终极项目交接指南:你需要知道的

当项目接近尾声时，有一个重要的里程碑:项目移交。从某种意义上说，这是你的工作取得成果的地方。

虽然从技术上讲，将其视为单个事件或里程碑是错误的，但移交标志着交付的完成和项目关闭阶段的开始。所以，这是一件大事。

正因为移交更多的是一个过程而不是一个里程碑，所以有很多事情需要做好。因此，在这个项目移交的终极指南中，我们将告诉你你需要知道的一切。

我们的项目交接议程

我们将从回答什么是项目移交这个显而易见的问题开始。然后我们将详细讨论如何以最简单、最明显的方式做到这一点:之前、期间和之后。最后，我们将为您提供一些有用的工具，以方便您正确地完成自己的项目移交。

• 什么是项目移交?要点
• 准备:移交前的活动
• 进行项目交接
• 项目移交后:移交后活动
• 项目移交模板和检查列表

让我们开始…

什么是项目移交?要点

当我们谈到项目移交时，我们是通常谈到将项目的可交付成果从项目移交到运营环境。换句话说，产品从您(项目经理)的职责转移到运营经理(有时称为集成经理)。

当我谈到项目交付成果的移交时，有一些重要的事情需要记住。在这一点上，您也移交了实现这些产品的好处的责任。利益实现是您准备和执行项目移交的一个重要部分。

看看这个短视频…

项目移交是一个过程，而不是一个事件

通常，项目移交被视为结束阶段的一部分。大多数方法都描述了它。

PMI的项目管理知识体系(PMBOK指南)第6版将其放在关闭过程组．同样，PRINCE2将其作为关闭一个项目的过程。

但项目移交的实际情况是，它是一个跨越交付阶段结束和关闭阶段开始的过程。我喜欢把它表示为两个阶段之间的边界。如果有的话“交接的时刻”那么这是合理的。

项目管理知识体系指南(第6版-在第七版中，情况可能会有所改变) 10个知识领域，交接位于其中项目集成管理．在我看来，这是合适的地方。

项目交接职责

与任何流程一样，记录谁负责什么是明智的。我会用线性责任图(LRC)或者一个RACI图来做到这一点。需要考虑的项目包括:

• 在交接的两边签字
• 制定并执行后续行动(如拦截)
• 利益实现
• 配置管理
• 文档管理
• 合同的承诺
• 培训
• 利益相关者沟通
• 正式的报告

需要考虑的一些人或角色是:

• 项目经理
• 项目主管、发起人或执行人员
• 运营经理，或内部客户
• 外部客户端
• 高级用户
• 高级供应商
• 项目保证
• 项目管理办公室或项目支持
• 一工作流程的领导人

项目移交的三个阶段

因为项目移交是一个过程，所以明智的做法是将其视为一系列的阶段。我们将采用最简单的模型:

1. 移交前-一个准备阶段
2. 交接——最接近“里程碑”的事情
3. 移交后-跟进

我还想提醒你一种可能性，尽管我们谈到的项目交接，这是不需要的。在一个大项目中，您可能计划多个版本，而不是一个单独的版本和交付成果的交接。

准备:移交前的活动

和所有事情一样，当您做好准备时，项目移交将会进行得最好。而且,正如你所期望的那样，我建议你先做一个检查表．事实上，如果你仔细观察下面，你会发现我们已经为你开始了这个过程!

我们来看看要准备的四件事:

1. 用户
2. 利益相关者
3. 调试的可交付成果
4. 文档

为用户交接做好准备

在您移交任何资产、流程或资源之前，需要使用它们的人需要感到准备就绪。有两种方法可以做到这一点:

1. 生活的经验
   用户可以通过跟踪项目团队成员或参与测试(特别是用户接受测试阶段)来获得新过程或资产的实时经验。
   这可能是传递知识的最好方式。但是，如果你不能让所有用户都这样做(因为用户太多了)，那么这些用户就很可能成为你的超级用户。
2. 培训
   对于大多数用户来说，他们将通过培训获得知识。你可以分配一种或多种资源来领导和交付:
   1. 项目团队成员
   2. 专门的专家培训师
   3. 制造商或供应商的培训师
   4. 得到

记住，经验和培训需要涵盖以下两方面:

• 过程或资产的操作使用
• 任何资产的维护

为股东移交做好准备

显然，在任何交接的准备阶段，涉众都需要知道将会发生什么以及交接的时间。您需要创建一个沟通计划并将团队成员分配到它的各个方面。

对大多数利益相关者来说，权力交接可能是一个“好消息”。但永远不要忽视那些利益相关者，对他们来说，它要么是一种不便，要么更糟，是一种更有害的状态的过渡。并不是每个涉众都一定会从项目的结果中受益。

如果你不能恰当地与那些对你不利的利益相关者沟通，他们可能会给你的交接带来问题。而且，最糟糕的是，它们可能以一种你无法(或准备不足)预测的方式发生。至少，通过与他们接触，你有机会减少任何破坏性行为，至少，可以预见到它。

但理想的结果是，通过尊重他们，潜在对立的利益相关者将以一种平静的方式接受项目完成和移交的现实。

移交前的最后调试

在进行移交之前，任何资产都需要完全调试，任何流程或技术都需要完全测试。

我不会详细说明它是如何工作的，因为这将是您所从事的特定技术和行业所特有的。但我想说的是，这方面的计划需要成为你的主要项目计划的一部分

准备移交文件

一旦测试和调试文档完成，您应该有所有您将需要的移交文档。所以你的任务就是整理和检查所有信息。

我将在下一节列出项目移交中需要包含的所有文档。

进行项目交接

正是在这个阶段，责任从项目转移到合理的业务或客户。如果有一个“时刻”——或者一个里程碑，那就是在这个阶段的完成阶段。

我想说的是应该是一个里程碑。这是你们队庆祝的时刻。

然而，在庆祝之前，还有很多工作要做，以下是我的想法……

个人接触:亲自进行项目交接

我知道我们处在一个奇怪的时代，你可能需要从Zoom/Teams的角度来理解这一点，但是……

总是亲自将你的(项目)责任移交给你的客户(运营)责任。尽可能地让它成为一个有握手和签名的人类活动。

同时也要让用户和你的项目团队成员参与到这个过程中来。这是用户的第一个所有权点，也是你的团队的最后一个所有权点。所以这种转变对双方来说都很重要。

项目移交签字

如果有机会，那就是现在。在预先准备好的移交或验收文件上的签名，表明您的客户或运营所有者接受对您的交付成果负责。

通常，任何验收文档都附带后续操作的时间表。这是一个说明，承认该项目可能没有完成每一个微小的细节，但新的受益所有人很高兴承担起那些少数突出的责任，“妨碍”物品。

顺便说一下，我希望项目团队在移交后的时期内为完成这些操作提供一定程度的支持(见下文)。

您在交接时需要转移什么

除了任何资产、产品或流程之外，您要移交的主要是信息。这种转移需要从项目团队的大脑转移到运营团队将使用的系统。这样，知识就不会消失。然而，很可能会有大量的技术诀窍，两者都不是:

• 很容易在文档中捕获
• 很容易纳入正式培训

真正的交接是在:

• 项目实践者和专家，以及
• 最终用户和运营团队成员

因此，重要的是，任何团队成员谁将不在这里很长时间，可以在他们转移到下一个事情之前转移他们的知识。在这里，我特别想到的是向承包商和顾问汇报情况的必要性。

但是，当然，你也需要提交很多文件……

移交的项目文档

这是我能想到的一个清单…

• 验收、交接或签字文件
• 操作手册
• 维护程序和模板
• 维护日志
• 突出的问题，后续行动，和障碍清单
• 合同文档
• 利益实现的计划
• 验收报告
• 版本控制或配置管理记录
• 最后，任何项目或特定于可交付的文档

绑定项目移交管理

最后，在我们进一步讨论回归后的活动之前，可能有一些行政活动最适合在这个阶段进行。在这里，我想的是:

• 归还租用或借用的设备
• 完成合同，签下承包商
• 释放顾问
• 更新系统和记录

项目移交后:移交后活动

直到结束，一切才算结束——他们说。总有更多的事情要做。

移交后的项目交付成果

最明显的可能是(希望是少量的)障碍。这些是新的运营所有者为了完成可交付成果而需要执行的任何小任务。这个列表很可能来自您的调试报告或最后一轮用户验收测试(UAT)。

我希望项目团队能够随时提供帮助和支持。责任已经转移了，但你还需要提供一些支持。

并且，从这自然而然地需要基于后续操作所做的任何更改的配置管理。

福利管理

也许最重要的是收益实现。实现项目团队交付给他们的产品、服务、过程或资产的好处在很大程度上是运营所有者的责任。

你应该把利益实现计划包括在你提交的文件中。现在是运营团队掌握该文档并执行计划的时候了。

项目关闭活动

你需要做一大堆事情来结束你的项目。一旦你完成了项目交接，它们就会开始。

但它们构成了一个大话题。所以我建议你参考我的文章，“项目关闭:如何关闭项目的完整指南”．这显然是你的下一步!

项目移交模板和检查列表

为了支持您的项目移交过程，我建议您开发一组模板和检查列表。这些将支持您实现兼容的和可重复的过程。一定要看看我们的文章，”简化项目管理:清单和模板的力量”．

模板

我们的项目管理模板套件有六个项目关闭模板:

1. 运营转型的备忘录
2. 项目完成报告
3. 闭包的清单
4. 关闭备忘录
5. 还有一个简化版
6. 项目关闭报告

检查清单

项目管理检查清单防止错误、遗漏和重复……

我们也有一套项目管理检查清单．其中包括:

• 交接清单
• 项目关闭清单
• 项目后风险评审清单
• 项目经验教训审查清单
• 庆祝项目成功清单
• 推广学习文化清单

但这个是免费的

移交前的阶段

1. 记录移交的角色和责任。
   考虑使用线性责任图表(LRC)或RACI图表。
2. 确保尽可能多的用户有机会提前试用产品、资产或流程。
3. 为所有用户设置培训。
4. 创建一个沟通计划，向所有涉众传达移交过程。
5. 计划并执行最终验收测试。
6. 委托产品、资产或过程。
7. 完成所有测试和调试文档。
8. 准备交接文档。

移交阶段

1. 安排你的交接会议。
2. 邀请适当的团队成员和用户参加交接会议。
3. 安全签署移交文件。
4. 对顾问和承包商进行汇报
5. 交出所有的项目文档。
6. 归还租用和借用的设备。
7. 合同收尾。
8. 承包商签字批准。
9. 释放顾问。
10. 更新系统和记录。

交接后阶段

1. 执行后续行动/障碍。
2. 在配置管理日志中记录移交后的任何更改。
3. 执行利益实现计划中的活动。
4. 执行所有项目收尾工作(见单独的检查清单)。

你对项目交接有什么经验?

我们错过了什么?如果你发现了任何实质性的东西，我会奖励你一套免费的项目清单。请在下面的评论中分享你的经验。

了解更多

我找到的补充您在项目移交方面知识的最好参考资料将使您思考如何磨练自己的移交过程。而且，令人高兴的是，它在网上是免费的，以PDF格式．这是一份由项目管理协会发表的简短报告，叫做”我们怎样才能更好地交付项目吗?”一定要看一看。