培训团队成员和利益相关者:8个重要的学科以确保他们得到良好的培训

项目经理通常不会考虑培训，除非将其作为项目交付物。但是，确保您的团队成员和涉众得到适当的培训是您责任的一部分。

项目管理协会(PMI)承认这一点。他们的PMP认证(项目管理专业人员)包括了解如何“确保团队成员/利益相关者得到充分培训”．这意味着他们认为该技能是一个职业项目经理的要求的一部分。

请稍等……“训练有素”？我们不要把标准定得太高，嗯!

不管怎样，我跑题了。

这篇文章是团队和利益相关者培训的入门

它将向你介绍培训的要素。我把它组织成我认为的创造良好和有效的培训的八个基本原则。

请注意，在写这篇文章时，我关注的是你可能需要涵盖的专业和管理技能。我的很多建议也与其他类型的培训相关，比如手工技能。但是，由于那不在我的直接经验范围内，我不能保证它的精确正确性。

那么，这8个学科是什么呢?

1. 评估需求:创建培训需求分析(TNA)
2. 设定培训和发展目标
3. 回顾培训选项:创建您的课程设计
4. 预算和资源:制定你的培训计划预算
5. 计划:创建你的训练计划
6. 巩固:创建您的项目培训计划
7. 实施:设计和交付您的培训
8. 评估和跟踪:衡量和提高您的培训结果

评估需求:创建培训需求分析(TNA)

在你设定目标之前，你需要评估你的培训需求。你可以合理地将其视为人力资源管理计划的一部分。在我们的文章中，完成项目人力资源管理6个主题的入门的“专业发展”主题个人管理．

但在本文中，让我们深入得多。

能力或能力的类型

首先，你需要考虑你需要的能力。这两种情况都有:

• 知识(知道那件事)技能(知道)
• 具体的(对一个特定的角色)和可转让的(适用于许多职位)
• 硬(技术)和软(人际)
• 狭窄的(项目)上下文和广泛的(组织或行业范围的)上下文
• 认证(有正式的评估)和无证(非正式或无评价)

因此，设置环境并评估项目将对团队成员和涉众提出什么要求。

现在您需要进行差距分析。您的团队成员和涉众在这些领域已经具备哪些知识和技能?这一差距将暴露开发或培训需求。

我们把这些都纳入到培训需求分析(TNA)中。

一个简单的四步TNA过程

本文无法为您提供培训需求分析过程的详细指导。但我认为提供一个简单的框架会有帮助。

第一步:预期结果

从回顾你需要实现的目标开始——从以下两个方面:

• 大局——服务于项目的整个团队能力和涉众需求
• 详细描述个人和个别项目角色的具体需求

对于团队成员来说，这意味着拥有以最佳方式交付项目的能力——平衡速度、质量、效率和安全方面的需求。

对于涉众，您需要考虑他们将如何与您完成的可交付成果进行交互。通常,好处您的项目能否交付将取决于此。因此，您需要考虑如何培训用户和其他涉众以设计师所希望的方式使用项目的产品。

第二步:数据收集

现在，评估您的团队以及各个团队成员和涉众之间的当前能力水平。在我们上面列出的所有不同类型的能力之间工作。

第三步:分析

您的项目需求与您的团队和涉众所拥有的能力之间的差距是什么?一旦你知道了这一点，你就可以开始审视填补空白的潜在策略。

在我们八个学科中的第三个，我们将看到提供培训和发展干预的不同方式。但是，在你的TNA中，你要考虑是否有策略可以让你在不花时间和成本进行培训的情况下填补空白。这些想法包括:

• 重新部署
• 雇佣、承包或借用员工
• 解决方法
• 预先构建的解决方案

在TNA中需要考虑的其他方面是时间和优先级。时间第一:你什么时候需要你所缺少的每一个功能。第十，根据培训需求的重要性、差距的大小和紧迫性来确定培训需求的优先级。

第四步:报告

将你的培训需求分析记录下来，并将其提交给你的赞助商，也许还有你的指导小组或项目委员会。当然，他们会询问成本和日程安排等问题。你将用我们8个学科中的另外两个来解决这些问题。

设定培训和发展目标

完成TNA后，您可以设置培训目标。你需要通过你的项目的培训和发展计划达到什么目的?

这一点很重要，因为它将帮助您回答在设计程序时可能遇到的一些问题，例如:

• 培训的深度
• 认证或正式评估是否值得
• 什么交付选择可能是最成功的
• 要投入多少预算

t型人，t型团队

你会越来越多地听到的一个术语是t型人和t型团队的概念。这些都可能是你的目标。下面是对这些术语的简短解释。

回顾培训选项:创建您的课程设计

你们将如何提供所需的培训?对于培训需求分析中的每个需求，考虑哪一个培训选项最有效。考虑交付培训的效率、成本和效果。

以下是一些常见的培训方案:

• 生活类
  在现实环境中由教练指导的培训。例如，基于交付风格、位置和班级规模，这方面有广泛的模型。多年来，这是我自己培训业务的基础。
• 在线或虚拟课堂
  这也是教练指导的培训，但是在线的。同样，有各种各样的模型，它可以使用各种各样的训练工具。自Covid大流行开始以来，这已经成为我自己培训业务的重要组成部分。
• 在线培训录音
  这反映了教练指导的培训，但已经适应了预先录制的格式。它允许学习者以最适合自己的速度和时间获取材料。这就是我开发在线的方法点课程内容。
• 研讨会和非正式学习活动
  像工作场所研讨会、同伴学习、展示和讲述以及午餐学习这样的活动可以创造一个活跃的氛围，让人们在小范围内学习。
• 真正的学习
  利用网络课程内容，运用多种方法传授知识。
• 指导自学
  准备一套阅读、音频和视频材料以供学习者学习。这通常要辅以练习和活动。我成功地使用了这种方法，并在网上学习。
• 模拟和游戏化
  许多公司以不同的格式(现场或在线，便利或自我指导)提供不同复杂性的游戏和模拟。
• 在职学习
  在职学习的方法有很多。他们从把人扔到最深处，提供支持，到工作跟踪。
• 辅导和辅导
  这些是一对一的开发技术。一般来说，指导是指导者向学习者提供他们的经验。在辅导中，指导的作用是帮助学习者自己学习。

我们有关于指导和辅导的文章:

• 指导技能:如何指导更初级的项目经理
• 培训技能如何让你成为更好的项目领导

培训方案设计

对于每个需求，您将选择这些方法中最合适的。把它们放在一起，就会形成你的培训计划设计。通常情况下，特别是对于虚拟团队，你首先要考虑的是:

• 把学习者聚集在一起分享经验
• 允许自主学习

预算和资源:制定你的培训计划预算

我希望我不需要在这里深入讨论预算过程的细节。如果你想了解更多，看看我们的文章:制定下一个项目预算的3种方法。

同样，您也不需要评估过程的详细描述。如果你想了解更多，请查看:

• 我们的文章:项目评估:掌握艺术和工艺
• 我们的视频:如何估算|视频项目成本

但是你需要做一个预算。你将基于你对你所提议的项目相关成本的估计。

支出(费用)项可包括:

• 教练或辅导员领导的活动的启动费用
• 培训材料的采购费用
• 课程和内容的开发成本
• 版权材料的许可费用
• 印刷和分发内容和材料的费用
• 场地费用
• 培训人员和参加者的旅费和生活费用(膳食、旅费、住宿)
• 设备费用(如投影和音频)
• 认证费用(注册费、考试费、考生交通费和生活费)

这个规程的输出就是你的培训预算。

计划:创建你的训练计划

与项目管理的所有方面一样，您需要为培训计划的每个项目创建一个时间表。这将显示何时展开每个元素。

要做到这一点需要平衡:

• 避免延误项目交付或项目后实施的任何关键部分
• 避免不方便的离开工作场所
• 最后，不要让员工在太少的时间内接受过多的培训

该规程的输出将是一个培训日历。我建议你发布这个日历，跟踪进度。这将包括:

• 课程和活动的日期(与后勤细节-见项目培训计划下面的,)
• 完成自我节奏学习的最后期限
• 认证培训的公开注册截止日期和考试日期
• 非正式工作学习活动的时间表

巩固:创建您的项目培训计划

让我们把学科1到5的产出放在一起。你最终得到的是项目培训计划的基础。一个好的项目经理需要一个好的计划!

那么，你的培训计划中还需要包括什么呢?

最简单的答案就是物流。这包括:

• 实体物流——地点、旅行、住宿
• 地点雇佣
• 设备租
• 餐饮
• 注册流程:邀请、注册、确认、通知
• 出席或注册记录
• 跟踪学习者的学习进度(培训日志或项目培训登记册)

实施:设计和交付您的培训

那么，在这种情况下，实现意味着什么呢?

你和你的团队需要做很多事情。对于程序的每个元素，您将:

1. 设计培训或发展干预
2. 采购你需要的任何产品或服务。我们有一份项目采购指南:项目采购管理[你需要知道的所有基础知识]
3. 开发任何额外的材料——无论是为培训师还是为学习者
4. 推广和宣传培训，以确保学员的高入学率。或者，您可以选择强制注册、出席和完成。
5. 进行培训

评估和跟踪:衡量和提高您的培训结果

就像项目效益管理，你需要评估结果和后续跟进，以确保最大化它们。

培训评估

第一部分是评估培训。这是学习者在他们的培训课程或项目结束时的一个活动。有很多方法，最好的模型是柯克帕特里克四级培训评价模型．这有四个层次(谁能猜到呢?)从最简单到最复杂的是:

1. 反应:衡量享受和相关性
2. 学习:衡量新的知识和技能。或者，不那么正式地，测量学习者对他们的自我评价
3. 行为:衡量学员如何在工作场所应用他们的新知识和技能
4. 结果:衡量学习者现在能够产生的结果的变化

对于大多数培训，柯克帕特里克1级或2级是完全足够的。其他关卡需要更多的资源。
当然，为了获得对培训的完美衡量，你可能还想在学员参加培训之前对他们的表现进行一些基线评估。可以是简单的预评估问卷，也可以是完整的培训后评估。然而，根据我的经验，这并不常见。

学习者评估

对于Kirkpatrick Level 2，你需要评估学习者的发展，这样你才能评估培训。

不可避免地，这意味着设置某种形式的测试。

这可以是任何形式的小测验，也可以是全程监督的考试。我们在认证培训中看到的就是后一种模式。项目管理世界中常见的例子包括:

• PMI认证如PMP, CAPM, PMI- acp
• APM认证如PFQ, PMQ, PPQ
• Axelos认证如PRINCE2, MOP, ITIL4

看看我们关于项目管理认证的文章:

• 项目管理资格:我应该还是不应该?
• 项目管理认证问题:与Dawn Mahan |视频的讨论
• PMI认证选项:其中一个适合你吗?
• 2021年PMP考试:考生需要知道的所有事实
• PRINCE2认证:你需要知道的一切
• 敏捷认证:大量敏捷资格认证指南
• 项目经理认证- 5个技巧|视频

后续

通常情况下，你可以通过有效的后续行动放大训练的效果。理想情况下，这应该由学习者自己的经理、主管或团队领导来完成。这将加强他们在工作场所学习的价值。它还将帮助学习者将所学知识应用到他们将要使用的环境中。

测量结果

柯克帕特里克4级是评估的黄金标准。你不能总是选择(甚至不能)直接衡量培训的结果。它们将不可避免地与许多其他变化捆绑在一起。但是，你应该考虑如何反馈你的整体培训计划的有效性和性价比。

您对培训项目的团队成员和利益相关者有什么想法?

最后，一定要在下面的评论中告诉我们你的经验、见解、观点和问题。和往常一样，我会回复每一封邮件。