视觉沟通为更好的项目结果

沟通是你作为项目经理角色的重要组成部分。如果你想成为一个更好的项目经理，你需要学会更有效地沟通。没有什么比视觉交流更好的了。

通过视觉效果有效地进行沟通，以管理项目，这对您的最终结果有真正的影响。它帮助你的团队:

• 专注于具体的目标和目标，
• 了解它们是如何与其他更大的想法联系在一起的
• 维护责任

视觉沟通还可以帮助你的团队在正确的时间发现需要做出的关键调整，以保持项目的正轨。

所以，我们邀请了平面设计专家Jeilan DevanesanVenngage，分享他关于如何使用视觉传达来获得更好的项目结果的想法。

但有效的视觉传达到底是什么样的呢?

考虑一下装载轮。每当网站加载图片或视频时，你就会看到它。

这种视觉隐喻是通用的，任何使用过互联网的人都能立即理解它的意思。但它不会告诉我们是否有东西坏了。如果我们的连接中断，或者网页出了问题，轮子就会继续转动。这是一个简单的视觉效果，但并不是很有帮助。

另一方面，显示剩余完成时间的进度条告诉我们更多信息。

当进度条填满，剩下的时间减少时，我们知道正在取得进展。如果时间在一段时间内保持不变，或者急剧增加，我们就知道出问题了。

当你把东西下载到手机或笔记本电脑上时，你会看到这些。但是它们对项目经理来说应该很熟悉。这就是我们如何在甘特图上表示活动的进展。这是同样的视觉隐喻。

那么，进度条的有用之处在于它提供我们做出调整和保持进展所需的信息．

这是有效的视觉传达的本质。

为什么视觉传达在沟通中如此重要?

视觉内容吸引我们的注意力，让我们保持专注，并帮助我们更长时间地记住信息。这一事实与我们大脑的连接方式息息相关。

视觉传达的有效性归结为一个简单的事实。我们处理视觉内容非常快。当然，这比阅读或听东西要快得多。这是一篇关于这个想法的文章，来自市场营销的世界。

这就是为什么将你的研究或调查数据可视化是如此重要。例如，与趋势的文字描述相比，一张清晰的图表能让我们更多地了解数据。

今天，项目经理有一个优势。当我们创建内容时，使用视觉沟通对任何人来说都是简单和容易的。在网上，你可以找到数百个:

• 设计工具
• 可定制的模板
• 设计技巧

这些都使得创建专业和有影响力的视觉效果变得简单。

开始可视化项目和目标

在管理项目和跟踪进度的同时，我们希望保持敏捷和适应性。我们需要知道什么时候需要更多的关注、调查、资源和方向。

我们也希望为我们的客户、赞助商、利益相关者和团队成员提供帮助。他们越容易吸收信息，就越能有效地参与到你的项目中来。

丰富的视觉传达理念

现在，如果你正在管理一个项目，你需要的不仅仅是一个进度条。你可以创建一些特定类型的视觉内容:

1. 在计划你的项目时，和
2. 在你的项目中帮助你的团队保持专注

我将在这篇文章中讨论的项目管理内容的六种视觉沟通类型是:

1. 战略思想:路线图
2. 开始计划过程:思维导图
3. 项目规划经典:甘特图
4. 沟通项目的组织结构:组织图表
5. 设定你的项目过程:流程图
6. 报告和与利益攸关方沟通:简单的图表

即使没有任何设计经验，创建这些类型的内容也很简单。像Venngage这样的工具可以让你使用以下方法创建专业的项目管理视觉效果:

• 产品路线图模板
• 思维导图模板
• 流程图模板
• 还有更多

在本文中，我将介绍每种类型的项目管理可视化的一些用法。我还将分享一些最佳实践

路线图可以帮助您实现短期和长期的战略目标

项目经理的角色越来越具有战略性。项目实现组织中的变更。如果我们不思考这些不同的变化是如何相互作用的，我们就没有做好我们的工作。

项目路线图显示了一组项目和计划如何随着时间的推移共存并相互作用。这很像制造企业的产品路线图。

道路绘制是关于视觉上传达以下内容:

• 目的地
• 你怎么去那里
• 大事件发生的顺序是怎样的
• 以及同时发生的事情

路线图可以让您绘制出每个项目，并说明您希望通过它们实现的目标。

为短期和长期目标制定路线图是很重要的。因为每个大目标都可以被分解成小的、必要的里程碑。这些也需要分解成具体的任务来完成。一个长期的路线图将有高水平的目标。

明确战略“大局”

长期路线图有助于为您的团队和涉众明确大局。它们有助于沟通:

• 你心中的主要目标
• 每一个你需要实现的小目标
• 两者是如何联系在一起的。

一个例子……

假设你想要比上一时期增加30%的收入。帮助您实现该目标的每个项目在您的路线图中都有一个位置。

这将允许涉众可视化每个项目对其他项目的影响。如果一个项目被延迟了，或者执行得很糟糕，那么你30%的收益目标马上就会面临风险。您的路线图允许您评估以下选项:

• 调整目标
• 调整你的团队
• 重新安排项目或项目阶段
• 在不同的事情上重新分配资源或奉献时间

而且，有了引人注目的可视化图形，您的团队将了解这些更改如何影响总体目标和当前项目的进度。

短期路线图也很有用。你可以只使用一个季度，甚至一个密集的月，需要很多的专注和协调。这种路线图创建了问责制并设定了明确的期望。然后你可以用具体的每周目标来支持它。

思维导图促进了协作计划过程

思维导图背后的目的一直是探索一个核心理念及其所有方面。思维导图是发散性、创造性思维的极好工具，同时也是新想法的视觉传达工具。

项目定义的思维导图

当涉及到项目定义时，它们允许您探索不同的项目可能性，以实现您的目标。
您可以从列出不同的项目或项目变体开始。使用思维导图来探索哪些项目是最可行的，每个项目需要什么，以及如何实现它。

思维导图是一种协作工具

思维导图还提供了从团队成员那里获得见解的好机会。他们会发现影响每个项目想法的各种不同因素。你也可以借鉴他们过去的经历，以及他们以前可能有过但从未提出过的想法。

一旦你有足够多的项目值得探索，你可以优先考虑它们。即使你决定只处理一两个项目，你现在也有了一个其他潜在项目的列表，在合适的时候可以处理。

用于项目计划的思维导图

当你进入项目规划阶段时，思维导图就会真正发挥作用。思维导图实际上是表示工作分解结构(WBS)的另一种方法。

在线点课程网站上有一篇文章，你可能会喜欢:用思维导图创建WBS的秘密．

甘特图可以让您跟踪项目进展并对障碍作出反应

没有什么图形比甘特图更能代表项目管理的普遍看法了。你知道是谁发明的吗?看看这个视频…

甘特图清晰地传达了你的项目。这包括:

• 任务的顺序和持续时间
• 责任分配
• 关键里程碑
• 进步

这里的想法是将各种活动部件可视化地传达给您的涉众。这有助于他们更好地从整体上理解你的项目。

简化复杂性

涉众并不总是理解项目中涉及的不同过程。有时候会有很多不同的组成部分。甘特图的好处是你有一个支持性的图像来解释你想要解释的东西。

您可以使用它们轻松地突出显示不同的任务、大型项目中的工作流以及需要发生的所有事情。这样一来，一张图表就可以涵盖你所理解的整个项目范围。这可以使您的涉众更容易理解。

甘特图则不然只是图形

我们需要认识到甘特图可以是两种情况中的一种(或两种都是):

1. 一个简单的图形通信工具
2. 复杂的规划工具

在本文中，我们只关注前者。对于大型项目，您当然需要合适的项目计划软件。这很可能能够将你的计划可视化为甘特图。

组织结构图明确个人角色和职责

组织结构图通常用OBS表示:组织分解结构。这将为WBS中的每个任务或任务组分配角色和名称。

对于一个小项目，你将拥有一个紧密的团队，其中混合了人才和经验来完成任务。每个人都会参与进来，并且很容易知道谁是谁。

然而，对于更大的项目，或者有多个项目在进行中，了解谁是很重要的:

• 处理什么
• 监督他们
• 监督工作流程或项目

清晰和参与

当您将组织图表或组织分解结构可视化时，它们可能是迷人的和用户友好的。分享它们一个开球展示使视觉效果简洁。它可以让你提供所有相关人员的全貌。它突出了团队领导和他们的责任，也突出了团队成员和他们的关注点。

这有助于跨团队沟通。一个小组的成员知道该向谁提出问题，或者他们自己的工作流程或项目与谁重叠。它有助于把面孔和新名字联系起来，并作为一个简洁的参考。

流程图让你的团队成员保持知情和独立

流程图是可视化项目过程的理想方式。它减少了你最终被问到的问题数量，为每个人节省了大量的时间。它创造了一个框架检查清单使流程更加健壮和安全。

什么是流程图?

流程图有助于将流程分解为许多不同的步骤。它们还显示了从一个步骤到下一个步骤的活动流程。它们可能是组织环境中最熟悉的视觉沟通形式。你也可以添加更多的信息，比如:

• 指定的人
• 分配材料或设备资源
• 注意持续时间
• 记录质量标准

一个例子……

例如，如果您正在重建和测试某些东西，您如何提供反馈?如果你想做一个实验来验证一个假设，谁需要参与进来?如果你必须改变你所创造的内容，你会通过什么渠道?你与客户和其他利益相关方的沟通效率如何?

流程图还提供了关注单个点的机会，解释它们为什么存在，以及它们如何帮助团队。

信息图帮助您分享重要信息和更新

信息图表对于以一种令人难忘和吸引人的方式分享信息非常有用。你可以用它们来更新平凡的项目，让它们与你的用户相关、吸引人、有趣。

作为视觉交流的一种形式，它们是在网络上获取知识最受欢迎的方式。人们喜欢信息图表，它们是最广泛使用的图形类型之一Pinterest．

项目报告

信息图是正式项目报告的一个很好的替代方案。您仍然要向涉众传达同样重要的信息。但是，使用视觉效果，创造性的布局和充满活力的颜色，你创造了一个相当引人入胜和令人难忘的东西。

当项目更新、成就、里程碑和其他信息通过视觉传达时，它们会产生更持久的影响。

沟通复杂的想法

当你需要向你的团队或利益相关者传达一些新的和复杂的东西时，也要寻找使用信息图表的方法。

例如，您可能需要对现有流程进行标准化或引入新的流程。在这里，流程信息图是为团队提供的有用资源。

让你的信息图表设计变得有创意是很有趣的，但要注意这个建议。坚持使用2-3种清晰易读的字体。使用最少的文字，和大量的负空间(设计师的说法，空或空白的空间- ed)，以避免拥挤。

视觉沟通是强大领导力的标志

在处理大项目时，视觉沟通是展示你头脑清晰的一种方式。
帮助你的团队和利益相关者是你领导角色的关键部分:

• 了解大局
• 坚持下去
• 让他们负责任
• 保持对最新发展的关注。

Mike Clayton博士，在线创始人点课程，告诉我们:

“项目管理80%是沟通”

如果领导者不能以清晰简单的方式沟通问题、目标或进展，他们的团队就不能发挥出最好的效果。
从表面上看，看起来专业的视觉内容会给你的团队成员、客户和涉众留下深刻印象。但更重要的是，它帮助他们几乎立即理解事情。这意味着他们可以快速准确地传达你的信息。

幸运的是，现在你不需要成为一名设计师就能创造出吸引人的视觉内容。网上有这么多可用的资源，你只需要花时间和努力就可以了。你没有借口。作为项目负责人，开始使用可视化内容来改善你的沟通。

你对视觉传达有什么看法?

我们很乐意在下面阅读您对如何在您的项目中使用视觉沟通的评论。请务必访问Venngage网站看看他们的工具对你是否有用。