——以及进行企业转型的新方式。这可能意味着从项目、计划和其他计划中交付价值的不断增加的关注和成功。

与此同时，这也意味着要适应新产品、流程和服务的更快交付、更快进入市场或更快进入用户的需求。

因此，项目管理办公室将继续需要创新——但同时要严格监督他们的项目和计划。我期待这一创新将带来显著的演变……

项目管理组织的演变

推动PMOs发展的最大动力将是人工智能。事实上，在项目管理组织中，我们很可能会看到AI在项目中的第一个大型实现。这是因为AI擅长吸收和使用大型数据集，而pmo是收集这些数据集的地方，也是它们最大的地方。我希望pmo使用人工智能来支持计划、资源调度和优化、数据分析和报告等等。

如果人工智能能够向项目管理组织证明其价值，那么项目管理组织将能够充分证明其价值，从而沿着食物链向上发展，成为具有参与战略制定和交付能力的企业项目管理组织和vmo。我们将越来越多地看到PMO主管在高层的席位。

关于建立和运行项目管理办公室的附加指南

如果你对PMO感兴趣或在PMO工作，你可以去一些地方，可以获得学习材料，可以获得资格证书。

你可以加入PMO组织

• 房子的PMO
• PMO全球联盟
• 项目管理协会有PMO特别兴趣小组(SIG)

你可以获得PMO认证

项目管理办公室提供项目管理办公室技能认证课程．他们为PMO必修课程设定标准和教学大纲。他们与APMG国际合作，通过考试来评估个人是否符合这些标准。

四门获认可的课程为项目管理主任必修课:

• 董事
• 经理
• 分析师
• 管理员

Axelos (PRINCE2和管理成功课程(MSP)的所在地)提供投资组合、计划和项目办公室(P3O^®)认证，分为两个层次:

1. 基金会
2. 医生

从OnlinePMCourses

我们的网站有一些有价值的免费资源，主要是关于pmo的世界专家:

来自Peter Taylor (The Lazy Project Manager)，一个由两部分组成的系列

1. 项目管理办公室简介-你必须知道的绝对要领
2. 更多的彼得泰勒的项目管理办公室要点

对PMO 3.0概念的回顾，来自Nicole Reilly:

• 建立PMO 3.0 |数字化转型时代的项目管理办公室

还有两个视频采访:

1. 项目管理办公室能力框架:与项目管理办公室的Lindsay Scott对话
2. 与PMO一起工作，与Curtis Jenkins一起建立PMO职业生涯

来自协会和研究所

对于认真的项目管理办公室专业人员来说，两个必不可少的参考资料是:

• P3O:投资组合、计划和项目办公室: Axelos
• 项目管理主任能力架构: PMO之家

来自可信的作者

我最推荐的三本PMO书是:

1. PMO生命周期，威廉(比尔)道著
2. 领导成功的项目管理组织，作者:彼得·泰勒
3. 交付成功的项目管理办公室，彼得·泰勒和雷·米德著

你在项目管理组织方面有什么经验?

我喜欢听到来自我的社区的观点，所以请在下面评论，我一定会回复。