总有一天你会需要我们项目接管的终极秘密

接管别人已经开始的项目从来都不是一个好主意。太大的风险是，他们无法建立起成功的机制。那么，如果你别无选择，你该怎么办呢?不管出于什么原因，你必须参与一个项目的接管，并且你想要取得成功?

许多文章关注最初的几天，但是项目接管的挑战远远不止于此。所以，在这里，我们将看看当你接管一个现有的项目时，你需要做的所有方面。

为什么项目接管是一个问题?

尽管在研讨会、研讨会和现场培训中，人们最常问我的一个问题是:

“我如何接手一个现有的项目?””

我还被问到:

“为什么这是个问题?””

让我们从理解这个问题开始。

比较良性的情况是这样的……

有人善意地开始了一个项目。他们工作努力，每件事都做对了。但后来，由于这样或那样的原因，他们不得不下台。所以需要有人来接手，而你被指接管了项目。所以，他们开始了它，定义了它，也许计划了它，甚至可能开始交付它。如果他们的假设和决定不是你会做的呢?

在另一个极端，是这样的情况……

有人在开始项目时就知道他们不需要完成它。他们的动机在哪里?也许他们面临着削减预算、缩短时间或做出不合理的功能承诺的压力。他们没有什么可失去的，知道像您这样的人将不得不在您的项目接管期间收拾残局。

然而，情况变得更糟了。

如果他们把东西弄得一团糟怎么办?

因此，接管一个现有的项目很少是容易的，而且可能充满风险。但是，你就是你。所以这是我的项目接管公式，以确定具体的位置，并开始对项目施加自己的控制。

项目接管公式

我的终极项目接管公式有六个要素:

1. 取向
2. 治理
3. 团队
4. 利益相关者
5. 项目定义及计划
6. 前进

我们将在下面逐一回顾它们。但是，如果你是一个观众，而不是一个读者，这里有一个抓住要点的视频版本:

取向

在项目接管之后，你的首要任务是保持冷静，花时间回顾情况。每件事都会感觉很紧急，尤其是当你接手的项目遇到麻烦的时候。但如果你不小心回应，你很容易让事情变得更糟，并在一个快速的行动中削弱你的权威。

我们经常犯的另一个错误是，当我们恐慌时，我们会做出无法兑现的承诺。有时候，这只是因为我们并不真正知道我们所承诺的事情的重要性。这里有个简单的规则:

不要做出你不能确定自己能否实现的项目承诺。点击推特

所以，在告诉了你不该做什么之后，当你接手一个现有项目时，你必须做的第一件事是:把你需要回答的问题列一个清单，记录下不同的人给你的答案是相同的还是不同的。这将帮助你完成下一件事。

总之……

1. 保持冷静
2. 问问题，倾听答案
3. 避免做出承诺

治理

如果一个项目接管是必要的，我的第一个怀疑将是治理有问题。因此，尽早与项目主管、赞助商、客户或老板会面。用它来建立融洽的关系，并开始了解他们的观点和优先事项。他们能告诉你什么情况，之前发生了什么?此外，还要了解组织环境。你需要注意哪些政治压力?

然后，与他们一起审查治理过程。它们有多强大，你需要的支持过程在什么程度上到位?如果您没有您需要的东西，那么将它作为您可以加强治理的项目的一个条件。

可能有一个完全善意的原因驱动项目接管的需要。但是，如果存在治理问题，现在，在一开始，是解决它的最好机会。你等待的时间越长，你的谈判能力就越弱。

总之……

1. 理解它
2. 评价它
3. 如果有必要，可以修改它

团队

接下来，将你的注意力完全转移到你的团队上。

1. 首先，弄清你的新团队有哪些成员。尽你所能找出他们每个人的信息，记住他们的名字。没有什么比在第一次见面时知道对方的名字更能巧妙地表明你的关心了。
2. 然后召集你的团队，向他们介绍你自己。给他们时间提问和表达自己的观点。让你知道问题是什么，让他们表达他们的担忧和沮丧是至关重要的。
3. 第三，安排与每个团队成员的一对一会议。从你的团队领导开始。这是您可以真正了解性格和能力的地方。这也是您开始建立项目所需的关系的地方。

您将使用所有这些来评估团队成员的优缺点，以及整个团队。一旦您处理了项目计划(如下所示)，您将在此评估的基础上继续审查角色分配。优化团队部署是提高生产力和士气的快速方法。

总之……

1. 与他们见面，打招呼，并了解他们
2. 召集团队会议并邀请问题
3. 然后保持一对一的姿势

利益相关者

在治理结构和团队之后，要会见的下一组人是涉众。在很大程度上，项目接管是关于认识人，并开始建立关系。

• 安排与您的高级用户见面，然后，与他们指定的其他用户见面。建立关系，找出他们的优先事项。要注意可能会有政治议程。如果他们跳过了一个用户组，那么仍然要去与他们见面。在这样做的时候，要留意他们和高级用户之间的问题。
• 安排与任何既定项目供应商的会议。开始建立关系，倾听他们对项目状态的看法。然后将你的注意力转向潜在的项目供应商，你可能很快就会需要他们加入你的团队。
• 最后，安排与其他关键利益相关者的会议。开始建立关系，了解他们的需求、愿望、优先次序和对项目的看法。

总之……

与以下人见面并建立关系:

1. 用户
2. 供应商
3. 关键利益相关者

项目定义及计划

有了关系和对不同人观点的理解，现在是时候整理所有这些了。您需要根据项目定义和项目计划来评估您所拥有的东西。项目接管为您提供了一个做出重大改变的小窗口。所以把握住它。

项目定义

查看所有可用的项目文档，特别注意以下基本内容:

• 项目的定义(目标和目的)
• 关键的规划假设，和
• 风险文档。

如果项目定义是不充分的，安排时间正确地做这件事，并创建你自己的版本，你可以得到你的项目主管，赞助商，客户，或老板的签字。

项目计划

确定您对任何计划的可行性的信心水平。压力点和主要风险是什么?如果项目计划不充分，请安排时间正确地重新构建它。和你的团队一起制定一个每个人都相信的新计划。

利益相关者参与计划

审查已到位的涉众参与计划。理解涉众并评估涉众参与计划的强度。如果涉众参与计划是不充分的，安排时间重新工作它，与您的团队合作，产生一个每个人都可以信任的新计划。

预算

确定你对预算的充足程度的信心。压力点和主要风险是什么?如果预算不足，安排时间修改它，与选定的团队成员一起工作，并基于一个合理的计划。确保项目主管、赞助商、客户或老板的审核和签字。

总之……

1. 回顾所有的定义和规划文件
2. 必要时修改它们
3. 获得批准

前进

有了一组新的计划和一个您可以自信的预算，您的项目接管就差不多完成了。是时候开始前进了。

坡

如果您对角色分配不满意，如前所述，您可以检查它们并重新分配您的团队成员。您还可以采取行动，以填补由于缺少或不充分的文件、程序或记录而留下的任何空白。这不太可能是当务之急，但很重要。

监控与控制

当你开始他们的新课程时，建立一个持续的性能监视和审查过程。这将使你保持项目的领先地位，并更多地了解你的团队成员。您将能够使用它来加强性能并进一步加强与它们的关系。

通信

我要设定的另一个优先事项是在项目沟通中加入你自己的风格。更新计划，让每个元素都代表你对下一阶段最有效的想法(最重要的是，在沟通接管时):

• 消息
• 媒体
• 频率
• 风格

这并不是要把自己置于项目宣传的中心。相反，它是关于为每一条发出的信息负责。在涉众的眼中，这个责任将标志着您成功的项目接管。

重振

最后，当你把一切都安排好，准备好按照你想要的方式进行时，考虑一次新的启动会议。使用它来标记更改并确认项目的新方向。仔细考虑你想要传达的信息，以及如何有效地传达它们。

如果使用得当，一个项目的启动可以为一个疲惫的项目注入真正的能量。如果你的项目之前萎靡不振或失去信心，这可能是一个有价值的方式来标志一个新的开始。

总之……

1. 监控与控制
2. 通信
3. 启动一个新的项目，让你的团队重新充满活力

项目管理核对表

本文基于我们的产品项目管理检查列表中的一个检查列表，其中包含超过50个有用的检查列表，将帮助您在第一时间获得正确的项目。

检查清单可以防止遗漏，减少错误，加快进度。来看看项目管理核对表现在。

你会怎么做?

你曾经接手过一个现有的项目吗?你的建议是什么?请在下面的评论区分享你的想法。我期待着阅读并回复它们。