处理团队成员离开项目的基本指南

您可能需要随时处理团队成员离开项目的问题。这从来都不容易，也不愉快。尽管，这有时是一种解脱!

当一个团队成员离开你的时候，会有很多事情会出错。它很容易成为我们项目的危机点。但即使没有，它也常常是一个风险点。糟糕的移交的后果可能是延迟、错误和大量额外的工作。

那么，如何以优雅而有效的方式处理团队成员离开您的项目呢?

这就是我们在这篇专题文章中要讨论的内容。

为什么团队成员要离开你的项目?

简单地说，团队成员离开项目的主要原因有四个。我向不喜欢四盒模型的人道歉。但这种情况需要一个人!

这四种情况是:

1.离职管理

你的团队成员离开是出于完全积极的原因，而你要负责此事。这在项目接近尾声或项目阶段结束时是常见的。要么团队成员的角色已经完成，要么他们几乎没有机会与您的项目一起进一步发展。有时，你不情愿地帮助他们转到另一个项目，因为你知道这对他们的职业发展最好，或者也许，这对组织最好:另一个项目比你的项目更需要他们。

2.友好的离开

这是你的团队成员负责他们的职业生涯。他们离开你的项目是因为积极的原因，去追求新的机会，或者是为了进一步发展他们的职业生涯。这也可能是积极的个人原因，比如支持他们的伴侣，或在离家更近的地方工作。你可以指望他们在这方面向你征求意见，但如果你挡了他们的路，那你就是傻瓜。任何项目经理都不希望自己的团队中有人质。

3.必要的离开

无论出于何种原因，您都需要将该团队成员移出您的团队。这不会令人愉快，但你需要采取行动。常见的原因包括糟糕的表现或不乐于助人的态度。这也可能是不适当的行为造成的。显然，有可能会有额外的人员行动同时进行。我们不打算在本文中讨论这些问题，因为不同组织的程序各不相同，而且在全球范围内差别很大。

4.委屈离开

这是当你的团队成员因为他们自己的负面原因离开你的项目时。大多数情况下，这是个性冲突或者他们不喜欢这份工作。有时这是一种感觉上的不公正或对你的不满。它也可能是针对另一个团队成员。如果这种委屈或不公正是真实的，我希望你已经并将尽你所能去纠正这种情况。但你可能不会成功。再说一次，我们不会讨论离开的这一方面。

最后，团队成员离开是因为他们对项目的性质或方法有根本的异议，这种情况很少发生。这很可能发生在某些行业，或者在团队成员与客户所做的事情有问题的咨询项目中。每个人都有权做出支持自己价值观的选择。因此，试着尊重你的团队成员的道德决定，把不满的离开转变为友好的离开。

为什么原因很重要

对于本文的大部分内容来说，原因并不重要。我们将专注于实际行动和关注，这在所有案例中都是常见的。但是，我们会不时地看看离开的原因是如何影响你的选择的。

所以，在接下来的四节中，我们将讨论:

1. 对于团队成员离开项目的项目管理考虑
2. 团队成员离开项目时的沟通优先事项
3. 团队成员离开您的项目时的人事和管理问题
4. 团队成员离开您的项目的管理需要

对于团队成员离开项目的项目管理考虑

你应该会首先想到这些，所以我们直接开始吧。

首先:不要惊慌……

保持冷静，继续前进。粗略地说，这相当于有人生病请假。所以不管你做什么掩护安排，都能让你撑过一周左右。这将允许您以一种整洁和深思熟虑的方式管理转换。

有序的过渡

你的首要任务是有序过渡。之后，你可以考虑更长远的问题。这意味着当你的同事离开你的项目时，要确保没有任何遗漏。您的两个主要关注点是知识和交付。

知识转移

这有两个组成部分:

1. 汇报
   在这里，你要花时间了解你的团队成员做了什么，他们学到了什么，以及他们拥有什么样的关系。这是你检查项目计划和与他们离开相关的风险任务的重要前兆。
2. 知识转移
   这发生在战术层面。它是离开的团队成员和那些承担责任的人之间的一系列对话和记录分享。每个新分配的团队成员都需要学习你即将离职的同事可以传递的实用智慧。

任务转移

为了确保项目交付能够按计划进行，您将需要管理工作包和任务列表的转换。这是一个回顾整个团队的好机会。问自己这样的问题:

• 自您做出当前的角色分配以来，员工有何发展?
• 团队成员没有使用哪些技能和知识?
• 每个人的表现如何?
• 该项目在哪些方面需要推动?
• 你怎样才能最好地保证每个团队的未来发展?

根据你的评估，制定新的角色分配。

回顾计划

如果你有时间，在决定转移任务之前，最好先回顾一下你的计划。但实际上，你可能需要快速进行一些转账。这取决于离职的原因，以及提前多久通知你。

新的任务分配可以推动不同的方法、新的时间表和预算。我认为，如果工作包经理或他们的任何团队因员工离职而发生变化，那么至少从他们那里获得对您的计划的新承诺是非常必要的。更好的是，他们应该是负责审查计划中各自组成部分的人。

风险管理

随着团队成员的离开，您还需要审查由此产生的风险。但不仅如此;他们的离开如何改变现有威胁的可能性、影响或邻近性?无论团队成员的离开是否构成了关键人员风险，他们的责任的重新分配很可能会在一定程度上改变风险格局。

资源分配

离职对您的长期项目资源计划有何影响?你可能需要填补技能矩阵中的空白。你有三个广泛的选择可以考虑;

1. 招募一个新的团队成员来取代即将离职的那个。他们可能有相同的技能配置，或者你可以选择不同的东西。
2. 培训现有的团队成员履行他们的职责
3. 聘请承包商或顾问来填补空缺——要么是永久性的，要么是临时性的

团队的领导

不要忽视离开对你的团队的影响。离开者和加入者通常会扰乱团队的平稳运行。我们将在关于的文章中对此进行更详细的探讨塔克曼集团发展模式．也有塔克曼模型的短视频总结．

你可能还需要重新激励团队。你需要做什么以及如何做得最好取决于你的团队成员离开的原因。如果原因是积极的，那么你应该在他们离开之前公开庆祝他们的贡献。对于消极的情况，你需要更谨慎地承认他们的作用和他们离开的影响，并把未来的重点放在会议上。

团队成员离开项目时的沟通优先事项

与以往一样，当团队成员离开您的项目时，沟通是您所扮演的重要角色。让我们考虑一下你的三个主要支持者。

您的发起人、董事会和其他治理小组

这可能是一个纯粹的程序问题，他们可能理所当然地不关心这个问题。然而，如果原因是负面的，可能会有声誉风险，他们需要意识到这一点。我们不要忘记;一个适当参与的赞助商会了解你的团队，并对个人感兴趣。他们会希望你通知他们。

你的团队

您应该向您的团队宣布即将到来的更改，越早越好，而不是越早越好。谣言会传出去，所以要表现出你在掌控局面。同样，情况会决定你能分享什么，但最好让你的团队知道离职的原因。

利益相关者和项目合作伙伴

如果团队变更会影响到他们，一定要更新涉众和任何交付合作伙伴。对于一个利益相关者来说，没有什么比打电话给你的常规联系人发现他们已经走了更令人不安的了。

团队成员离开您的项目时的人事和管理问题

第三个要考虑的是离职的人。你对他们负有人事、管理和个人责任。让我们看看你该处理些什么。

最后的谈判

如果他们是友好地离开，而你不想失去他们，尝试最后一次谈判来留住他们。这样做越早越好，而且要轻柔。询问他们的原因，一起探索他们如何才能得到他们觉得自己需要的东西，并留在项目中。这通常需要你们双方的创造性思维和灵活性。但如果你能找到一个双赢的办法，让他们留下来，并感觉良好。那你的努力就值得了。我们有一个关于谈判的文章．

反馈

反馈有两种方式，你有责任促进这两种方式。

给予反馈

作为一个项目经理，你是一个领导角色。这个角色的一部分是给人们反馈，他们可以从中获得信心，学习和发展。我们将在以后的文章中详细讨论如何给出反馈。

获取他们的反馈

有时也被称为离职面谈，这是一个很好的做法，去见即将离职的人，听听他们坦率的意见和离开的想法。这是你听到真相的机会。不管有多不舒服，仔细听，做笔记，承认你学到的东西，并感谢他们。不要让自己进入防御模式。他们没有理由成为争论的一部分。这对你也没什么好处。这只会阻碍你从他们诚实的看法中学习。最基本的问题是:

你现在能告诉我什么是你在队里时不愿意说的?”

说再见

一定要正确地说再见。除了告别的个人部分，还有三件事要注意:

1. 认可他们的贡献
2. 感谢他们的工作
3. 庆祝他们的成就

别让情况更糟了……

理想的结果是在积极的基调下分手，并保持良好的职业关系。如果团队成员离开的原因是积极的，这应该很容易。但是，如果他们不是，这可能会诱使你放纵你的情感欲望，以某种形式的报复。不喜欢。

不要让它变得更糟，要让它变得更好。

至少要保持完全专业的态度，避免加剧问题。但是，如果可以的话，用尊重和慷慨来改善你们的关系。这通常是可能的，因为任何摩擦的来源(在项目中一起工作)已经消除了。

团队成员离开您的项目的管理需要

好的。现在我们已经到了每个人都喜欢的部分:管理。

让我们快点结束吧，因为事实是

• 没人喜欢管理员
• 这并不难;只是需要勤奋

所以，这里是我的团队成员离开您的项目管理清单(朗朗上口，哈?)

1. 金融
   是否有任何内部预算或外部发票问题需要解决?如果您的团队成员是您组织的承包商或顾问，这种情况尤其可能发生。如果是这样的话，他们可能还需要一份介绍信。
2. 任命
   和他们一起查看他们的日记，看看他们的日程安排中有哪些与项目相关的约会。对每一个人，要么请他们礼貌地道歉，要么派一个人代替他们。
3. 合同事项
   有任何合同或协议提到他们的名字，甚至他们的角色吗?如果是，那就仔细研究一下，然后采取相应的行动。
4. 时间表和其他项目文档
   每个人的最爱!他们不会因为你追求这些而喜欢你，但如果你不追求这些，很可能公司里会有其他人追求你!
5. 评估和内部人力资源任务
   在大多数组织中，每当有人改变角色时，都有需要填写的表格和需要遵循的流程。
6. 附上
   确保他们归还任何不属于他们的东西，例如:
   • 设备
   • 安全访问
   • 数据
   • 项目文档

你有什么建议?

您是否曾经管理过一个团队成员离开您的项目?如果有，你有什么建议?

如果没有，你有什么问题?