为什么To-Do这么过时

你使用待办事项清单吗?

你当然知道。几乎每个项目管理人员都这样做。

不同的是它们的形式:便笺簿上的一张干净的纸，笔记本后面的一列流水账，纸片，贴得到处都是的便利贴，手机、电脑或平板电脑上的一个应用程序，或者三者兼而有之，甚至是惊人的日常记忆。

“待办事项清单”并没有错

我不会告诉你不要列待办事项清单。它可能是过时的，但它确实有价值。问题是太多的人把待办事项清单作为他们唯一真正的时间管理、生产力或个人效率的工具。这是很危险的。

事实上，待办事项清单可能是有害的。而不是帮助你管理好你的时间，它会开始管理你，让你感到压力和不足。你看，你有多少次在一天结束的时候面临着两难的境地:

你回家后是否会留下未完成的待办事项清单?

或者你工作到很晚，完成你的待办事项清单，明天第一件事就是有一个干净的桌子，你会觉得很高尚吗?

策略

如果你清理了你的待办事项清单，那么你回家晚了，你很累，很难放松，所以你上床睡觉，当你醒来时已经很累了。但事情是这样的:因为你很“擅长”做待办事项清单，所以到第二天结束的时候，你的新待办事项清单上仍然有一大堆事情要做。所以你又呆到很晚了。一次又一次。在你意识到这一点之前，你就已经因为经常加班而筋疲力尽了，你对自己的工作充满了怨恨，而且很容易为一件小事而感到压力。这种策略是不可持续的。

策略B

所以你尝试了策略b，在一天结束的时候，还有很多事情要做，但你说，去他的。生活比工作更重要，所以你回家吧。不幸的是，你不能在晚上好好放松，因为你担心明天要做的所有事情——甚至在你开始明天的工作之前。脑子里萦绕着这些，你很难入睡。所以当你早上起来的时候你很累。更糟糕的是，当你开始工作时，在你开始今天的工作之前，你有一个小时的积压工作要处理!难怪到今天结束的时候，你的“待办事项”清单上还有事情要做? ?就这样继续下去，你会越来越累，越来越落后。

策略B似乎并不比策略A好多少!

问题在哪里?问题就在你的任务清单上。不过，并不是说你有。关键是你如何使用它。

你的待办事项清单的一个新公式

以下是如何驯服你的待办事项清单并让它为你工作的方法——而不是相反。

步骤1:把你的待办事项重新命名为你的可做清单．要认识到上面的一切都只是你如何的一个候选人可以利用你的时间，而不是承诺如何利用你的时间。

步骤2:在每天结束的时候，回顾你的“可以做的事情”清单，找出明天对你来说最有价值的事情。但是要确保你期望做这些事情的总时间要少于你可以做的时间。如果你每天工作8小时，但你有两个小时的会议安排，需要一个小时的思考和计划时间，加上一个小时来回复日常问题和突然出现的邮件，那么你有4个小时。如果你发现有超过4个小时的“可以做的事情”，那就毫不留情地把它排好优先级，把一些事情放回你的“可以做的事情”清单上，也许第二天再做。把真正重要的事情放到明天去做将要做的事情清单．

你的将要做的事情清单是一个封闭列表。当你清理完它，你就可以自由地计划第二天的事情，然后回家。

步骤3:定期检查你的可做清单对于那些不再有足够的价值而不值得你关注的任务。通常情况下，这些东西已经在你身边挂了一两个星期了，你每天都在传递它们。把这些划掉，并把它们转移到一张新纸上的新清单上:你的不愿做清单．当你完成这份清单后，小心地把它归档在门边地板上的小圆形文件柜里。

步骤4:最后，认识到你的一些能做的物品可能到处都是，但它们太重要了，不能放在桌子上不愿做清单．通常，这些不是单个的To Do项，而是代表整个任务集群:一个小项目。它们仍然在那里，因为你本能地认为它们是一大块，你通过拖延症一次又一次地推迟它们。所以，对于每一种情况，在你的笔记本上重新放两页纸。在第一页的顶部写上“项目:…”和“可以做”项目的名称。

在那下面，写几句关于这个项目的真正内容，然后，在三行上，写上数字1、2和3。根据它们，写下你需要做的前三个任务。当你这样做了之后，在括号里写上每件事所需时间的估计(每件事不超过一个小时，否则你需要把它们分开)。最后，查看你的日记，把每一件事安排到特定的时间段。当你完成了这三件事，你就会知道这个项目是要继续做下去，还是要交给别人，还是要中止，还是要推迟到以后的日期。在笔记本上做相应的笔记。

“那又怎样?””

待办事项清单可能是有害的。因此，用三种新的工具来代替它们，当你恰当地协调它们时，它们的工作效果会好得多:

• 一份可以做的事情清单
• 待办事项清单
• 不要做清单
• 项目页面