10步风险管理项目启动

当你开始一个新项目时，有很多事情要做。但有一件事对你最终的成功有很大影响，那就是你如何处理风险管理。因此，我们邀请了风险管理专家Keith Baxter，就如何成功启动风险管理提供一些建议。

Keith是减少ABCD风险管理流程的开发者。它采用一种健壮的方法来进行战略性项目风险管理。他有丰富的经验指导客户完成整个风险管理过程，从第一次风险管理启动到结束。

在他的文章中，他以一个大型项目为例。对于你自己的风险管理起步阶段，你可能想要根据自己的需要采纳他的建议。其中一些步骤可能需要一周(或更长时间)。但是，在一个小项目中，他们需要几天甚至更短的时间。有些步骤甚至可以跳过。

小型或大型项目

Keith和我都认为少于10到12个涉众的项目是小项目。Keith的大部分流程都是针对可能有50或更多利益相关者的项目进行优化的。所以，如果你的项目中有20到30个人，你可能想要调整其中的一些想法。

风险和假设

风险和假设是一枚硬币的两面。每个计划都是基于一些事实和许多假设。每一个假设都可能是错误的。

风险的本质是不确定性。这也是假设的本质:它可能是正确的，也可能是错误的。所以，每个假设都有相应的风险:假设是错误的。

Keith管理风险方法的一个重要元素是关注计划中的潜在假设，从而直接找到相关风险的根本原因。

因此，让我们深入研究启动项目风险管理的任务，并将任务交给Keith。

风险管理的挑战

在我们开始之前，你可能想知道:“什么是风险管理?””

开始任何新的项目角色都是令人望而生畏的。但在风险管理方面，尤其重要的是要立即行动起来。一个有效的风险管理领导者必须:

• 快速控制局面
• 努力理解关键事实
• 尽快建立关系
• 建立风险监测和控制的团队流程

你也可以喜欢我们的文章:”项目风险管理如何让你成为更好的项目经理”．

风险管理开始:如何开始至关重要

通常在职业生涯中，如何开始是至关重要的。项目管理也不例外。也许风险管理尤其如此。因此，我仔细思考了一个项目经理应该如何在一个新项目或计划开始时进行风险管理启动。

这是风险管理专业人士会采取的方法。您可能想在自己项目的开始几周采用这种方法。

在这个模型中，我列出了前十个步骤:

1. 了解你的利益相关者
2. 决定您的流程
3. 选择并实施您的风险管理工具集
4. 开始风险识别
5. 建立并运行你的第一个风险审查委员会
6. 指导风险行动计划
7. 开始第二轮风险识别
8. 成立第二个风险审查委员会
9. 反映
10. 制定长期计划

第一步:了解你的股东

你的利益相关者对于你的项目的成功是至关重要的，特别是对于你的风险管理的有效性。所以，从他们开始你的风险管理。确定他们是谁，并开始了解他们。

安排会议，利用这段时间正式和非正式地了解你的利益相关者。关注那些对你的项目有最大权力或影响力的人。想想你怎样才能赢得那些可能反对或反驳你想法的有影响力的人。

如果可能的话，最好是建立面对面的讨论。如果有其他与这些涉众一起工作过的项目经理，请花时间从他们的成功和失败中学习。尽可能将此活动扩展到您的整个团队。

确保向你的资方和其他高级管理人员确认任何重要观点，这样你就可以将任何“抱怨”与真正的担忧区分开来。要开放和大胆——在项目的“蜜月”阶段早期犯一些错误是可以接受的。

步骤2:确定流程

一旦正式的沟通线路建立起来并开始运行，就该采取行动了。如果您已经知道您首选的风险管理流程和工具集，那么是时候熟悉团队的其他成员了。让这个过程尽可能有趣。你可能想要把你的风险管理启动简报整合到你的简报中项目启动会议．但是，留出足够的时间来确保您的团队可以将风险管理视为项目管理方法的关键部分。

也许你从一张“白纸”开始。在这种情况下，考虑使用一个经过验证的和高度有效的基于假设的过程，如ABCD风险管理。

步骤3:选择并实施您的风险管理工具集

工具选择是一个很大的任务，超出了本文的范围。对于许多项目，您不需要正式的风险管理工具。通常情况下，这两种方式中的一种就足够了:

• 您的项目计划软件中内置的工具，或者
• 用您现有的办公软件构建的简单工具

但是，要注意像Excel这样的软件包在标准化、易用性和通信方面的局限性。

如果您的组织正在购买风险管理流程或工具，那么让您的供应商进行培训可能是最有效的。第一手的培训总是比由经验不足的人进行的二手培训好。

确保工具集在过程培训之前是活动的、测试的和可用的。最有效的方法是将过程和工具的培训结合起来。

最重要的是，确保底层流程是可靠的。没有有效的底层过程的工具主导的解决方案将给您带来“垃圾,输出”．

让你的团队相信这个过程是正确的

到目前为止，我认为您已经赢得了高级管理人员的支持，他们站在您这边。因此，下一个合乎逻辑的步骤是说服您的其他涉众，使他们相信过程和工具集是正确的。

组织一系列涵盖整个项目团队的简报会是一个很好的开始方式。理想情况下，一位高级管理人员会出席会议，为你的观点辩护。这将加强您要求人们按其应有的方式使用工具的要求。

一定要演示这个过程是如何到位的，以使您的团队的生活更轻松，并提高您的赞助商的可见性和控制性。回答以下问题:

• 现在项目中的风险管理在哪里?
• 这个(过程)将如何实现?
• 你想从观众那里得到什么?
• 这对他们个人有什么好处?

对于某些项目，您对风险管理流程和工具的介绍将是您的风险管理启动会议的主要内容。

步骤4:开始风险识别

有了项目团队和赞助商的支持，现在是时候开始识别风险了。你需要走出去捕捉风险数据。根据时间和预算的限制，可能有必要放弃访谈而专注于研讨会，但要清楚的是，一对一的访谈比研讨会产生的数据质量和结构要好得多，特别是在使用基于假设的技术时。

和你的团队交流时，要尽可能主动。他们将接受新培训，充满热情，但容易出错。专注于:

• 质量胜于数量，而且
• 具体的而不是一般的。

例如，清楚地识别前十个风险比粗略地捕捉100个风险要好得多。你的主要关注点应该始终是清晰、明确的沟通，并在过多和过少的信息之间建立适当的平衡。

步骤5:设置并运行第一个风险审查委员会

风险审查委员会(RRB)是风险管理过程的焦点。RRB需要(至少)每月召开一次会议，前两次会议建立流程。

风险检讨委员会的目的是以一致的方式监察所有项目的风险。因此，它应该由能够降低风险的高级人员组成。这将是:

• 您的项目或计划赞助商
• 项目经理
• 当你开始一个新项目时，有很多事情要做。但有一件事对你最终的成功有很大影响，那就是你如何处理风险管理。业主风险

业主风险

你的风险所有者(ROs)是对一个或多个风险承担组织责任的高级人员。他们的角色是充分了解他们所承担的每个风险，并确保团队成员形成适当的行动计划，并将这些计划付诸实施。

风险行动经理

RO将风险的计划和管理委托给的人是风险行动经理(RAMs)。风险行动经理通常不会出席RRB会议。然而，他们可能是其他风险的风险所有者。

有关风险应对策略的更多信息，请参见我们的文章:风险应对策略:全面综述”。

注意RO和RAM的角色是不同的。对于小型项目，一个人可能担任RO和RAM角色，或者项目经理充当风险所有者，将RAM角色分配给团队成员。在一个较大的项目中，工作流领导者可能会充当ROs，为他们的团队成员分配RAM角色。

RRB第一次会议

第一次会议将专注于回顾您在步骤4中捕获的风险数据:

1. 了解风险是什么
2. 排列优先级
3. 就每一项风险同意风险所有者和风险行动经理。

此外，会议主席还要评估会议进行得如何，并考虑下次的改进。

会议结束后，ROs将与他们的公羊一起为每个风险创建一个风险行动计划。

更多关于了解和确定风险优先级的内容，请参见我们的文章:项目经理的简单风险分析指南”。

第六步:风险行动计划教练

风险行动计划可能听起来显而易见，但事实并非如此。与每个风险行动经理安排时间，检查你分配给他们的风险是非常必要的。你要在整个过程中帮助他们，并回答他们的任何问题。在这个会议上，根据他们的经验水平，你可能会与他们合作:

• 演示最佳实践风险规划
• 指导他们找到自己的风险管理解决方案

这不会花太长时间。但是，一定要确保风险所有者和风险行动经理知道他们的职责是什么。

步骤7:开始第二轮风险识别

在一个较大的项目中，你可能会有第二轮研讨会或面试。使用您已经捕获的风险作为基线，您的重点将放在两件事情上:

• 交叉沟通你之前捕捉到的假设/风险
• 捕捉自上个周期以来出现的新假设/风险，或者你在上个周期中遗漏的新假设/风险

在这个过程中，如果发起者认为风险已经解决，他们可能会关闭自己的风险。但他们无法就其他人提出的风险提出(正式)看法。他们可以以注释的形式添加问题或澄清，但正式的内容和评级不允许他们改变。

步骤8:运行第二个风险审查委员会

现在，你的风险过程进入了“持续”阶段。在这一阶段，风险审查委员会的议程转向审查。回顾:

• 新的风险行动计划的批准或拒绝 他们
• 风险根据风险行动计划的状态/进展进行评级，并进行更新
• 新的风险，同意评级和分配角色(根据第一个RRB)

感知在这里非常重要。所以，请记住，你的赞助商希望看到动力的建立和过程变得更有效。你应该安排你的风险审查委员会的会议，这样你和你的担保人都可以参加。尤其是在早期阶段。

第九步:反思

现在是反思的时候了。适合问的问题包括:

• “我们要去哪儿?””
• “什么进展顺利?””
• “还有什么比……更好的呢?””

花点时间来反思什么做得好，什么做得不好。批判性地审视你未能达到预期的地方。为了真正的持续改进，请你的资深同事或同事进行非正式的进展回顾。这样你才能知道自己真正的位置。勇敢点——你还在蜜月期——只是!

步骤10:制定一个长期计划

在你的风险管理启动期间，你将建立一个声誉作为一个 可信的风险管理领导者。希望通过 现在你将建立起重要的利益相关者关系，你的信心也增加了。现在您应该对如何在整个项目中管理风险有了自己的看法。

您所经历的旅程将取决于您是从零开始，还是与一个有经验的项目团队一起工作。关键是现在要考虑你希望项目风险管理的方向，可能在更广泛的业务中也是如此。

随后的风险审查委员会会议

随后的风险审查委员会将有一个标准议程，允许;

• 根据现有的风险行动计划监测进展情况
• 根据风险行动计划的状态分配风险等级，并对其进行更新
• 审查新的风险行动计划并批准或拒绝
• 评估新的风险，商定评级和分配角色(按照第一次RRB)

风险管理文化

你可能会感到雄心勃勃，目标是建立一个完整的风险管理文化。在这种情况下，请阅读我们的文章“如何建立一个健壮的项目风险文化[8个步骤]”。重要的是，一旦你有了你的计划:实践你所宣扬的，确定你所做的关键假设，并评估它们的风险。

监控风险管理表现

最后，要尽可能具体地说明你是如何知道自己在成功的。设置项目关键绩效指标(kpi)和目标。特别是，量化主要风险的财务kpi将是帮助证明未来风险管理投资的根本。他们也会帮助你展示你的团队的表现，并展示作为一个非常有能力的项目领导者的风险管理证书。

了解更多

这篇文章是根据基思在《金融时报》上的一本书改编的“通往成功的快车道”风险管理系列。不幸的是，由于出版商所有权的变化，新的印刷版本目前没有。二手书(亚马逊等)和电子书(我们|英国)，我强烈推荐这本书。

你也可以喜欢我们的文章:

• 如何建立稳健的项目风险文化[8个步骤]
• 项目风险来源不可或缺的指南
• 在这段简短的播客中，收听对风险管理的解释