项目文档:你知道7键得到它?

当我培训项目经理,我听到的一个主要担忧是关于项目文档。没有人喜欢官僚主义的感觉。但我们确实知道一些记录是必要的。

这是一个话题让每个项目经理的心跳加速…项目文档。你知道你需要它,但它几乎是一个最喜欢的!

危险,当然,那是你的项目文档未能得到应有的重视。但正确重要文件是至关重要的。所以,你需要让你的首要任务之一。

这就是为什么,在本文中,我们看所有你需要考虑。和每一个文档需要一个目录…

内容:7键好项目文档

1. 理解为什么项目文档是很重要的
2. 认识到项目文档在项目控制中的作用
3. 知道项目文档使用
4. 基础申请正确项目文档
5. 你的项目文档格式
6. 管理严格的版本控制
7. 良好的文档管理的计划

所以,让我们开始吧!

估计阅读时间:24分钟

1。理解为什么项目文档是很重要的

因为没有人爱它,我们需要解决的第一个问题

“你为什么要优先考虑项目文档?”

简单的答案是这样的:

项目文档很重要,因为它帮助您管理您的项目,并有责任地这样做。点击微博

让我们打破这个分开一点,为什么好的项目文档列表。因此,为什么你需要优先考虑的时间正确地创建和维护他们。

1。这都是管理

我们的许多项目文件将提示或指导你的行动项目。提示行动的例子包括:

• 检查清单
• 风险登记
• 测试文档

指导行动的例子包括

• 流程
• 程序
• 计划

2。良好的治理要求严格udit小道

你的项目文档的作用之一就是记录你做什么和你的决定的原因。这允许客观的评论家评估法规遵循和借鉴你的决定和经验。

3所示。沟通是一件好事

有价值的角色你的一些文件将会通知团队成员,项目的利益相关者,和治理层对你正在做的事情。

每一个选区将价值信息是出于不同的原因。但是没有人可以做出明智的决定或行为有效,除非他们准备访问重要的知识。

4所示。准备一个项目文档刺激创造性思维

有时最好的提示来思考一个问题或决策创新学科自己创建一个文档。结构这一过程通常能给你的思想开辟了新的想法。

5。一个好的文档有助于年代tructures论证

同样地,构建一个好的文档迫使你思考的情况下,你需要一个严格的方式。宣传是一个角色的一部分。你有时会需要说服股东,甚至项目指导小组和团队成员。您创建的文档可能是一个宝贵的援助。但通常,真正的价值是在准备它。

你是一个项目经理或项目猴子吗?

这一切都是真实的和有价值的。但它不预留,唠叨怀疑太多的项目成为官僚。好像他们可以很容易地成为一个常数一轮填表和报告编写。

所以,我有一个简单的指南,它将提醒你是项目经理,并避免的风险成为一个项目的猴子。

项目的猴子
猴子看到:猴子做的是一个成语,表明猴子在行动前不仔细想想。

一个项目猴子将会看到一个模板并完成它。项目经理会问如果文件将有助于:

• 交付项目有效、规范,预算,时间表,或
• 在一个透明和负责的方式吗

如果不会,项目经理会把文书工作和得到一些有用的东西。

2。认识到项目文档在项目控制中的作用

项目经理渴望的一件事,首先是控制。点击微博

作为一个项目经理,你知道价值的项目计划和项目控制。

• 项目计划告诉我们,我们要做些什么
• 项目控制告诉我们,我们将继续计划,回到计划如果我们幻灯片,和维护责任

文档管理和版本控制是两个基本项目的控制。

在项目早期投资时间

像所有的项目控制,这是一个很好的投资分配所需要的时间和资源产生良好的项目文档。大部分的工作需要发生在您的项目:

• 有些人会开始的定义阶段,但
• 你会产生你的文档规划阶段。

创建一个可重用的一系列精心设计的项目文档

如果好的文档是一个明智的投资,为什么不考虑超市吗?

不要只是创建你所需要的文件,但设计他们下次你可以重用他们。

许多的文档您将使用一个项目将在未来的项目的价值,用一点适应。所以,我建议你投资的边际额外努力准备文件,在未来将很容易适应。

PMO的角色

一个角色的PMO(项目,项目或项目组合管理办公室)是创建和维护一组基本的项目管理文档,项目经理可以画下来。事实上,许多办公室看到项目文档作为一个功能的核心部分。他们将:

• 创建和维护一个库的模板和文档标准
• 扮演一个角色在项目审查和授权文件
• 维护一个文件结构和文档归档
• 建立程序版本控制、归档、删除

3所示。知道项目文档使用

没有人喜欢的感觉官僚机构的负载。但我们都知道,一些记录是很重要的。适量的项目文档是什么?是什么秘密,避免不必要的报告和作奸犯科之人?

我建议:

1. 五个至关重要的项目文档形式
2. 和五个最有价值的,你可以考虑从其他文档

视频或文本?

如果你正在阅读这篇文章,你可能更喜欢阅读,但我也做了一个视频,讨论了“关键项目管理成果”…

正确项目文档都是一个平衡的问题

在我们看我的建议之前,让我们考虑如何开发他们。你需要罢工之间的平衡:

• 一个一只手…
  良好的治理、透明度、问责制和一个审计跟踪
• ,另一方面…
  执行速度,减少努力,专注于行动,和效率

我有一个简单的方法,这将使一个不错的除了我的列表项目管理规则。

只添加文档如果它支持良好的治理,项目经理或者使你的工作更容易。

这是基本的。作为一个项目经理,你有一个主要责任:

交付你的项目组织内部的规则集。

所以你的项目文档需要支持。如果没有帮助,那么这只是阻碍你!

毕竟,你的工作很简单:交付你的项目。因此,你会想,让你做任何事更好的项目管理结果。

最大的问题:
绝对最低的项目文档你可以侥幸?

简而言之,这是你想要的答案的问题。我来回答…

假设你为别人所做的项目组织(或客户),那么我认为你必须生产这五个文件,某种形式的:

1. 项目定义
2. 预算或者业务案例
3. 计划
4. 风险登记
5. 交接/签字的文档

这些都是相当均匀地扩散到整个八个基本项目管理步骤。

注意到规定的期限“某种形式的…”

这就是允许你规模和定制你的文件来满足项目的需要。我非常希望避免决定你需要什么形式的项目文档,因为每个项目都是不同的。

所以,是什么意思“某种形式的…”为每一个项目文件。我怎么证明他们的总理职位?让我们看一看每一个人。

项目定义/租船

第一个文档你生产需要出发你的项目是什么,它不是什么。它还需要建立一个广泛的原因去做这个项目。

没有这个文档,赞助商说没有基础是的或没有此外,详细的研究。一旦启动,这是告诉你的文档,你的团队,你的利益相关者——而不是你要做什么。

业务案例/预算

如果你的组织或你的客户将投资资金,时间,和它的声誉,它需要确定这将带来足够的回报。一个业务案例提出了成本和风险的平衡,对利益和价值。

没有人应该做出决定,任何风险没有成本和潜在收益的分析。这可以是任何东西,从预算大纲+预期回报,一个复杂的投资评价。许多组织制定标准。如果你不,那么和你的赞助商的详细级别和演讲的形式。

项目计划/程序

对一些人来说,该项目计划是项目文档。古老的谚语,“没有计划计划失败”经常适用。所以,如果你有一个计划,为什么不文档吗?

虽然大型项目可能会使用复杂的计划工具,简单的可能只需要一个表的关键里程碑。你的计划将会显示你的团队和涉众可以期待什么。它作为一个行动指南,也作为监测的基础。

风险登记

你是花别人的钱。你把他们的声誉风险。因此,你需要证明你是管理相关的风险。

你注册风险可能是你最重要的项目文档。它作为一个文档记录和最重要的是,作为一个管理工具。在其最简单的,它可以是在你的笔记本,但对于大多数项目,你可能会选择一个电子表格。

交接/签字

最后,一旦你的项目完成后,您需要将其产品移交给他们的新老板或经理。所以,你需要一些简单的项目文档,记录和正式。这将是你证明你已经做了大量工作正常(之前关闭您的项目)。

如果这些是最小的,还有什么是重要的?

我们的各种各样的课程封装在各种项目文档模板来帮助我们的学生开始快。

到目前为止,我已经列出的项目文档最相关的所有项目。除了这些,你有一个巨大的菜单的其他工具,可以帮助您实现您的项目并保持完全的责任。

一旦我有了前五,我的下一个重点是什么?他们几乎肯定会被这五个…

利益相关方参与计划

一个简单的文档来记录我的利益相关者是谁,和我计划如何以积极的方式与人打交道。

资源分配计划

这将不仅仅是一个部署计划。它将描述你需要什么资源,必要的品质(或规范),你计划如何获得它们。

可交付成果清单

对我个人来说,这可能是我最喜欢的项目文档。可交付成果的列表让我列举每一个,团队生产它。您还可以使用该把质量标准,规格,交货期限,负责任的人,老板,以及许多其他事情。可交付成果清单可能你的项目计划的基础上,以上。

状态报告

一旦你的项目正在进行中,人们需要知道你正在做的事情。这是重要的良好治理——监督和决策制定。这也是一个创造透明度和审计跟踪的重要组成部分。

最后,这是一个与团队成员和利益相关者沟通的手段。

经验教训评审

作为一个项目经理,你的团队成员有责任。的一部分,作为专业人士,帮助他们学习和发展。

因此,花点时间回顾一下小组一起学习,和文档。与其说这是利益的组织,因为它是自己的团队成员。通常,这将是你最后一块项目文档会产生特定的项目。

但是,当然,如果你能让你的经验教训文档组织价值…那就更好了!

你怎么认为?

你认为最重要的形式的项目文档吗?让我们知道在下面评论部分。

4所示。基础申请正确项目文档

本文的其余部分包含重要的细节。但如果你是一个没耐心的读者想要的绝对基础,它们在三个步骤。

步骤1:项目文件临时交付

项目文档是临时交付。和可交付成果,老实说,你支付。所以,你需要:

• 指定,
• 时间表,
• 计划生产他们

这意味着允许您将需要的时间和资源。,这意味着你需要谈判的时间和资源,当你确定项目范围。

确保你把任务生产项目文档到你的初始范围声明。然后,把它纳入你的工作分解结构。

它还将帮助如果你c不越位的项目文件是:

• 临时
  你将继续审查和制定整个项目(如利益相关者计划)
• 固定
  或基本固定。您将开发这一次,和完善如果事件使他们不再足够(如变更控制程序)

步骤2:使用您的项目文档

这应该是显而易见的。但是我看过一些总得罪实用程序的优先级。

项目经理有时说话,为他们的项目生产所需的所有文件。但是他们忘记他们,做项目“直觉”。或者,更准确地说,他们弥补这个缺点(再一次)。

这不仅是良好治理的严重威胁,但它破坏了团队和涉众的信心是怎么回事。

但更糟糕的是,它只是普通的效率低下。它创造了浪费精力和错误。

第三步:使您的文档可访问

如果你的团队是使用它创建的文档,它需要能够得到它。在它快速和容易。

所以,米ake肯定你所有项目团队成员完全可以存取文件。但是,与此同时,你还需要确保他们是安全的,保护:

• 保密
• 数据保护
• 未经授权的编辑。

5。你的项目文档格式

也许好项目文档的最重要特征是一致性。

是的,它很好(甚至是非常可取的)文件有一个一致的外观和感觉。但重要的是一致性的方式可以加快人们查找信息的能力,因为他们知道和认识一个格式。

这同样适用于文档的布局,在哪里可以找到重要的信息,为电子版本所使用的文件格式。

可读性是至关重要的

我们写文档与别人交流。所以,从来没有低估明确写作的价值。

我建议(来自我的生活课程:“令人信服的、有说服力的和强大的报告”让你的文档:

1. 引人注目的阅读
   通过创建一个简单的结构和你的读者提供频繁的路标,所以他们可以很容易地跟随你的逻辑。
2. 容易阅读通过使用简单的、直接的语言。
   如果你必须使用术语或缩写,总是解释他们除非你100%确定每个读者都知道他们的意思。即便如此,拼出缩写,你第一次使用它们
3. 愉快的阅读
   使用简洁的格式和大量的白色空间
4. 尽可能容易理解
   你可以实现这一目标通过使用插图,图,图和表,补充你的文本
5. 有说服力的
   为此,区分事实与观点,认识到需要建立信任和信誉p面前
6. 令人难忘的
   使关键信息容易记得,通过强调关键信息的次数,以不同的方式
7. 强大的
   给你文件的力量驱动的行为出发,显然,你所需要的决策或行动你的读者

表现也很重要

考虑文档的布局和格式。一个好的起点是你的企业风格指南,如果你有一个。失败,寻找最好的和最清晰的内部文件,适应他们所使用的风格。

或封面页,首页是每个项目文档的一个重要组成部分。它应该有:

• 项目名称
• 项目经理和赞助商的名字
• 文档名称
• 版本和日期
• 文档的作者

一个伟大的方式,以确保人们每次都得到这个权利,是建立一个一致的模板供人们使用。

6。管理严格的版本控制

项目不断变化。所以,有时候,人。控制你的目标实施,它们可以忙,冲,有时甚至是混乱的。当然,你的文件也会改变,有时频繁。

所以重要的是人们知道他们正在从正确的文档。

如果项目团队成员更新文档,没有告诉人们,灾难就出现。两个人可以从不同的版本的相同的工作文档,并实施不同的和不一致的工作。最好的情况是低效率和浪费精力。在坏的情况下,与美国宇航局的火星气候轨道器一样,是一个致命错误,导致项目的彻底失败。

什么是版本控制

版本控制是一种纪律,确保三件事:

1. 有一个中央登记,允许任何用户知道任何文档的状态。至关重要的是,用户可以建立目前的版本,他们可以,因此,依赖
2. 每个文档包含明确的信息,允许用户知道其状态
3. 用户可以跟踪更改从一个版本到另一个地方,所以很快理解的差异,介绍了新版本

如何让版本控制工作吗

版本控制的范围和严格取决于:

1. 你的文化organizaton
2. 规模、风险以及项目的敏感性

但基本要素是:

• 独特的版本号
  每个文档都有一个d吃和版本(或修订)清楚地显示数量。我偏好,这通常出现在每一页,页脚或页眉
• 简单版本编号系统
  版本编号系统需要简单而清晰
  如果有疑问,使用一个简化的形式的软件版本:
  • 0.01、0.02草案…
  • 1.01、1.02…第一次批准的版本
  • 2.01、2.02…3.01,3.02…随后的小型和大型的修正
    
    长期项目,你希望许多重大修改,我建议一个前导零:02.03版本的。

• 每个文档都应该有一个版本控制表
  这将记录版本的记录,主要介绍了每一个变化,授权日期
  理想情况下,它还将记录更新作者和核准人
• 审查和授权版本
  开发一个程序r触摸屏和授权的新版本。你会裁缝签字程序,以满足严格的治理需求的水平。
• 一个中央注册文件和版本
  这允许用户方便地检查任何给定文档的最新版本。
• 自动化的如果可能的话
  有软件可以自动存储、记录和版本标记文件。但是,至少,你应该建立最基本的文档模板。

7所示。良好的文档管理的计划

你的项目文档是有价值的。所以,你应该把你的文件作为资产,你需要照顾。我们将着眼于两个方面:

1. 让他们…而不是
2. 让他们安全地

1。可访问性、存储、归档、删除

首先要考虑的是存储文件,这样用户可以很容易找到并访问它们,在他们需要的时候出现。一旦文档不再是当前的,用户不需要访问它们,你需要考虑存档。最后,每个文档都需要销毁日期,以避免不受控制的存储成本。

注意:例外的情况是一些政府项目在某些司法辖区。公共归档,维护一些永久的记录。与其他机构也可能是这种情况,那么检查程序与官员的组织——例如,一个公司的秘书。

你需要一个文档控制器吗?

这只是一个想法。如果你有一个项目管理员,将帮助你确保这一点做得很好。如果你不,那么考虑分配文档控制器的角色你的团队成员之一。

访问存储

访问存储并不只是意味着人们可以在文档。他们也需要能够找到他们需要的,当他们需要他们,很快。这意味着一些关注一个好对你的文件系统结构,和一个方便的命名结构。

对于命名,我建议由三部分组成的文档名称:

1. 一个或两个单词显示文档的分类——可能是之前一个工作分解结构(WBS代码)
2. 长名字,使它清晰的文档是什么
3. 版本号

这里有一个例子:

09-Testing v01.03——用户验收测试协议

分散的文件

我们都熟悉大公司和政府机构的工作方式。你认识到这一点:

• 存储在法律合同
• 承包商服务水平协议和招标文件存储在采购
• 存储在财政预算的审批
• 网络图存储在它
• …等等。

我不认为有一些组织很快就会解决这个问题!

作为项目经理,你需要注册项目相关文档的存储以外的项目团队的直接控制。理想情况下,这将对每一个职位名称和当前职位人员,所以用户可以得到尽快的文档。

什么档案

归档文件时,需要考虑的一个问题是是否归档所有版本,所有主要的版本,或简称为最终版本。没有通用的正确答案我可以给你的。考虑:

• 项目的性质和持续时间
• 您的组织的政策
• 你正在考虑的性质文件

当进行存档

谁需要访问项目文件,完成后您的项目?和多长时间?考虑是否治理过程将继续,可能长期利益实现的形式审查。那未来的项目经理可能需要从项目中学到什么?

什么时候扔掉的东西

上面我提到这个。先咨询您的组织的标准政策。然后评估是否有一个案例,对于不同的预定销毁日期你的任何文件。

2。文档安全

最后一组的注意事项与文档和数据安全。

你可能有关的机密信息:

• 员工和他们的性能
• 承包商和顾问和他们的商业条款
• 供应商和他们的定价
• 你的组织的战略计划

所以,你需要询问和回答四个关键问题:

1. 你将会做什么来执行版本的完整性?
2. 你将如何确保文档的物理安全?
3. 你的数据保护程序是什么?
4. 你将如何限制机密文档的可访问性?

更多项目文档管理…

看看我们的文章,“项目文档管理:如何组织和管理项目信息的。

你的项目文档管理的建议是什么?

你有管理项目文档吗?如果是这样的话,告诉我们建议你提供我们的社区。如果你还没有这么做,你有什么问题,在本文中我们没有回答?