终极项目交接指南:你需要知道的

当您接近项目的末尾时，有一个重要的里程碑:项目交接。从某种意义上说，这就是你工作成果的来源。

虽然从技术上讲，将其视为单个事件或里程碑是错误的，但交接标志着交付的完成和项目结束阶段的开始。所以，这是一件大事。

正因为交接更多的是一个过程，而不是一个里程碑，所以有很多事情需要做好。所以，在这个项目交接的终极指南中，我们将告诉你你需要知道的一切。

项目交接议程

我们将从回答什么是项目交接这个显而易见的问题开始。然后，我们将以最简单、最明显的方式解决如何做到这一点的细节:在之前、期间和之后。最后，我们将为您提供一些有用的工具，使您可以轻松地获得自己的项目交接。

• 什么是项目交接?要点
• 准备工作:交接前活动
• 进行项目交接
• 项目交接后:交接后活动
• 项目交接模板和清单

让我们开始吧……

什么是项目交接?要点

当我们谈论项目交接时，我们通常说到将项目的可交付成果从项目移交到操作环境。换句话说，产品从你的责任，项目经理，到运营经理-有时被称为集成经理。

当我谈到项目交付成果的移交时，有一些关键的事情需要记住。在这一点上，您也交出了实现这些产品的好处的责任。收益实现是您准备和执行项目交接的重要组成部分。

看看这个短视频…

项目交接是一个过程，而不是一个事件

通常，项目交接被视为项目结束阶段的一部分。大多数方法都是这样描述的。

PMI的项目管理知识体系(PMBOK指南)第6版将其置于收尾过程组．PRINCE2同样将其作为关闭项目的过程。

但项目交接的现实是，它是一个跨越交付阶段结束和结束阶段开始的过程。我喜欢把它表示为两个阶段之间的边界。如果有“交接时刻”那么这是合理的。

在PMBOK指南的第6版-在第7版中，情况可能会发生变化10知识领域，交接在其中项目整合管理．在我看来，这是正确的地方。

项目交接职责

与任何流程一样，明智的做法是记录谁负责什么。我会用线性责任图(LRC)或者也许RACI图这样做。需要考虑的项目包括:

• 在交接的每一方签字
• 制定并执行后续行动(如抢断)
• 利益实现
• 配置管理
• 文档管理
• 合同的承诺
• 培训
• 利益相关者沟通
• 正式的报告

需要考虑的人或角色有:

• 项目经理
• 项目主管、发起人或执行人员
• 运营经理或内部客户
• 外部客户端
• 高级用户
• 高级供应商
• 项目保证
• 项目管理办公室或项目支持
• 一工作流程的领导人

项目交接的三个阶段

因为项目交接是一个过程，所以明智的做法是将其视为一系列阶段。我们将采用最简单的模型:

1. 交接前-准备阶段
2. 交接——最接近“里程碑”的东西
3. 交接后跟进

我还要提醒你，尽管我们谈到了的项目交接，不一定是这样。在一个大项目中，您完全有可能计划多个发布，而不是单一的发布和可交付成果的移交。

准备工作:交接前活动

和所有事情一样，当你做好准备时，项目交接将会进行得最好。而且,如你所料，我建议你先做一个检查表．事实上，如果你看下面，你会发现我们已经为你开始了这个过程!

我们来看看要准备的四件事:

1. 用户
2. 利益相关者
3. 可交付成果调试
4. 文档

用户交接准备

在您移交任何资产、流程或资源之前，需要使用它们的人员需要做好准备。有两种方法可以做到这一点:

1. 生活的经验
   用户可以通过跟踪项目团队成员或参与测试(特别是用户接受测试阶段)来获得新过程或资产的实时经验。
   这可能是传达知识的最好方式。但是，如果你不能让所有用户都这样做(因为用户太多了)，那么这些用户很可能会成为你的超级用户。
2. 培训
   对于大多数用户来说，他们将通过培训获得知识。你可以分配一个或多个资源来领导和实现这一点:
   1. 项目团队成员
   2. 专业培训师
   3. 制造商或供应商的培训师
   4. 得到

记住，经验和培训需要涵盖以下两方面:

• 过程或资产的操作使用
• 任何资产的维护

为利益相关者移交做好准备

显然，在任何交接的准备阶段，涉众需要知道将会发生什么以及交接的时间。您需要创建一个沟通计划并将团队成员分配到它的各个方面。

对于大多数利益相关者来说，权力交接可能是一个“好消息”。但永远不要忽视那些利益相关者，对他们来说，这要么是一种不便，要么更糟，是一种向更有害状态的过渡。并不是每个涉众都一定会从项目的结果中受益。

如果你不能恰当地与那些涉众沟通，他们可能会让你的交接出现问题。最糟糕的是，他们可能会以一种你无法(或准备不足)预测的方式这样做。至少，通过与他们接触，你有机会减轻任何破坏性行为，至少，预测它。

但理想的结果是，通过尊重他们，潜在的敌对利益相关者将以一定程度的平静接受项目完成和移交的现实。

交接前的最后调试

在交接之前，任何资产都需要完全委托，任何流程或技术都需要完全测试。

我不会详细说明它是如何工作的，因为它将针对您所从事的特定技术和行业。但我想说的是，这方面的计划需要成为你主要项目计划的一部分

准备交接文件

一旦测试和调试文档完成，你应该有所有你需要移交的文档。所以你的任务就是整理和检查。

在下一节中，我将列出项目交接中需要包含的所有文档。

进行项目交接

正是在这个阶段，责任从项目转移到运营企业或客户。如果有一个“时刻”或里程碑，它是在这个阶段的完成。

我想说的是应该成为一个里程碑。这是你的团队庆祝的时刻。

然而，在庆祝活动之前，还有很多工作要做，以下是我的想法……

个人接触:亲自进行项目交接

我知道我们处在一个奇怪的时代，你可能需要用一种Zoom/Teams的方式来解释这一点，但是……

总是亲自将你的(项目)责任移交给你的客户(运营)责任。尽可能让它成为一个有握手和签名的人类活动。

同时也要让用户和项目团队成员参与到这个过程中来。这是用户的第一个所有权点，也是你的团队的最后一个。所以这种转变在感情上对双方都很重要。

项目交接签字

如果真有那么一刻，那就是现在了。在事先准备好的移交或验收文件上签字，表明您的客户或运营所有者对您的交付成果承担责任。

通常情况下，任何验收文件都带有后续行动的时间表。这是一个说明，承认该项目可能没有完成每一个微小的细节，但新的受益所有人很乐意承担那些少数未完成的责任，“妨碍”物品。

顺便说一句，我希望项目团队在移交后的时间内为完成这些行动提供一定程度的支持(见下文)。

交接时需要转移的东西

除了任何资产、产品或流程之外，您要移交的大部分是信息。这种转移需要从项目团队的大脑转移到运营团队将使用的系统。这样，知识就不会消失。然而，很可能会有大量的诀窍，这两者都不是:

• 易于在文档中捕获
• 很容易纳入正式培训

真正的交接是:

• 项目从业者和专家，以及
• 最终用户和运营团队成员

因此，重要的是，任何不会在这里呆很长时间的团队成员都可以在转移到下一件事情之前转移他们的知识。在这里，我特别想到有必要向承包商和顾问汇报情况。

但是，当然，你也需要提交很多文件……

要移交的项目文档

这是我能想到的一个清单……

• 验收、移交或签字文书工作
• 操作手册
• 维护流程和模板
• 维护日志
• 未解决的问题、后续行动和障碍清单
• 合同文档
• 效益实现方案
• 验收报告
• 版本控制或配置管理记录
• 最后，任何项目或特定于交付的文档

绑定项目交接管理

最后，在我们进一步讨论交接后的活动之前，可能有一些行政活动是最适合在这个阶段进行的。在这里，我想到的是:

• 归还租用或借来的设备
• 完成合同，签下承包商
• 释放顾问
• 更新系统和记录

项目交接后:交接后活动

直到结束，一切才会结束——他们说。总有事情要做。

项目交接后的交付成果

最明显的事情可能是(希望是少量的)阻碍。这些是新的运营所有者为了完成可交付成果而需要执行的任何小任务。这个列表很可能来自您的调试报告或最后一轮用户验收测试(UAT)。

我希望项目团队能够在现场提供帮助和支持。责任已经转移，但你仍然需要提供一些支持。

并且，由此自然产生的是基于后续操作所做的任何更改的配置管理的需求。

福利管理

也许最重要的事情是利益的实现。实现项目团队交付给他们的产品、服务、过程或资产的好处在很大程度上是运营所有者的责任。

你已经在递交的文件中包括了收益实现计划。现在是操作团队拥有该文档并执行计划的时候了。

项目收尾活动

你需要做大量的事情来关闭你的项目。一旦你完成了项目交接，他们就会开始。

但它们构成了一个大话题。所以我要向你推荐我的文章，《项目关闭:如何关闭项目的完整指南》．这显然是你的下一步!

项目交接模板和清单

为了支持你的项目交接过程，我建议你开发一套模板和清单。这些将支持您实现兼容的和可重复的过程。看看我们的文章，”简化项目管理:清单和模板的力量”．

模板

我们的项目管理模板工具包有六个项目结束模板:

1. 运营过渡备忘录
2. 项目完成报告
3. 闭包的清单
4. 关闭备忘录
5. 还有一个简化版
6. 项目结束报告

检查清单

项目管理检查表防止错误、遗漏和重复……

我们还有一套项目管理核对表．其中包括:

• 交接清单
• 项目结束核对表
• 项目后风险评审清单
• 项目经验教训审查清单
• 庆祝项目成功清单
• 推广一份学习文化清单

但是这个是免费的:

移交前的阶段

1. 记录交接的角色和职责。
   考虑使用线性责任图(LRC)或RACI图。
2. 确保尽可能多的用户有机会提前试用产品、资产或流程。
3. 对所有用户进行培训。
4. 创建一个沟通计划，将交接过程传达给所有涉众。
5. 计划并执行最终的验收测试。
6. 委托产品、资产或过程。
7. 完成所有测试和调试文档。
8. 准备交接文件。

移交阶段

1. 安排交接会议。
2. 邀请适当的团队成员和用户参加交接会议。
3. 安全签署交接文件。
4. 对顾问和承包商进行汇报
5. 交出所有的项目文件。
6. 归还租用和借来的设备。
7. 合同收尾。
8. 承包商签字批准。
9. 释放顾问。
10. 更新系统和记录。

交接后阶段

1. 执行后续行动/阻碍。
2. 在配置管理日志中记录任何交接后的更改。
3. 执行效益实现计划中的活动。
4. 执行所有项目收尾工作(见单独的检查表)。

你的项目交接经验是什么?

我们错过了什么?如果你发现了任何实质性的东西，我会奖励你一套免费的项目清单。请在下面的评论中分享你的经验。

了解更多

我所找到的补充项目交接知识的最佳参考资料将使你思考如何完善自己的交接过程。令人高兴的是，它在网上是免费的，PDF格式．这是一份由项目管理协会发布的简短报告”我们怎样才能更好地完成项目吗?”一定要看看。