你的有用指南:这里是如何过渡到正常的业务

项目完成后，您需要将其产品、可交付成果或流程移交给业务照常团队。这意味着您需要创建、记录并交付有序地过渡到Business as Usual (BAU)。

本文描述了如何做到这一点以及如何创建和执行BAU产品化模型或BAU支持模型的概要，以定义如何在BAU中支持项目可交付成果。

向正常业务过渡:优先级

您的首要任务是尽可能地保持业务正常的平稳运行。如果你的转型造成了混乱，这可能会增加成本，减少收入，并损害员工的信心，客户的看法，从而损害你的声誉。

我不能过分强调在您的过渡和支持计划中建立用户信心的重要性。我在这个视频中讨论的原则是非常相关的。

议程

这篇文章的结构很简单。为此，我们将考虑:

• 我们所说的“商业照常”转型是什么意思?
• BAU过渡计划大纲

我们所说的“商业照常”转型是什么意思?

从定义术语开始总是好的。那么，这个短语是什么意思呢“向正常业务过渡”？好吧，让我们从什么开始…

一切如常(BAU)

这个词“一切如常”涵盖你所有常规的，标准的，日常操作。我们用这个词来区分:

• 不寻常的或异常的事件，如业务中断、危机和灾难
• 计划变更，如项目、计划和业务转换

所以，Business as Usual认为:

• 工作人员做着他们通常做的事情，因此遵循他们的工作描述
• 操作流程正常运行
• 根据规格和进度完成工作
• 双方尊重并履行其合同条款
• 可识别的事件周期和高度的可预测性
• 对流程的稳定增量改进

向正常业务过渡

项目不像往常一样。但是他们创造的新产品、新流程或新方法需要成为BAU的一部分。然而，BAU中的任何变化都可能引起阻力和破坏。员工、客户和业务合作伙伴可能不理解这些变化，他们可能会抵制这些变化，或者他们可能只是需要做出调整来适应这些变化。这就是向“一切照旧”的过渡。

这种转变需要做到三个关键的事情:

1. 咨询
2. 规划
3. 沟通

过渡意味着改变

您还需要让用户为转换过程中可能出现的变化做好准备。这都是关于变更管理的。

• 什么是变更管理?|视频

这是我在其他地方报道过的一个领域。所以，与其重复自己的观点，不如让我向你推荐我的观察和阅读清单:

三个主要的变更管理资源

• 为什么你需要在项目经理的工具集|视频中进行变更管理
• 支持组织变革:你需要知道的完整指南
• 关于人们如何应对变化，你需要知道什么

三个次要的变更管理资源

• 什么是变化曲线?|视频
• 约翰·科特的8步改变过程是什么?|视频
• 库尔特·卢因的冻结阶段模型:如何使用它来指导变化

BAU过渡计划大纲

当然，每一种情况都是不同的。背景决定一切!然而，细节可能更多地取决于您正在转换的内容。例如:

• 关键任务,
  您可能期望在广泛的测试后进行硬切换，但并行运行可快速安全后退
• 运营客户服务流程
  您可能期望通过定期检查和修改逐步引入新功能或流程
• 物理基础设施
  在全面测试后正式调试，有一段时间，服务人员处于高度准备状态。可能会降低操作吞吐量，恢复到正常容量。

因此，下面几节将介绍一个通用流程，您可以从这个流程构建自己的计划，以便向“照常业务”过渡。这些部分是:

• 对BAU过渡经理或集成经理的需求
• 咨询
• 计划BAU过渡
• 为您的利益相关者向正常业务过渡做好准备
• 培训
• 在过渡到“常规业务”之前进行测试
• 确认BAU过渡准备就绪
• BAU切换过程
• 鲍起静交接
• BAU后转型

本文摘要:

对BAU过渡经理或集成经理的需求

开发过程有两个方面:项目和运营。转型也有两个方面:之前和之后。

因此，有以下情况是有道理的:

• 项目/前期的项目经理
• 业务/售后方面的运营“集成经理”

每个人都将管理自己的流程部分。但只有通过共同努力和定期沟通，他们才能使过渡顺利进行。

咨询

在项目管理和过渡经理之间，您的第一步将是挖掘涉众的知识、经验和智慧。他们将能够帮助您了解向BAU过渡的挑战，并开始制定计划。这将涉及到很多:

• 场景识别清晰度
• 根据场景对想法进行压力测试
• 解决问题

你咨询的利益相关者包括:

• 用户——特别是超级用户或高级用户
• 指导小组或项目委员会
• 保证人或委托人
• 关键供应商

结果将是制定你的过渡计划……

计划BAU过渡

在整理你的BAU转型计划时，会有很多问题需要回答，以产生你想要的信心水平。但你最担心的是风险。

您正在进入一个不确定的工作，对关键业务操作有潜在的影响。所以，让我们从一些需要考虑的问题开始:

• 可能发生的情况(好或坏)是什么
• 为各种情况制定应急计划
• 你能通过相变来降低风险吗?
• 你还能怎样降低转型的风险呢?
  请看我们关于的详细文章
• 你能及早发现并迅速做出反应的风险触发因素是什么

看看这些主要资源:

• 如何创建一个风险管理计划|视频
• 风险应对策略:全面修订综述
• 5种完全消除风险的方法

但是在你的过渡计划中还有很多其他的元素，比如:

• 事件和活动的时间表
• 为过渡分配角色和责任
• 更新你的福利实现计划
• 制定沟通计划
• 制定流程预算

当你有了一个计划——并且已经通过同事的严格审查来测试它——将你的计划提交给你的赞助商、客户或项目委员会的批准。

为您的利益相关者向正常业务过渡做好准备

你的利益相关者——或者他们中的一些人——将处在向“照常经营”过渡的最尖锐的时刻。所以，你需要做好准备。猜猜这意味着什么?良好的沟通。与以往一样，你的利益相关者参与过程包括:

1. 确定你的利益相关者是谁
2. 分析他们需要你做什么
3. 考虑与他们交往的最佳方式
4. 向用户组和其他涉众作简报
5. 保持沟通过程的审核

培训

在许多向“常规业务”过渡的过程中，用户培训是一个重要的考虑因素。如果适合你，那么你的提纲过程将是:

• 进行学习需求分析
• 创建一个培训计划
• 使用多种模式来吸引所有用户
• 以及现成的参考资料
• 试点培训和材料，并进行相应的修改
• 安排培训并优先考虑用户出勤率
• 交流你的培训计划
• 滚出去

在向正常业务过渡之前进行测试

无论您创建了什么，无论是服务、产品、流程还是软件，在将其整合到BAU操作之前，您都需要对其进行彻底测试。

测试的最后一层是用户验收测试(UAT)。我们有一个视频，‘什么是用户验收测试?”https://youtu.be/sGwm4p9sGPI它涵盖了不同级别的测试，包括alpha和beta测试-一直到UAT。

这个最终的验收测试应该回答这个问题，“你确定你准备好了吗?””也就是说，产品或过程是否满足验收标准和质量标准?

如果有，你需要:

• 完成测试文档
• 安全的正式签字
• 将状态传达给需要了解的人

这可以让你进入下一步…

确认BAU过渡准备就绪

项目准备好了吗?企业准备好了吗?

你需要做出一个明确的决定:去还是不去。你们必须用强有力的、负责任的决策过程来支持它。

同样，您需要将状态传达给那些需要了解的人。

BAU切换过程

在你最终开始转换之前，你可能想要进行一个或多个:

• 排练(不模拟主要问题)
• 战争游戏(模拟主要问题)

现在您已经准备好触发实际的转换过程了。这将包括:

• 建立健全的支持流程，并分配人员担任支持角色
• 确保获得支持的程序简单，每个人都能理解
• 分配责任
• 创建一个紧急支持轮值表，包括呼叫升级列表
• 准备好触发你的应急计划和退路

而且，你猜对了，你需要把状态传达给那些需要知道的人。

鲍起静交接

项目交接感觉像是一个重大的里程碑。但这更像是一个过程，而不是一个里程碑，所以还有很多事情要做。更多信息，请查看我们的文章，终极项目交接指南:你需要知道的．

BAU交接文件

您需要的基本文件是确保从项目到BAU的职责过渡的签署。

• 操作使用备忘录
  新过程、新产品或新服务进入可操作使用状态的正式声明。由运营经理签字，表示正式接受。
• 漏针现象
  对新过程、产品或服务的未解决问题的正式声明，这些问题仍然是项目的责任，而不是BAU团队的责任

BAU后转型

正如您所期望的，向“正常业务”的过渡并不是过渡过程的结束!除此之外，你还需要期待:

• 把小事摆正
• 完成交接后的文件和活动-请参阅我们的交接指导/清单
• 利益实现和优化活动
• 项目评审和其他项目收尾活动
  查看我们的文章，项目关闭:当你关闭你的项目时，如何不错过任何东西
• 最后的经验教训回顾——也许是一份报告。

你对“照常营业”的过渡有什么经验?

一如既往，我欢迎你在下面发表评论，并将回复任何想法或问题。