项目文档:你知道正确的7个关键吗?

当我培训项目经理时，我听到的一个主要问题是项目文档。没有人喜欢官僚主义的感觉。但我们知道，有些记录是必要的。

所以，这里有一个让每个项目经理心跳加速的话题——项目文档。你知道你需要它，但它不是你的最爱!

当然，危险在于你的项目文档没有得到它应有的重视。但是，正确处理基本文件是至关重要的。所以，你需要把它作为你的首要任务之一。

这就是为什么在本文中，我们着眼于您需要考虑的所有问题。每一份大文件都需要一个目录……

内容:好的项目文档的7个关键

1. 理解为什么项目文档很重要
2. 认识到项目文件在项目控制中的作用
3. 知道要使用什么项目文档
4. 应用正确获取项目文档的基础知识
5. 编制好你的项目文档
6. 管理严格的版本控制
7. 为良好的文档管理制定计划

所以，让我们开始吧!

估计阅读时间:24分钟

1.理解为什么项目文档很重要

既然没人喜欢，我们要解决的第一个问题是

“为什么要优先考虑项目文档?””

简单的答案是:

项目文档很重要，因为它帮助您管理项目，并负责地进行管理。点击微博

所以，让我们把这些分解一下，列出为什么好的项目文档很重要的原因。因此，你需要优先考虑创建和维护它们所需的时间。

1.这都是关于管理

我们的许多项目文档将提示或指导您在项目上的行动。提示行动的例子包括:

• 检查清单
• 风险登记
• 测试文档

行动指南的例子包括

• 流程
• 程序
• 计划

2.良好的治理需要严格的监督udit小道

项目文档的部分作用是记录您所做的工作以及您的决策的原因。这允许客观的审查员评估遵从性，并从您的决策和经验中吸取教训。

3.沟通是一件好事

您的一些文档的一个有价值的作用是通知团队成员、涉众和项目的治理层您正在做什么。

每一个选民会因为不同的原因而重视这些信息。但是，没有人能够做出明智的决定或有效地行动，除非他们随时可以获得重要的知识。

4.准备项目文档可以激发创造性思维

有时，创新地思考一个问题或一个决定的最佳提示是约束自己创建一个文档。这个过程可以给你的思维结构经常打开新的想法。

5.一份好的文件有助于tructures论证

同样地，构建一份好的文档迫使你以一种严谨的方式思考你需要做的事情。倡导是你角色的一部分。您有时需要说服涉众、项目指导小组，甚至团队成员。你创建的文件可能是一个有价值的帮助。但通常，真正的价值在于准备。

你是项目经理还是项目猴子?

这一切都是真实而宝贵的。但这并没有排除一个挥之不去的疑问:太多的项目变得官僚主义。似乎他们很容易就变成了没完没了的填表格和写报告。

因此，我有一个简单的指南，将提醒你成为一个项目经理，并避免成为一个项目猴子的风险。

项目的猴子
“有样学样”是一个习语，指猴子在行动前不仔细思考。

项目猴子将看到一个模板并完成它。项目经理会询问这些文书工作是否有帮助:

• 有效地交付项目，按照规范、预算和进度，或者
• 以透明和负责任的方式进行吗

如果没有，项目经理就会把文书工作转给其他有用的工作。

2.认识到项目文件在项目控制中的作用

项目经理最渴望的就是控制。点击微博

作为一个项目经理，你知道项目计划和项目控制的价值。

• 项目计划告诉我们该怎么做
• 项目控制告诉我们，我们将如何保持计划，如果我们下滑，将回到计划，并保持问责制

文档管理和版本控制是两个基本的项目控制。

尽早在项目中投入时间

与所有项目控制一样，分配生成良好项目文档所需的时间和资源是一项很好的投资。大部分工作都需要在项目的早期进行:

• 有些人会从定义阶段,但
• 您将生成您的大部分文档规划阶段．

创建一套可重用的精心设计的项目文档

如果好的文档是一项明智的投资，为什么不考虑超级文档呢?

不要只创建您需要的文档，还要设计它们以便您下次能够重用它们。

您将在项目中使用的许多文档在未来的项目中也会有价值，只需稍加调整即可。因此，我建议您在准备将来容易修改的文档方面投入少量额外的精力。

项目管理办公室的角色

项目管理办公室(项目、计划或投资组合管理办公室)的一个角色是创建和维护一套基本的项目管理文档，项目经理可以利用这些文档。事实上，许多项目管理组织将项目文档视为其功能的核心部分。他们将:

• 创建和维护模板和文档标准库
• 参与项目文件的审核和授权
• 维护归档结构和文档档案
• 建立诸如版本控制、存档和删除的程序

3.知道要使用什么项目文档

没有人喜欢官僚主义的感觉。但是我们都知道记录是很重要的。那么，项目文档的正确数量是多少呢?避免不必要的报告和表格填写的秘诀是什么?

我建议:

1. 五种绝对重要的项目文档形式
2. 还有5个最有价值的，可以从其他文档中找到

视频或文本?

如果你正在阅读这篇文章，你可能更喜欢阅读，但我也做了一个视频来讨论“主要项目管理成果”.．.

获得正确的项目文档是一个平衡的问题

在看我的建议之前，让我们先想想我是如何提出这些建议的。你需要达到的平衡是:

• 一方面……
  良好的治理、透明度、问责制和审计跟踪
• 另一方面…
  执行速度，减少工作量，专注于行动，以及效率

我有一个简单的方法，可以作为我清单上的一个很好的补充项目管理规则．

只有当文档支持良好的治理，或者使您作为项目经理的工作更容易时，才添加文档。

这是基本的。作为一个项目经理，你有一个主要的责任:

在组织设置的规则内交付项目。

所以您的项目文档需要支持这一点。如果它没有帮助，那么它只是阻碍了你!

毕竟，您的工作很简单:交付您的项目。因此，你会想做任何能让你成功的事更好的项目管理结果．

最大的问题:
你能获得的绝对最小的项目文档是多少?

简而言之，这就是你想要的答案。让我来回答这个问题。

假设你正在为别人(你的组织或客户)做这个项目，那么我认为你必须提供以下5个文件，某种形式的:

1. 项目定义
2. 预算或业务案例
3. 计划
4. 风险登记
5. 交接/签字的文档

这些分布得很均匀项目管理的八个基本步骤．

注意规定术语“某种形式的…”

这允许您扩展和定制文档，以满足项目的需要。我非常希望避免规定你需要什么样的项目文档，因为每个项目都是不同的。

那么，我的意思是“某种形式的…”对于每个项目文档。我该如何证明他们的优势地位?让我们依次来看一下。

项目定义/约章

你制作的第一个文档需要列出你的项目是什么，不是什么。它还需要建立一个广泛的理由，为什么要做这个项目。

没有这份文件，保荐人就没有理由说是的或没有要进一步、详细研究。而且，一旦开始，这个文档就会告诉你、你的团队和你的涉众你要做什么和不要做什么。

业务案例/预算

如果你的组织或你的客户打算投资他们的金钱、时间和声誉，他们需要确保这会带来足够的回报。一个商业案例列出了成本和风险的平衡，与利益和价值相比较。

在没有对成本和潜在回报进行分析的情况下，任何人都不应该做出任何带有风险的决定。这可以是任何东西，从大纲预算加上预期回报，到复杂的投资评估。许多组织为此设定了标准。如果你的简历没有，那就和你的推荐人合作，确保简历的细节水平和展示形式恰到好处。

项目计划/计划

对一些人来说，项目计划是项目文档。有句老话说“不计划就是计划失败”经常适用。所以，如果你有一个计划，为什么不把它记录下来呢?

虽然大型项目可能使用复杂的计划工具，但简单的项目可能只需要一个关键里程碑表。你的计划将向你的团队和利益相关者展示他们可以期待什么。它是行动的指南，也是监测的基础。

风险登记

你在花别人的钱。你这是在拿他们的名誉冒险。因此，您需要证明您正在管理相关的风险。

风险登记册可能是最重要的项目文档。它是一种记录文件，最重要的是，它是一种管理工具。在最简单的情况下，它可以是在笔记本上的一个列表，但对于大多数项目，您可能会选择电子表格。

交接/签字

最后，一旦项目完成，您需要将产品移交给它们的新所有者或经理。因此，您需要一些简单的项目文档来记录和形式化这些内容。这将是你的证据，证明你已经完成了大部分工作(在关闭你的项目之前)。

如果这些是最小的，还有什么是重要的?

我们的各种各样的课程附带了各种各样的项目文档模板，以帮助我们的学生快速上手。

到目前为止，我已经列出了与所有项目最相关的项目文档。除此之外，您还有大量的其他工具，可以帮助您交付项目并保持完全负责。

一旦我有了前五件事，下一件事是什么?几乎可以肯定是这五个……

利益相关方参与计划

一个简单的文件，记录我的利益相关者是谁，以及我计划如何以积极的方式与他们打交道。

资源分配计划

这将不仅仅是一个部署计划。它将描述您需要什么资源，它们的必要品质(或规格)，以及您计划如何获取它们。

可交付成果清单

就我个人而言，这可能是我最喜欢的项目文档。当团队完成时，我可以在可交付成果的列表上打勾。您还可以使用它来关联质量标准、规范、交付期限、责任人、所有者和其他十几件事情。可交付成果清单可以作为项目计划的基础。

状态报告

一旦你的项目开始了，人们需要知道你是怎么做的。这对良好治理——监督和决策——很重要。这也是建立透明度和审计追踪的关键部分。

最后，它是与团队成员和涉众沟通的一种方式。

经验教训评审

作为一个项目经理，你要对你的团队成员负责。其中一部分是帮助他们学习和发展成为专业人士。

因此，花时间回顾团队共同学习到的东西，并将其记录下来。这与其说是为了组织的利益，不如说是为了团队成员本身。通常，这将是您为特定项目编写的最后一份项目文档。

但是，当然，如果你能让你的经验教训文件对你的组织有价值……那就更好了!

你怎么看?

你认为项目文档最重要的形式是什么?请在下面的评论区告诉我们。

4.应用正确获取项目文档的基础知识

本文的其余部分包含重要的细节。但如果你是一个急不可耐的读者，只想要绝对的基础知识，这里有三个步骤。

步骤1:项目文件是临时交付成果

项目文档是临时可交付成果。而且，坦率地说，可交付成果就是你获得报酬来生产的东西。所以，你需要:

• 指定,
• 时间表,
• 生产计划

这意味着允许你需要的时间和资源。这意味着当你确定项目的范围时，你需要协商时间和资源。

确保将生成项目文档的任务放入最初的范围声明中。然后，将其构建到你的工作分解结构中。

如果你能做到这一点也会有帮助考虑哪些项目文档将是:

• 临时
  您将在整个项目中继续审查和开发它们(如涉众计划)
• 固定
  或基本固定。您只需要开发一次，如果事件使它们不再足够，则对它们进行细化(如变更控制过程)

步骤2:使用项目文档

这应该是显而易见的。但我也见过一些违背效用优先原则的严重罪行。

项目经理有时会通过为他们的项目制作所有必要的文件来说话。但他们会忘记这些，继续做项目“直觉”．或者，更准确地说，他们一边做，一边(再)编造。

这不仅是对良好治理的严重威胁，而且还破坏了团队和涉众对正在发生的事情的信心。

但更糟糕的是，它效率低下。它会浪费精力和错误。

步骤3:让你的文档易于阅读

如果您的团队要使用它创建的文档，那么它需要能够获得这些文档。而且要快速轻松地得到它。

所以,米确保所有的文档都能被项目团队成员完全访问。但是，与此同时，你还需要确保它们是安全的，为:

• 保密
• 数据保护
• 未经授权的编辑。

5.编制好你的项目文档

也许一个好的项目文档最重要的特征就是一致性。

是的，文档具有一致的外观和感觉是很好的(甚至是非常可取的)。但重要的是，一致性可以加快人们查找信息的能力，因为他们知道并识别一种格式。

这同样适用于文档的布局——在哪里找到重要的信息片段——以及电子版本使用的文件格式。

可读性是至关重要的

我们写文档是为了与他人交流。所以，永远不要低估清晰写作的价值。

我的最佳建议(来自我的现场课程:“令人信服的、有说服力的、有力的报告”)来制作你的文件:

1. 引人注目的阅读
   要做到这一点，可以创建一个简单的结构，为读者提供频繁的指示，这样他们就可以很容易地理解你的逻辑。
2. 容易阅读通过使用简单直接的语言。
   如果你必须使用行话或首字母缩略词，一定要解释清楚，除非你完全懂当然每个读者都会明白他们的意思。即便如此，在你第一次使用缩略词时，也要把它们完整地拼出来
3. 愉快的阅读
   使用整齐的格式和大量的留白
4. 尽可能的容易理解
   你可以通过使用插图、图表、图表和表格来补充你的文本
5. 有说服力的
   通过区分事实与意见，认识到需要建立信任和信誉来做到这一点吗
6. 令人难忘的
   通过不同的方法多次强调关键信息，使关键信息更容易被记住
7. 强大的
   通过清晰地列出你需要读者做出的决定或行动，让你的文档拥有驱动行动的力量

展示也很重要

考虑文档的布局和格式。一个好的起点是你的公司风格指南，如果你有的话。如果做不到这一点，那就寻找最好、最清晰的内部文档，并调整它们使用的风格。

首页或封面是每个项目文档的重要组成部分。上面应该有:

• 项目名称
• 项目经理和赞助商的姓名
• 文档名称
• 版本和日期
• 文档的作者

确保人们每次都能正确使用这一点的一个好方法就是建立一套一致的模板供人们使用。

6.管理严格的版本控制

项目不断变化。有时候，人民也是如此。对于你想要施加的所有控制，他们可能会很忙，匆忙，甚至有时混乱。当然，您的文档也会更改—有时是频繁更改。

因此，让人们知道他们使用的是正确的文档是很重要的。

如果项目团队的一个成员更新了一个文档，而不告诉其他人，就会发生灾难。两个人可以从同一文档的不同版本工作，并执行不同且不一致的工作。最好的情况是效率低下和白费力气。在最坏的情况下，就像NASA的火星气候轨道器一样，是一个致命的错误，导致项目的彻底失败。

什么是版本控制

版本控制是一种保证三件事的规程:

1. 有一个中央寄存器，允许任何用户知道任何文档的状态。最重要的是，用户可以确定哪个版本是最新的，因此他们可以依赖哪个版本
2. 每个文档都包含明确的信息，允许用户了解其状态
3. 用户可以跟踪从一个版本到另一个版本的变化，从而快速理解新版本引入的差异

如何使版本控制工作

版本控制的程度和严格程度取决于:

1. 组织的文化
2. 项目的规模、风险和敏感性

但基本要素是:

• 独特的版本号
  每个文档都有一个dAte和版本(或修订)号清楚显示。我的偏好是这出现在每个页面-通常在页脚或页眉
• 简单版本编号系统
  版本编号系统需要简单而清晰
  如果有疑问，使用简化的软件版本:
  • 对于草稿版本来说是0.01,0.02
  • 1.01, 1.02…用于第一个批准的版本
  • 2.01, 2.02, 3.01, 3.02
    
    对于需要大量修改的长时间项目，我建议使用前置零:02.03版本的．

• 每个文档都应该有一个版本控制表
  这将记录版本的记录、每个版本引入的主要更改以及授权日期
  理想情况下，它还将记录更新作者和授权者
• 版本审核与授权
  为r制定一个程序新版本的Eview和授权。您将调整签名过程，以满足治理需求的严格程度。
• 文档和版本的中央登记处
  这允许用户轻松地检查任何给定文档的最新版本。
• 自动化的如果可能的话
  有软件可以自动存储、记录和版本标记文档。但是，至少应该将基础构建到文档模板中。

7.为良好的文档管理制定计划

你的项目文档很有价值。因此，您应该将文档视为需要处理的资产。我们将从两个方面来看这个问题:

1. 保留它们，而不是
2. 让他们安全地

1.可访问性，存储，存档，删除

首先要考虑的是存储文档，以便用户在需要时可以轻松地查找和访问它们。一旦文档不再是最新的，用户不再需要访问它们，您就需要考虑将它们归档。最后，每个文件都需要一个销毁日期，以避免不受控制的存储成本。

注意:在某些司法管辖区的一些政府项目是例外。在那里，公共档案保存了一些永久的记录。其他机构也可能是这种情况，所以一定要向你所在机构的官员(例如，公司秘书)核实程序。

您需要文档控制器吗?

这只是一个想法。如果您有一个项目管理员，这将帮助您确保完成工作。如果没有，那么考虑将文档控制器的角色分配给您的团队成员。

访问存储

可访问存储不仅仅意味着人们可以获取文档。他们还需要能够在需要的时候迅速找到他们需要的人。这意味着要注意文件系统的良好结构和方便的命名结构。

对于命名，我建议使用由三部分组成的文档名称:

1. 一个或两个表示文档分类的单词——前面可能有一个工作分解结构(WBS代码)
2. 一个很长的名称，使文档非常清楚
3. 版本号

这里有一个例子:

09-Testing -用户验收测试协议- v01.03

分散的文件

我们都熟悉大公司和政府机构的运作方式。你知道吗?

• 储存在Legal的合同
• 承包商服务水平协议和招标文件存放在采购部
• 预算批准存储在财务
• 存储在IT中的网络图
• …等等。

我认为有些组织不会很快解决这个问题!

作为项目经理，您确实需要一个项目相关文档的注册表，这些文档不受项目团队的直接控制。理想情况下，每个职位都有一个职位名称和当前的职位持有人，这样用户就可以尽可能快地获得文件。

什么档案

在归档文档时，要考虑的一个问题是，是归档所有版本、所有主要版本，还是只归档最终版本。我不能给你一个通用的正确答案。考虑:

• 项目的性质和持续时间
• 您的组织的政策
• 您正在考虑的文件的性质

当进行存档

项目完成后，谁需要访问项目文件?持续多久?考虑治理过程是否将继续—可能以长期利益实现审查的形式。未来的项目经理可能需要从您的项目中学习什么呢?

什么时候扔掉东西

我在上面提到过这一点。从咨询组织的标准策略开始。然后评估是否有理由，为你的任何文件安排一个不同的销毁日期。

2.文档安全

最后一组考虑事项涉及文档和数据安全性。

您可能拥有以下方面的机密信息:

• 员工及其工作表现
• 承包商和顾问及其商业条款
• 供应商及其定价
• 贵公司的战略计划

所以，你需要问和回答四个关键问题:

1. 您将如何执行版本完整性?
2. 如何确保文件的物理安全性?
3. 你们的数据保护程序是什么?
4. 你们将如何限制机密文件的查阅?

有关项目文件管理的更多信息…

看看我们的文章，《项目文件管理:如何组织和管理项目信息》．

你对管理项目文档有什么建议?

你是否需要管理项目文档?如果是的话，请告诉我们你会给我们的社区提供什么建议。如果你还没有这样做，你有什么问题，我们在这篇文章中没有回答?