项目资源管理:综合指南的第1部分

没有人去做，什么事都做不成。这些人需要工具、材料和工作场所。因此，资源对于项目交付是至关重要的，这使得项目资源管理成为任何项目经理的基本技能。

在项目管理知识体系的第六版， PMI扩大了原项目人力资源管理知识领域的范围。现在是项目资源管理。这是一个巨大的知识领域。

因此，我们不得不将指南分成两部分:

1. 在这一部分中，我们将调查项目资源管理的广度。我们不会只关注PMBOK指南。我们将涵盖作为项目经理你需要知道的广度。
2. 在第二部分，我们专注于人力资源，以及项目资源管理的人员方面

这不是 说我们在这里不提人。的 课程我们会的。但是，要深入研究项目人力资源管理，你也需要阅读第二部分。

以下是我们的议程

资源管理是一个很大的话题，所以我把它分为六个主要部分:

1. 定义:什么是项目资源管理?
2. 什么是项目资源?
3. 项目资源管理的挑战
4. 应对项目资源管理的挑战:计划过程
5. 提高项目资源效率
6. PMI项目管理知识体系在项目资源管理中识别的趋势

然后，看看我们的指南，重点是项目人力资源管理．

那么，让我们从定义我们的术语开始…

定义:什么是项目资源管理?

让我们通过定义我们的意思来深入了解它“项目资源管理”．它意味着识别、分配和监督项目的资源。下面是一些正式的定义。

一是PMI:

项目资源管理包括识别、获取和管理项目成功完成所需资源的过程。

项目管理学会(采购经理人指数)，见项目管理知识体系，第6版(PMBOK指南)

接下来，APM:

“资源管理包括获取和部署交付项目、计划或组合所需的内部和外部资源。”

项目管理协会(APM)，载于APM知识体系第七版(APMBoK)

最后，IAPM:

“作为项目管理的一部分，资源管理旨在尽可能高效地识别、分配和使用项目参与者(资源)。”

国际项目经理协会(IAPM)采用了维基百科德语版的定义
请注意，这个定义只关注人——除非你乐意把车床、笔记本电脑或许可证视为“参与者”。

我想你应该明白了!

PMI的PMBOK指南和项目资源管理

到目前为止，对项目资源管理最详细的描述是PMI的项目管理知识指南。这也是我们的读者中使用最广泛的表达方式。

我认为，在项目管理知识体系的所有知识领域(ka)中，这是最重要的变化2017年修订版．它从只关注人力资源，到更广泛地关注所有资源，流程的数量从4个增加到6个，包括:

• 一个过程被移到这个KA(从计划管理-以前的时间管理):估计活动资源，和
• 一个全新的过程:Control Resources(在这个版本中还有另外两个新过程)。

以下是PMBOK指南第6版中六个资源管理过程的表

9.1规划资源管理	这是一个规划过程，列出了您将采取的PRM方法
9.2估算活动资源	确定你的需求:你需要什么资源和 曲antities
9.3获取资源	你将如何在项目中获得所需的资源
9.4开发团队	创建你需要的团队能力和文化。 这是人力资源管理，我们将在本指南的第2部分中更详细地了解这一点。
9.5管理团队	日常管理和绩效管理，以及你的团队领导角色 ． 这 是人力资源管理，我们将在本指南的第2部分中更详细地讨论这一点。
9.6控制资源	监视和控制流程，以保持资源可用性与即将到来的活动的需求相匹配。

项目资源包括两件事……

我们在项目中需要资源有两个原因——无论是人、资产还是材料。这些都是:

1. 能力-资源能让我们比单打独斗做得更多
   1. 人们提供额外的思想和身体来完成工作
   2. 工具和设备提高了我们的效率
   3. 还有支付他们的钱
2. 能力-资源让我们可以做我们无法做的事情
   1. 人们带来了新的技能、经验和专业知识
   2. 工具和设备使我们能做人们做不到的事情
   3. 用于构建可交付成果的材料
   4. 还有支付他们的钱

什么是项目资源?

那么，如果有资源可以帮助我们做比我们自己能做的更多的事情，那么有哪些资源呢?有五种类型:

• 耗材及材料
  这些可以是:
  • 成品
  • 组件
  • 原材料，可以是未经加工的天然材料或轻度加工的原料
• 资本资产
  这些可以是:
  • 土地和财产，或空间和住所
  • 工具, 设备、工厂和机器
• 无形资产
  这些可以是:
  • 方法，过程，系统，程序，甚至知识和思想
  • 软件(可分为:
    • 资本资产，如果软件许可证是直接购买的(或按照规范开发的)
    • 消耗性资产，如果软件是在重复许可或作为软件即服务(SaaS)订阅的基础上租用的
  • 数据-我们需要的原始信息，以实现某些目标
• 能源
  是的，能量是“无形的”。是的，它是一种“消耗性”资源。但我认为，它完全不同，值得自己加入。我还要指出，很少有项目类型需要在资源管理中考虑能源。
• 人
  我们将在第一部分讨论人力资源 指南,但将在第2部分中介绍如何最好地管理这种特殊资源类型。让人们参与他们能做的工作和他们能带来的专业知识。
• 钱
  也许最重要的是，钱是主要的资源。你可以用金钱交换其他资源。
  在经济理论中，这是“资本”，但在会计术语中，我们区分资本和收入。它有自己的规则。因此，我们有了专门的指南项目成本管理你可能会感兴趣。

时间呢，迈克?

很高兴你这么问!许多人认为时间是一种资源。我没有。它的行为与我上面列出的资源有着本质上的不同。

所有这些资源都可以保存起来以备将来使用。你可以在需要的时候把它们拉下来，不需要的时候就停止使用。时间不是这样的。这就是为什么项目调度进度管理是项目管理中一个独立的学科。

那么，把时间看作一种资源是错误的吗?

我认为这是没有帮助的，但我不会说它是“错”．其他来源可能把时间视为一种资源。但是，像往常一样，重要的是你理解问题，自己思考，并得出自己的结论。一旦你这样做了，在你的项目中保持一致的使用。

内部和外部资源

还有一个值得注意的有用区别:内部资源和外部资源之间的区别。

内部资源

内部资源属于 你,或者你组织中的其他人。因此，访问它们通常是通过分配或协商。这使得谈判技巧成为你工具包的重要组成部分。所以，看看我们的指南吧:

• 谈判指南:能赢就不要输

有许多因素会影响您在内部访问它的容易程度 资源,以及你最好采取的策略。这些包括:

• 流行的组织文化，政治，以及等级结构。
• 策略和流程。经常有PMO(项目，计划或投资组合管理办公室)可以简化您访问急需资源的方式。
• 经济和贸易条件。当这些不利时，人们倾向于紧紧抓住他们能控制的任何资源。
• 竞争要求从其他计划、项目和规划中获得资源。
• 你的政治敏锐度和谈判技巧——和你的对手一样!

因此，有时可以更容易地访问外部资源……

外部资源

外部资源可用。他们只是不属于你的组织。因此，你需要借用、租用或购买它们。

第一步是明确你所需要的东西。然后，假设你不能借用它们，或以物易物的服务或恩惠，你将需要获得它们。

• 项目采购管理[你需要知道的所有基本知识]

项目资源管理的挑战

现在是讨论项目资源管理的主要挑战的时候了。一切都是为了得到它“对”：

• 确保正确的资源……
• 只要适量……
• 按照正确的规格、质量标准，或者具有正确的能力……
• 在正确的地方……
• 在正确的时间。

因此，这意味着一些挑战:

• 可用性
• 估计
• 冲突的承诺
• 平衡工作负载(在人员的情况下)
• 交付
• 时机

我将把确保一个有利的价格和合同条款的挑战留给别人我们关于采购的文章．

为什么好的项目资源管理很重要?

的附录1PMI 2016年行业脉搏报告：“低绩效的高成本”，有一个强大的桌子。它显示了受访者认为项目失败的原因。PMI要求他们选择三个主要原因。这些数字包括:

• 资源依赖:26%
• 资源预测不足:26%
• 有限资源/征税资源:22%

这些远不是失败的最大原因——它们只排在表格的下半部分。但它确实表明，至少四分之一的受访者认为，糟糕的项目资源管理是项目失败的主要原因。

至少四分之一的受访者认为，糟糕的项目资源管理是项目失败的主要原因。点击Tweet

应对项目资源管理的挑战:计划过程

项目资源管理的糟糕表现意味着我们将需要一个严格的项目资源规划过程。我想把它作为一个简单的四步过程。

这四个步骤是:

1. 理解交付项目所需的活动
2. 从活动中提取您的资源需求
3. 把你的资源用在这些活动上
4. 平衡你的资源使用，优化你的效率

然后，我们可以管理我们的资源。我们一次看一下这些。

理解交付项目所需的活动

理解你的活动的途径是你的工作分解结构。

如果你使用基于美国的方法，你将使用你的WBS作为列出每个产品所需活动的基础。如果你使用基于英国的方法，那么你的WBS将直接列出这些活动。

从活动中提取您的资源需求

无论哪种方式，针对每一项活动，你都可以列出你需要的资源类型——人员、材料、资产或无形资源，以及你需要它们的时间长度。

资源类型

对于记录资源类型，文本形式将是最有用的:

• 对人的能力评估——这些可能包括你需要或喜欢的技能或经验水平
• 其他资源的规范

持续时间

对于持续时间，你需要了解估算的技巧，猜猜怎么着?是的，我们有一个指南:

• 项目评估:掌握艺术和工艺

你可能还会喜欢:使用PERT方法使您的项目评估更可靠

将您的资源应用到这些活动中

该步骤分为三个部分:

1. 寻找你需要的资源，我们上面在内部和外部资源下讨论过。
2. 将这些资源分配给任务。有一些很棒的工具可以帮助你做到这一点，包括:
   1. RACI图，用于将人员分配到关键角色
   2. 线性责任图- LRC(也称为资源分配矩阵- RAM) -类似于RACI图表，但稍好一点-你也可以将其用于材料和资产资源
   3. 工作包说明-协助对活动人员的分配负责
   4. 资源分解结构将(物质和资产)资源映射到WBS任务
   5. 组织分解结构将人力资源映射到WBS任务
3. 与主项目计划一起安排资源的部署

上面的链接将带你观看5分钟的视频，解释这些术语。

平衡你的资源使用，优化你的效率

为了获得最有效的资源分配，你需要平衡它们的利用，使用资源平滑和资源水平。注意，应用资源和平衡资源的步骤是迭代的。你很少会在第一次就得到最好的分配。

我们将很快检查这些……

当你完成计划时，你将进入项目的交付阶段，并主动管理项目资源。

PMBOK指南的计划资源管理过程

PMBOK指南充满了” 元的过程”．这些是监督活动过程交付的过程。

在项目资源管理的例子中，它是规划资源管理流程．因此，这是您将确定并记录如何执行我们上面所描述的工作的地方。

流程的输入将是您的一套计划文档。输出将是一个更新的集合，增加:

• 你的资源M 26层计划
• 团队章程

项目资源规划方法

有四个关键的资源规划技术:

1. 分配
   将你的资源与你的需求(活动)相匹配，然后设置任务。这包括非常重要的简报阶段。如果你想知道分配和委托有什么不同，看看我们的视频．
2. 调度
   将您的项目活动放在时间轴中，以优化分配给它们的资源的使用。在这样做的时候，您将与团队领导和您分配工作的人一起工作。
3. 平滑
   将资源部署移动到计划中的不同位置，以便更有效地使用它们。在这里，时间轴是你的首要任务。
4. 水准测量
   分散任务或活动的持续时间，以避免过度分配资源。它提高了交付的速度和效率，资源利用是您的优先事项。

这是一个描述资源水平和平滑的视频-为英式英语拼写道歉!

提高项目资源效率

我们现在接近本指南的结尾。因此，我想提供我个人的6条建议来帮助你最有效地利用你的项目资源。

提示1:多任务处理很糟糕

让我们面对现实吧。人们不擅长同时处理多项任务．连续的单一任务效率很低。为了让你的员工发挥最大的作用，安排他们一次只做一个工作包，这样他们就可以百分之百地专注于那组任务。

技巧2:不要忘记非生产性和非项目时间

当你计划你的资源时，想清楚任务的混乱结局。:

• 材料:交货时间、开箱、检查、分拣、储存和盘点
• 厂房及设备交付、安装、调试、培训。
  此外，不要忘记安排计划维护，并在您的计划和预算中考虑反应性维护。
• 软件:安装、配置、迁移、更新和培训
• 人假期、休息、生病、其他义务

技巧3:软调度和硬调度

对于每一个计划元素，确定什么对你更有用:

• 柔软的调度
  例如，告诉一个团队成员，你在第八周需要他们三天的时间，但允许他们在你设定的限制范围内灵活地工作。
• 很难安排
  例如，告诉他们你在第八周的周一、周二和周三需要他们，没有任何灵活性。

提示4:激励和发展

永远不要忘记你的领导责任。你要对团队成员的学习和士气负责。当然，还有他们的安全和福利。

技巧5:关注关键资源

当你做计划的时候，把注意力集中在紧缺的关键资源上。这些资源，如果在你需要的时候无法使用，将会导致项目的延迟。这就像您在日程计划中所做的那样，您将专注于可能导致关键里程碑日期延迟的关键路径活动。

提示6:还要关注依赖风险

会有一些资源，“关键资源”，你将高度依赖它们。如果这些资源被破坏，将会有太多的风险。这可能是关键:

• 人员风险——例如，具有特殊技能和专业知识的人员
• 组件风险——例如，组件不能被替代
• 资产风险——例如，如果没有资产，项目的一部分就无法交付。

PMI项目管理知识体系在项目资源管理中识别的趋势

我想通过指出PMI在第6版PMBOK指南中确定的一些趋势和新兴实践来结束本指南。

1. 新兴实践的影响，如:
   1. 精益管理
   2. 改善
   3. 来得正是时候
2. 奇怪的是，他们没有谈论资源分配和调度实践敏捷通过以下方法引入项目管理:
   1. 精益项目管理
   2. Scrum
   3. 看板
   4. Scrumban
3. 然而，PMI确实谈到了自组织团队，这是许多敏捷方法的一个特征。
4. 情商我们将在第二部分讨论这个问题
5. 对我来说，最大的问题是虚拟的或远程的(物理上分散的)团队。我们有两篇专题文章:
   1. 管理远程团队:如何迎接挑战
   2. 远程项目管理:把握成功之路

你对这个项目有什么想法 资源管理?

我很想听听你在实际项目资源管理方面的想法和经验。如果你在下面留言，我一定会回复你的。