什么是项目管理中的保证和审核?你的神奇指南

我敢肯定，项目保证和项目审计并不是许多项目经理最喜欢的话题。但它们很重要。它们确实会引起很多困惑。

尤其是，人们会问:

• 什么是项目保证和项目审计?”
• “有什么区别?””

和…

• “我们如何进行项目保证或项目审计?””

所以，我会给你你想要的答案。

本文结构

本文的结构将非常简单。只有四个主要部分:

1. 项目保证和项目审计:它们是什么?我们为什么需要它们?
2. 如何实施项目保证:一个基本过程
3. 如何开展项目审计:一个基本过程
4. 作为在职项目经理，对项目保证和项目审计的思考方式

项目保证和项目审计:它们是什么?我们为什么需要它们?

你需要知道它们是什么，以及我们如何定义它们:项目保证和项目审计。你也会很想知道，为什么它们很重要。

首先，我将概述它们是什么以及为什么它们很重要，然后我们将继续讲定义。

什么是项目保证和项目审计?

项目保证和审计都是关于给项目和团队正在做的工作以信心。因此，他们对项目管理的两个重要领域做出了贡献:

1. 治理
   特别是治理中与监督有关的部分。也就是说，评估更广泛的治理过程的有效性往往是保证和审计的作用。
   更多有关管治的资料:项目治理曾经为我们做过什么?[答:很多]
2. 风险管理
   在任何项目或计划的主要风险中，我们可能面临的威胁，例如:
   • 做错误的事情
   • 滥用资源
   • 违反规定或标准
     更多有关风险管理的资料:项目风险管理最终指南

保证的作用是对这些问题给予安慰，审计的作用是对这些问题进行详细调查。

的“那又怎样?”为什么我们需要项目保证和审核

有许多理由支持保证和审计在项目管理中的价值。记住，我们必须能够证明价值，因为这是有代价的，在:

• 进行项目保证和项目审计的时间、材料和工作
• 项目团队成员与审核和保证过程合作时的工作时间损失
• 采购成本，如果你委托一个真正的外部项目审计
• 管理评审保证和审核过程结果的时间

所以，这里是我的项目保证和项目审计的主要好处的开始列表。他们:

1. 确保我们从一开始就严格定义项目的成功
2. 根据该定义提供对成功的客观评估
3. 在项目团队中创造一种勤奋和分担责任的文化
4. 增强利益相关方的信心，让他们相信我们已经取得了应有的成绩
5. 为组织提供基本的治理监督
6. 为经验教训和过程改进提供输入

项目保证与项目审计:有什么区别?

在下一节中，我将提供项目保证和项目审计的一些正式定义。在这里，我们可以使用宽松的、容易理解的定义来让你清楚地理解:

• 每一个都是什么，还有
• 它们有何不同

保证是我们如何向涉众提供对您的项目或计划有信心的基础。它证实你正在以适当的方式做正确的事情，并有效地利用了公司给你的时间和资源。

审计是提供保证的一种方式。它是一种正式的评审，旨在根据特定的标准对项目进行评估。

所以,“你还能怎么保证呢?””你问。

有很多方法，比如:

• 仔细观察数据
• 与人交谈
• 在巴德计划的会议上提问
• 测试可交付成果
• 根据预算监测支出情况

然而，毫无疑问，正式的项目审计是提供项目保证的最可靠和客观的机制。因此，这两个术语经常互换使用。

所以，总结一下:

至关重要的是，项目保证是一个持续的、持续的过程，贯穿项目或计划的整个生命周期。项目审计是一个离散事件。它可能在项目生命周期中发生一次。或者，在一个长项目中可能有不止一个，或者如果发现值得后续跟进。

另一个关键的区别是保证经常发生在项目内部。另一方面，项目审计必须由独立于审计领域的个人或团队执行。

项目和计划管理领域的保证和审计的定义

让我们从更广泛的术语“保证”开始，然后关注更狭义的术语“审计”。

定义项目保证

我的字典告诉我，在这种情况下，保证的意思是:

“一种激发信心和确定性，并克服怀疑的声明”

它的起源意为确保或确保。

APM知识体系第7版将保证定义为:

“向利益相关者提供信心的过程，使他们相信项目、计划和组合将实现有益的变化目标。”

APM知识体系第7版
项目管理协会，2019年

因此，这个定义将项目保证视为一个需要考虑很多事情的过程，比如:

• 设计、标准和规范的适用性
• 项目可交付成果的质量和标准
• 项目控制过程和交付实践
• 合规
• 计划进展情况
• 利益实现过程
• 决策的完整性

然而，我们有时使用术语“项目保证”来指执行过程的团队。它可能是项目组织中进行项目评审的中心小组。通常，这个团队将处于某种形式的PMO中:项目、计划或项目组合管理办公室。

PRINCE2中的项目保证

在PRINCE2项目保证是项目委员会的职责。他们要在三件事上作保证:

1. 业务需求和预期收益(业务保证)
   这主要是PRINCE2中项目执行人员(即发起人)的责任
2. 涉众和用户的需求和期望(用户保证)
   这主要由PRINCE2中的高级用户负责
3. 技术标准和要求(技术保证，或供应商保证)
   这主要是PRINCE2的高级供应商的责任

更多关于PRINCE2的信息:由Frank Turley介绍PRINCE2， ' the PRINCE2 Guy ' |视频

定义项目审计

我的字典告诉我，在这种情况下，audit的意思是:

“检查、审查和核查”

它的词源是“听证”的意思——如举行听证以调查某事。所以，它很像某种形式的司法程序。的面颊!

但是，与项目保证一样，项目审计有许多解释。不可避免地，一些人将项目审计视为一种财务功能，关注于项目或计划中的财务绩效、成本管理和财务报告。

更一般地说，项目审计是关于对整个项目或计划管理过程、指导方针和标准的符合性。

如何实施项目保证:一个基本过程

项目管理协会有我所知道的最好的材料，帮助我们理解项目保证。这7页不仅有一个有用的章节^thAMPM知识体系的版本[链接](第1.3.2节)，我将借鉴它。但它们也产生了一些出色的详细文件:

• 综合保险指南
  一个简短但非常有用的指南
• 项目保证办法
  APM会员可免费下载工具包

APM使用的模型是一个三层模型，设置了三条“防线”。这出现在综合保险指南，罗伊·米勒德著:

1. 第一道防线:控制
   减少错误机会的系统、过程、政策和标准，从而确保诚实和有效的交付
2. 第二道防线:遵从性
   对项目的进展和过程进行日常监控和审查。这些可能位于更广泛的过程中，如治理、风险管理或质量管理。他们可能由项目交付团队之外的团队监督，如发起人、评审组或项目管理办公室(PMO)。
3. 第三道防线:独立审查
   这确实需要由一个适当独立于项目或计划的团队来执行。它可以是由组织中其他项目经理进行的同行评审，由项目保证团队或PMO进行的内部审核，或者由咨询组织、审计公司或政府或贸易监督机构进行的真正的外部评审。项目审计位于这一层。

有效项目保证的要求

除了明显需要适当的独立性水平外，有效的项目保证还有许多其他标准:

• 明确保证过程的所有权。
• 有效的计划包括什么，创建一个工作计划，并进行沟通，这样团队就知道该期待什么。
• 合作的方法专注于学习和改进，而不是对抗性的方法，专注于发现错误和分摊责任。
• 正确的细节水平。不要肤浅到错过重要细节。但不要太详细，不要把注意力集中在没有实质性影响的琐事上。在财务审计领域，有一个术语叫“重要性”。调查结果是否与活动规模有关?它们能对结果产生实质性影响吗?
• 一种“提问和倾听”的方法，并用证据支持它。这与普通的“勾框”方法相反，这种方法只是快速核对结果，以显示你已经完成了步骤。

项目管理办公室在项目保证中的角色

您的项目、计划或项目组合管理办公室可能在支持甚至执行项目保证方面起主导作用。它们的作用包括:

• 向项目负责人提供建议、指导、支持和工具(通常是清单和模板)
• 开展一些项目保证活动
• 维持一个准独立的项目审核团队

如何开展项目审计:一个基本过程

正式的项目审计有三个阶段:在主要评估和数据收集活动之前、期间和之后。对于如何进行项目审计没有“标准”。因此，我提供了一个简单、通用的过程，分为三个阶段，共8个步骤。

审核准备阶段

1. 同意审计目标
   这是一份明确定义审计目的的声明，以及审计将覆盖和不覆盖什么内容
2. 计划审计过程以及如何执行
   包括角色和责任，以及需要参与的人员的能力
3. 指定要检查的内容和性能标准的定义(审核准则)
   你的标准可能是简单的及格/不及格，也可能是更微妙的:例如，优秀、良好、适当、较差、危险。你甚至可以有一个10分的尺度，红色(0-2)，琥珀色(3-5)，绿色(6-9)和蓝色(10 -最佳实践)的颜色编码。

审计现场工作和调查结果阶段

4. 开展审计现场工作
   这是您提出问题、收集数据和检查文档的地方。
5. 评估审计结果
   综合所有的证据告诉你什么。
6. 为项目团队创建一个行动计划
   根据您的发现，项目团队需要做什么才能符合最高标准。您可以选择根据紧急程度和影响程度对其进行评级。我采取的一些行动可以解决严重的失败。其他可能仅仅是建议改进其他方面有效的程序，例如。

审核及检讨阶段

7. 报告过程
   你们将如何报告，以什么样的格式，谁将正式收到报告，并就报告结果采取行动。此外，审计结果将如何更广泛地公布
8. 审核确定的监视、跟踪和补救措施的过程

项目审计需要涵盖什么

这是我想到的主要事情的简单清单:

• 项目和关键任务的状态和进展
• 产品/可交付成果的质量
• 项目管理和项目管理过程的有效性
• 项目决策和治理的健壮性
• 预算和其他资源的使用
• 遵守条例和标准，包括:健康和安全、数据保护、……
• 项目风险对主办机构的影响
• 有机会在绩效、严谨性和问责性方面进行改进

组织范围内的项目审计

如果你有一个项目审计功能，他们将完成上面我的三期模型中的所有8个步骤。但他们也将制定以下程序:

• 确定要审计哪些项目，以及何时审计
• 如何触发和启动审计
• 标准化表单、模板、检查表和报告
• 记录是如何创建、存储和存档的

作为在职项目经理，如何看待项目保证和项目审计

我的建议很简单。不要认为审计和保证是对抗性的过程。相反，应该将保证或审核团队视为协作者，其作用是帮助您更好地完成工作。与他们合作，欢迎他们的任何发现。他们发现的任何失败或担忧的原因都是改进项目的机会。而且，如果他们没有发现它们，这些担忧的原因仍然存在——你只是不知道它们。

“我们有时见到的那些爱管闲事、自以为是的听者怎么办?””

好问题。他们呢?

他们毫无帮助的自大是你的问题吗?

不，这是他们的。

管理你与他们的关系(以及支持你的团队)将是一个更大的挑战。这需要更大程度的耐心和外交手腕。这可能并不有趣。

但是，他们的发现可以帮助你的态度仍然是正确的。

对任何被指控进行任何形式的审查或审计的人，我要这样说:

“责任在上帝和小孩子身上”

这句话出自电影《蝶耳犬》，由达斯汀·霍夫曼饰演的角色路易丝·德加说。

所以，我说……

责备是上帝和小孩子的——我认为你也不是。如果你想表现得像个孩子，那就成熟点，规矩点。你的工作是支持你的组织(或客户)及其项目:而不是推卸责任。

您对项目担保和项目审计有什么看法?

一如既往，我渴望倾听你们的观点和经验，并随时准备回答你们的问题。请使用下面的评论。