如何知道何时使用项目管理

项目管理是一个最强大的解决方案提供给你。但它能解决什么问题呢?这篇文章是关于什么时候使用项目管理以及所有的工具和技术。

当然，对于何时使用项目管理这个问题，有一个简单的答案

如果您想要本文的TL;DR版本，这很简单。当你有一个项目时，使用项目管理!如果这听起来很明显，它应该是显而易见的。项目的定义特征与使项目管理成为最佳选择的环境密切相关。我在之前的视频博客中提到了项目的定义。”什么是项目管理?”

但我猜这不会让你满意的…不应该

我真的有很多话要说。那么，如果你想要得到一个好的结果，让我们看看驱动使用项目管理需求的条件。

截止交货日期

“截止日期”这个词意味着失败的后果。也许最大的一类项目是那些截止日期驱动的项目。无论何时你做出承诺，或者需要遵守规定，都有可能必须满足严格的时间范围。我们使用项目管理来帮助我们做到这一点，因为它有一套工具和技术来提供帮助。无论你需要的是简单的里程碑，还是由前辈和继任者组成的复杂网络，优秀的项目经理都擅长在截止日期前完成任务。对我们大多数人来说，这只不过是一种职业自豪感。

对于优秀的项目经理来说，按时完成任务是一种职业自豪感点击Tweet

特殊要求

使用项目管理的另一个明显的时间是当您必须满足特定的需求时。这通常是由你的老板或客户规定的，但你也可以提出自己的要求。我们从功能和质量的角度来阐述这些问题。我们在项目管理中将功能需求称为“范围”。我们在这里使用项目管理，因为它为我们提供了非常精确地定义需求的方法，并确保我们可以按照指定的方式交付它们。

最初不确定客户想要/需要什么

管理特定的需求是使用项目管理的原因之一。一个更好的方法是帮助你管理你、你的老板或你的客户将会遇到的不确定性——尤其是在开始的时候——关于这个要求是什么。项目经理已经开发出解决客户想要和需要的方法。事实上，他们也有办法清楚地区分需要和想要。这很重要，因为需要有人为这些需求买单!因此，我们还选择了我们需要的工具，以帮助客户证明不同级别的规范，以及与之相关的支出。

项目经理需要区分需求和愿望，因为需要有人为需求买单!点击Tweet

过程中需求变化的可能性

你的老板或客户对你说过这句话吗?

“太好了。谢谢你！只是……我改变主意了。”

如果有，那么欢迎来到项目的真实世界!改变主意是客户和老板的做法。所以你需要使用项目管理技术来控制这些情况。变更控制和变更顺序工具使您能够在保持责任的同时让人们满意。如果你是为别人做商业项目，这一点尤其重要。

固定的预算

如果每个项目都有一本有签名的空白支票簿(如果你是英国人，那就是支票)，那不是很好吗?不幸的是，他们没有。所以，虽然你没有一个完全固定的预算，你不太可能调整你的预算来适合自己。再一次，项目管理来拯救。它提供了一些工具来帮助你制定符合你要求的预算。您还可以使用项目管理工具来根据预算监控和跟踪您的支出，这样您就可以保持控制。而且，如果你有压力要交付一些不同的或新的东西，你可以将它们与前一段中的变更控制工具结合起来，也可以帮助你。

有很多任务需要协调

一个项目的标志之一是存在许多任务，你需要协调。这种复杂性为您使用项目管理方法来管理它奠定了基础。但我们不要忘记最简单的——通常也是最好的——解决方案。只要有可能，把一个大项目分成两个或更多的小项目。显然，你的任务越少，你的项目就越不复杂。但是，两个小项目总是比一个大项目简单。

如果可能的话，把一个大的#项目分成2个或更多的小项目。两个小prjs比一个大prjs简单点击Tweet

团队需要一起工作

我并不是说项目管理是团队合作的唯一途径。但是当你使用项目管理时，你确实会把团队建设和团队协作融入到这个过程中。好的项目过程自然会考虑到:

• 公平分配工作，
• 伟大的沟通,
• 学习与发展，
• 提高士气和动力，

以及许多其他有价值的团队工作资产。

不确定性和新颖性

这是使用项目管理的“经典”原因:做一些新的和创新的事情。这是大多数人听到“项目”这个词时脑海中浮现的东西。但为什么我们需要一些特殊的东西来管理新的和不确定的事物呢?因为new的意思是“未经尝试的”。不确定的意思是“可能失败”。

项目意味着‘风险”。

正如经验丰富的项目管理顾问蒂姆·利斯特在2004年所说，“风险管理是成年人管理项目的方式”。因此，我们有大量的工具，它们与健壮的方法集成在一起。

《风险管理是成年人管理项目的方式》蒂姆·利斯特，2004年点击Tweet

利益相关者格局的转变

我使用项目管理的最后一个原因是涉众的存在，他们需要保持信息和参与。涉众不仅仅对你的项目感兴趣;他们有自己的观点、优先事项、偏见和议程。涉众使项目变得困难。因此，项目经理花费了我们大量的时间来参与、咨询、告知和影响他们。同样，我们有一套工具和技术来帮助我们。

把它们放在一起

如果你有这些特点之一，你需要使用项目管理吗?可能不会。您可以使用利益相关者参与管理来处理利益相关者，使用风险管理来处理不确定性和新颖性。你可以使用团队领导力来处理团队合作的需要。您可以使用Change Control来处理需求的转移。等等……

但是，当你有两个或两个以上的这些特征时，当它们聚集在一起时，实际上只有一个解决方案。因为只有一个工具集拥有一切:项目管理。我们使用项目管理，因为它集成了:

• 需求计划
• 质量管理
• 预算
• 调度
• 投资评估
• 变更控制
• 协调
• 测序
• 团队的领导
• 利益相关方参与
• 风险管理
• ……以及更多

在某种程度上，你可以把这篇文章看作是我们之前文章的补充，如何获得更好的项目管理结果．本文介绍了10个基本的项目管理工具。这些工具解决了我们上面所描述的条件。还有什么其他条件促使你使用项目管理?请在下面的评论部分告诉我们。

但别忘了……

项目管理技能包括广泛适用于你的工作和私人生活的许多领域．可能只是你想在任何时候都使用它们。也许，即使是在简单的低风险活动中，你会发现你的一些项目管理技能会让一切变得更容易。就像其他基本的生活技能一样，比如批判性思维和人际关系的建立，什么时候你可以使用项目管理来完成事情应该没有限制。